Universitas Negeri Yogyakarta
5. Penggolongan Surat Menurut Kegiatan, meliputi:
a. Surat intern yaitu surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi
atau instansi sendiri. b.
Surat ekstern yaitu surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
6. Penggolongan Surat Menurut sasaran yang dituju, meliputi:
a. Surat biasa yaitu surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi
tertentu b.
Surat edaran yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.
7. Penggolongan Surat Menurut dinas pos, meliputi:
a. Surat biasa yaitu surat yang pengirimannya tidak perlu dikirim secepatnya,
karena surat jenis ini tidak memerlukan tanggapan cepat atau paling dahulu.
b. Surat kilat yaitu surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih
dahulu. Surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
c. Surat kilat khusus yaitu surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat
prioritas utama dalam pengirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
d. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda
pengirimannya yang dibuat oleh kantor pos. e.
Surat berharga yaitu surat penting yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti sertifikat, akte, surat perjanjian dan lain-lain.
F. Perlengkapan Surat
1. Jenis dan Ukuran Kertas
a. Jenis Kertas
Kertas yang digunakan untuk menulis bermacam-macam jenis, yaitu sebagai berikut:
1 Kertas HVS
houtvrij schrift
yang dipakai untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi.
2 Kertas tipois atau doorslag dipakai untuk tembusan atau kopi surat-
surat tanda bukti. 3
Kertas stensil untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya surat edaran dan pengumuman.
Universitas Negeri Yogyakarta
4 Union skin yaitu kertas tipis dan kuat yang digunakan untuk surat
menyurat dengan luar negeri. 5
Kertas segel dipakai untuk membuat macam-macam akta dan surat perjanjian.
b. Ukuran Kertas
Ukuran kertas yang dipergunakan untuk menulis surat tergantung pada panjang pendeknya isi surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga
pembuat surat. Adapun ukuran kertas surat yang biasanya dipergunakan adalah sebagai berikut:
1 Kertas ukuran polio 21 x 33 cm digunakan untuk menulis surat yang
isinya panjang. 2
Kertas ukuran kuarto 21 x 28 cm digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.
3 Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan polio digunakan untuk
menulis memo dan nota. 4
Kertas ukuran A0 atau A nol atau rangkap empat = 84,1 cm x 118,9 cm
5 Kertas ukuran A1 atau A satu atau rangkap dua = 59,4 cm x 84,1 cm
6 Kertas ukuran A2 atau A dua = 45 cm x 59,1 cm
7 Kertas ukuran A3 atau A tiga atau lembar separuh = 42 cm x 29,7 cm
8 Kertas ukuran A4 HVS = 21 cm x 29,7 cm
9 Kertas ukuran A5 atau A lima atau kertas oktavo = 14,8 cm x 21 cm,
jenis kertas oktavo biasa digunakan untuk menulis surat -surat yang pendek.
10 Kertas ukuran A6 10,51 x 21 cm digunakan untuk surat pengantar.
11 Kertas ukuran dobel folio = 42 cm x 33 cm.
2. Lipatan Surat
Sebelum suatu surat dikirimkan kepada pihak yang dituju, maka surat tersebut perlu dilipat terlebih dahulu. Melipat surat ini adalah hal yang penting
dan berguna untuk membuat surat jadi tampak lebih rapi, dan juga dapat memudahkan bila surat hendak dimasukkan ke dalam amplop. Melipat kertas
surat menjadi suatu seni tersendiri yang juga perlu diperhatikan dalam proses surat menyurat. Cara melipat surat ini disebut suatu seni karena juga bertujuan
agar surat jadi terlihat lebih indah, rapi, namun tetap dengan menonjolkan kemudahan dalam membuka surat tersebut. Memberikan surat dengan cara
yang baik dan tepat pun juga menjadi bentuk penghargaan kita terhadap pihak yang dikirimi surat.
Kategori