Universitas Negeri Yogyakarta
D. Kegiatan Dokumentasi
Dokumentasi adalah suatu proses pekerjaan yang bertugas untuk mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, memperbaiki, menyajikan dan
menyiapkan dokumen agar setiap saat dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Bila diurutkan kegiatantugas dokumentasi meliputi
sebagai berikut:
1. Mencari dan mengumpulkan dokumen
Mencari dan mengumpulkan dokumen dengan tujuan memperoleh dokumen untuk dijadikan bahan dokumentasi, baik dokumen korporal,
dokumen literal, maupun dokumen privat. Pengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan jalan:
a. Wawancara
interview
; b.
Membuat lembar pertanyaan
quisioner
; c.
Pengamatanobservasi; d.
Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnya. Sedangkan pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan jalan:
a. Tukar menukar informasi;
b. Memberikan informasi;
c. Menerima informasi;
d. Berlangganan;
e. Pembelian.
2. Pencatatan dokumen
Dokumen yang telah dikumpulkan harus dicatat kedalam buku induk dokumen yang terdiri atas kolom-kolom sebagai berikut:
No. Urut
Tang gal
Penca tatan
Ju dul
Penyu sun
Penga rang
Kota Tempat
Terbit Pener
bit Tah
un Ter
bit Jum
lah Cara
Perole han
Ketera ngan
Universitas Negeri Yogyakarta
3. Menyusun dan mengolah dokumen
Menyusun dan mengolah dokumen sehingga informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut dapat dimanfaatkan oleh pemakai jasa informasi itu,
seperti ilmuwan, mahasiswa, pelajar, dosen, dokter, dan lain-lain. Prosedur yang harus ditempuh dalam pengolahan dokumentasi menjadi
bahan dokumen sebagai berikut: a.
Mencari dan memilih bahan dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi.
b. Mengkaji, melengkapi, serta mempelajari secara seksama isi informasi
dokumen. c.
Membuat ringkasansinopsis, abstrak, atau diterjemahkan. d.
Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi. e.
Mengelompokkan hasil pengolahan ke dalam klasifikasi tertentu. f.
Menyebarluaskan dengan menggandakan bila dibutuhkan.
4. Mereproduksi dokumen
Mereproduksi dokumen adalah kegiatan memperbanyak atau menggandakan dokumen yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan pengguna, misalnya
ringkasan, terjemahan, dan sebagainya.
5. Menyortir dokumen
Menyortir dokumen adalah kegiatan memisah-misahkan dokumen menurut jenis dan kegunaannya. Bagi dokumen korporal yang disimpan di dalam
museum dapat dibuat suatu ekserpringkasannya. Dan dalam pembuatannya tidak boleh mengurangi isi keseluruhan. Ekserp dibagi atas tiga bagian seperti
di bawah ini: a.
Ekserp annotatif
adalah kegiatan membuat ringkasan pada dokumen yang tidak terlalu penting.
b.
Ekserp indikatif
adalah ringkasan dokumen yang menjelaskan garis besar dokumen.
c.
Ekserp informatif
adalah ringkasan dokumen yang lebih lengkap yang berisi pokok permasalahan yang terkandung dalam sebuah dokumen.
Penggolongan ekserp ini sangat perlu untuk mengatur dan merawat bahan dokumen sekaligus untuk memudahkan mencari dokumen.
6. Menyajikan dan mendistribusikanmenyebarluaskan dokumen
Bagian dokumentasi harus dapat menyajikan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Pendistribusian dapat dilakukan dengan dua cara
yaitu distribusi aktif dan distribusi pasif, yaitu sebagai berikut:
Kategori