Universitas Negeri Yogyakarta
Sedamgkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga yang dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih
meyakinkan.
No. DOKUMEN
DOKUMENTASI 1
Di fokuskan pada benda informasinya
Di fokuskan pada kegiatannya
2 Tidak merupakan unit kerja
Merupakan unit kerja 3
Bersifat pasif Bersifat aktif
4 Digunakan sebagai alat bukti
Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
5 Menunjang penelitian
Menyiapkan keterangan untuk penelitian
B. Jenis-Jenis Dokumen
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis: a.
Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri
seseorang. Contoh: Akta kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai
pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual belidunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai
alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh: Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, batu bertulis, dll
d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai
sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh: UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
2. Dilihat dari segi nilai kegunaannya, dokumen dapat dibedakan atas:
Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam : a.
Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat
b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam
transaksi jual beli dalam dunia perdagangan
Universitas Negeri Yogyakarta
c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara
hokum dimuka pengadilan d.
Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.
3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas:
a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti: UU pemerintah,
keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dll b.
Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum, seperti: Akte notaris, visum dokter, dll
c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, seperti: surat
perjanjian, surat kontrak, dll d.
Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti: kliping. e.
Perseorangan, seperti: koleksi lukisan Afandi, dll. 4.
Dilihat dari segi fungsinya, dokumen dibedakan atas: a.
Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas : 1
Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2 Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya
sudah menurun 3
Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam pekerjaan kantor. 5.
Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya. c.
Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam, seperti: buku, majalah, koran, pita kaset, film, dll.
Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.
d. Dokumen corporal adalah dokumen berwujud benda sejarah, seperti
benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi: keris, arca, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, dll. Dokumen corporal disimpan
dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman. e.
Dokumen privat adalah dokumen berupa surat-suratarsip, misalnya: surat dinas, surat niaga, surat tanda bukti, laporan, dan sebagainya. Dokumen
ini disimpan di bagian kearsipan.
