Universitas Negeri Yogyakarta
d. Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya
perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnya yang sifatnya mencari keuntungan.
e. Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga
dan dibuat oleh suatu badan perusahaan Perbedaan surat pribadi serta surat dinas swasta dan pemerintah adalah:
a. Surat Pribadi
Sudah dijelaskan di atas bahwa surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu yang bersifat kekeluargaan dan setengah resmi surat
lamaran pekerjaan. Surat pribadi disebut juga surat perorangan prive yang berisi masalah perorangan atau pribadi, baik itu masalah
kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas. b.
Surat Dinas Swasta dan Pemerintah Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili
suatu badanlembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan dan dibuat untuk memecahkan
masalah kedinasan pula. Bila surat dinas tersebut berhubungan dengan masalah pemerintahan, maka surat tersebut disebut surat dinas
pemerintahan dan jika menyangkut niaga maka disebut surat dinas niagadinas swasta.
2. Penggolongan Surat Berdasarkan Wujudnya
a. Surat biasa atau bersampul yaitu surat yang ditulis di atas kertas yang
biasanya dimasukkan ke dalam sampul untuk kemudian dikirimkan. b.
Memo dan nota yaitu surat yang dipakai secara intern di dalam suatu organisasi. Memo dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi
serta petunjuk antar pejabat kantor, yang umumnya berisi informasi singkat.
c. Kartu pos yaitu benda pos berbentuk kartu berukuran 10x15 cm atau
15x20 cm yang digunakan ketika isi surat itu singkat dan tidak rahasia. d.
Warkat pos yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat dapat digunakan jika isi surat lebih panjang dari kartu
pos, serta jika isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yang tercantum pada alamat surat.
e. Telegram yaitu surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-
pokok singkat permasalahan, karena dibatasi jumlah huruf kata.
Universitas Negeri Yogyakarta
f. Surat tanda bukti yaitu surat yang berbentuk formulir yang dipakai sebagai
tanda bukti keabsahan aktifitas antara dua pihak, seperti kuitansi, faktur, tanda terima, kartu-kartu identitas dan sebagainya.
3. Penggolongan Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
a. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau
merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca oleh orang lain.
b. Surat rahasia atau konfidensial yaitu surat yang isinya tidak boleh
diketahui oleh orang lain karena dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia biasanya ditandai
dengan RHS atau R. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan dua buah amplop. Adapun surat kofidensial ialah surat
yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi bukan rahasia.
c. Surat sangat rahasia biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”, yakni surat
yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau
mengambil keputusan. Surat sangat rahasia mempunyai tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang berhubungan erat degan
keamanan Negara. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberi tanda “sangat
rahasia” dan kemudian dilem. Kemudian amplop ini dimasukkan kedalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem.
Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada amplop ketiga yang merupakan amplop biasa tidak diberi tanda.
4. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya, meliputi:
a. Surat sangat segera yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian yang secepatnya, dan harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau menjadi prioritas utama. Oleh karena itu,
pegirimannya pun harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya; b.
Surat segera yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera atau lebih cepat dari surat biasa.
tetapi tidak perlu dalam waktu sesingkat-
singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”;
c. Surat biasa yaitu surat yang tidak memerlukan tanggapan atau
penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
