Universitas Negeri Yogyakarta
f. Surat tanda bukti yaitu surat yang berbentuk formulir yang dipakai sebagai
tanda bukti keabsahan aktifitas antara dua pihak, seperti kuitansi, faktur, tanda terima, kartu-kartu identitas dan sebagainya.
3. Penggolongan Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
a. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau
merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca oleh orang lain.
b. Surat rahasia atau konfidensial yaitu surat yang isinya tidak boleh
diketahui oleh orang lain karena dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia biasanya ditandai
dengan RHS atau R. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan dua buah amplop. Adapun surat kofidensial ialah surat
yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi bukan rahasia.
c. Surat sangat rahasia biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”, yakni surat
yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau
mengambil keputusan. Surat sangat rahasia mempunyai tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang berhubungan erat degan
keamanan Negara. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberi tanda “sangat
rahasia” dan kemudian dilem. Kemudian amplop ini dimasukkan kedalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem.
Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada amplop ketiga yang merupakan amplop biasa tidak diberi tanda.
4. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya, meliputi:
a. Surat sangat segera yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian yang secepatnya, dan harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau menjadi prioritas utama. Oleh karena itu,
pegirimannya pun harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya; b.
Surat segera yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera atau lebih cepat dari surat biasa.
tetapi tidak perlu dalam waktu sesingkat-
singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”;
c. Surat biasa yaitu surat yang tidak memerlukan tanggapan atau
penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
Universitas Negeri Yogyakarta
5. Penggolongan Surat Menurut Kegiatan, meliputi:
a. Surat intern yaitu surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi
atau instansi sendiri. b.
Surat ekstern yaitu surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
6. Penggolongan Surat Menurut sasaran yang dituju, meliputi:
a. Surat biasa yaitu surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi
tertentu b.
Surat edaran yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.
7. Penggolongan Surat Menurut dinas pos, meliputi:
a. Surat biasa yaitu surat yang pengirimannya tidak perlu dikirim secepatnya,
karena surat jenis ini tidak memerlukan tanggapan cepat atau paling dahulu.
b. Surat kilat yaitu surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih
dahulu. Surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
c. Surat kilat khusus yaitu surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat
prioritas utama dalam pengirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
d. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda
pengirimannya yang dibuat oleh kantor pos. e.
Surat berharga yaitu surat penting yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti sertifikat, akte, surat perjanjian dan lain-lain.
F. Perlengkapan Surat
1. Jenis dan Ukuran Kertas
a. Jenis Kertas
Kertas yang digunakan untuk menulis bermacam-macam jenis, yaitu sebagai berikut:
1 Kertas HVS
houtvrij schrift
yang dipakai untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi.
2 Kertas tipois atau doorslag dipakai untuk tembusan atau kopi surat-
surat tanda bukti. 3
Kertas stensil untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya surat edaran dan pengumuman.
