Lampiran Materi
PERLENGKAPAN SURAT
A. Jenis dan Ukuran Kertas
1. Jenis Kertas
Kertas yang digunakan untuk menulis bermacam-macam jenis, yaitu sebagai berikut:
a. Kertas HVS
houtvrij schrift
yang dipakai untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi.
b. Kertas tipois atau doorslag dipakai untuk tembusan atau kopi surat-
surat tanda bukti. c.
Kertas stensil untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya surat edaran dan pengumuman.
d. Union skin yaitu kertas tipis dan kuat yang digunakan untuk surat
menyurat dengan luar negeri. e.
Kertas segel dipakai untuk membuat macam-macam akta dan surat perjanjian.
2. Ukuran Kertas
Ukuran kertas yang dipergunakan untuk menulis surat tergantung pada panjang pendeknya isi surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga
pembuat surat. Adapun ukuran kertas surat yang biasanya dipergunakan adalah sebagai berikut:
a. Kertas ukuran polio 21 x 33 cm digunakan untuk menulis surat yang
isinya panjang. b.
Kertas ukuran kuarto 21 x 28 cm digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.
c. Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan polio digunakan untuk
menulis memo dan nota. d.
Kertas ukuran A0 atau A nol atau rangkap empat = 84,1 cm x 118,9 cm
e. Kertas ukuran A1 atau A satu atau rangkap dua = 59,4 cm x 84,1 cm
f. Kertas ukuran A2 atau A dua = 45 cm x 59,1 cm
g. Kertas ukuran A3 atau A tiga atau lembar separuh = 42 cm x 29,7 cm
h. Kertas ukuran A4 HVS = 21 cm x 29,7 cm
i. Kertas ukuran A5 atau A lima atau kertas oktavo = 14,8 cm x 21 cm,
jenis kertas oktavo biasa digunakan untuk menulis surat -surat yang pendek.
j. Kertas ukuran A6 10,51 x 21 cm digunakan untuk surat pengantar.
k. Kertas ukuran dobel folio = 42 cm x 33 cm.
B. Lipatan Surat
Sebelum suatu surat dikirimkan kepada pihak yang dituju, maka surat tersebut perlu dilipat terlebih dahulu. Melipat surat ini adalah hal yang penting
dan berguna untuk membuat surat jadi tampak lebih rapi, dan juga dapat memudahkan bila surat hendak dimasukkan ke dalam amplop. Melipat kertas
surat menjadi suatu seni tersendiri yang juga perlu diperhatikan dalam proses surat menyurat. Cara melipat surat ini disebut suatu seni karena juga bertujuan
agar surat jadi terlihat lebih indah, rapi, namun tetap dengan menonjolkan kemudahan dalam membuka surat tersebut. Memberikan surat dengan cara
yang baik dan tepat pun juga menjadi bentuk penghargaan kita terhadap pihak yang dikirimi surat.
Dalam kegiatan surat menyurat baik pada surat dinas maupun surat niaga, cara melipat surat ini harus diperhatikan betuk dan tidak boleh dilakukan
secara sembarangan. Cara melipat surat atau bentuk lipatan surat harus mengacu pada dasar-dasar tertentu yang dianggap resmi. Jadi, mengetahui
berbagai macam cara melipat surat adalah hal penting, terutama bagi seseorang yang bekerja dalam instansi dinas mau pun swasta yang mengurus
kegaitan surat menyurat. Ada beberapa cara melipat berbagai jenis surat yang boleh dipergunakan
sesuai dengan keperluannya. Beberapa aspek yang harus diperhatikan dalam melipat surat antara lain:
1. Jangan terlalu banyak membuat lipatan.
2. Sesuaikan lipatan kertas dengan besarnya amplop surat.
3. Usahakan agar penerima surat tidak kesulitan dalam membuka lipatan
surat. Berikut ini terdapat macam-macam cara melipat surat atau bentuk lipatan
surat yang dapat digunakan : 1.
Lipatan Tunggal
Single Fold
Caranya: kertas dibagi menjadi dua bagian sama besar, lalu dilipat.
2. Lipatan Baku
Standard Fold
Caranya: kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar bagian 1, 2 dan 3 lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah
bagian 2.
3. Lipatan Baku Rendah
Low Standard Fold
Caranya: kertas dibagi menjadi tiga bagian bagian 1 dan 2 sama besar, bagian 3 lebih kecil. Kemudian kertas dilipat dengan posisi bagian 1 dan
bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2.
4. Lipatan Akordion
Accordion Fold
Caranya: kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar bagian 1, 2 dan 3, kemudian bagian satu dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
Kategori