Nilai Akhir:
Nilai akhir = Jumlah skor yang diperoleh : Skor maksimal × 4 karena menggunakan skala 4
Kualifikasi Nilai Akhir NA Penilaian Sikap: Nilai Akhir
Kualifikasi
3,25 – 4,00
Sangat Baik SB 2,50
– 3,25 Baik B
1,75 – 2,50
Cukup C 1,00
– 1,75 Kurang K
Lampiran Materi
A. Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan- pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang
lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa
permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya. Di bawah ini disajikan beberapa pengertian surat menurut para ahli, yaitu sebagai berikut:
1. W.J.S. Poerwodarminto dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
Surat adalah kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagai tanda atau keterangan.
2. Lembaga Adminstrasi Negara LAN
Surat adalah setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang-orang lain tertentu, dengan maksud menyampaikan berita atau
pendapat yang terdapat pada kertas tersebut 3.
Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya “Teknologi Perkantoran I”, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain sebagai berikut:
a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apapun
yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
b. Surat merupakan media komunikasi secara etrtulis untuk disampaikan
pada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerjasama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah pernyataan bahasa secara tertulis untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
B. Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan
dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang
mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja
perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
C. Tujuan Menulis Surat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu tujuan, dimana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin
berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, memohon kredit, melamar pekerjaan, peningkatan penjualan
barang ataukah hanya sekedar memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan penulis surat yaitu:
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain.
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan, tanggapan, balasan yang
disampaikan. 3.
Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.
Dengan demikian bila penulisan surat tidak benar, justru tujuan yang diinginkan dalam surat menyurat tidak akan tercapai. Sehubung dengan itu,
masalah-masalah yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1.
Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan dalam surat menyurat itu tidak terjadi dan bagaimana cara mengelolanya sehingga menghasilkan surat
yang baik dan efektif. 2.
Para pegawai dan petugas harus menguasai pengaturan surat menyurat terutama surat-surat niaga dan surat-surat resmi.
3.
Para pejabat, pemimpin organisasi, instansi, ataupun perusahaan harus selalu memeriksa dan
ikut memperbaiki surat-surat sebelum ditandatangani.
D. Fungsi Surat dalam OrganisasiKantor
Surat mempunyai fungsi atau peran yang bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan dari masing-masing pihak, baik bagi suatu organisasi
maupun badan usaha atau masayarakat dalam kehidupan sehari-hari. Fungsi- fungsi surat tersebut antara lain meliputi:
1. Sebagai sarana komunikasi
Surat merupakan salah satu sarana utama dalam melakukan komunikasi tertulis yang sangat penting baik untuk kepentingan pribadi atau perorangan
maupun untuk lembaga atau organisasi. Dengan surat kita dapat menyampaikan berita kepada pihak lain, menyampaikan laporan, memberikan
pemberitahuan, melakukan penunjukan, menyampaikan permohonan, dan lain sebagainya. Peran surat sebagai sarana komunikasi ini merupakan peran
umum yang paling pokok bagi kehidupan manusia.
2. Sebagai bukti tertulis
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang cukup otentik yang dibuat oleh pengirim surat. Oleh karena itu surat dapat dijadikan sebagai bukti
tertulis yang mempunyai suatu kekuatan hukum yang dapat dijadikan sebagai barang bukti di pengadilan.
3. Sebagai bukti historis
Surat merupakan dokumen resmi suatu organisasi atau lembaga. Karena surat mencerminkan kronologi kegiatan organisasi, maka surat dapat dijadikan
sebagai bukti historis perjalanan dari organisasi atau lembaga yang bersangkutan.
4. Sebagai alat pengingat
Surat sebagai dokumen tertulis dapat digunakan sebagai alat pengingat peristiwa-peristiwa yang telah lalu yang dilaksanakan oleh lembaga yang
bersangkutan. Dengan surat kita dapat mengingat, megenali kembali kejadian- kejadian yang telah pernah dilakukan atau telah diperbuat pada masa yang
lalu. 5.
Sebagai duta organisasi atau pembuatnya Surat dapat dijadikan sebagai duta atau wakil dari pembuat surat baik itu atas
nama lembaga maupun atas nama dirinya sendiri. Jadi seluruh pesan yang menjadi isi surat, formulir dan penampilan surat merupakan representasi dari
pembuatnya.oleh karena itu surat tidak boleh dibuat asal-asalan semaunya saja tanpa ada pertimbangan dan pemikiran yang matang. Karena performen
surat akan kembali kepada pembuatnya. 6.
Sebagai pedoman kerja Surat dapat dijadikan sebagai sumber data yang dapat digunakan sebagai
bahan informasi untuk melakukan tindakan selanjutnya. Berdasarkan surat yang telah diterima atau diedarkan seorang pimpinan dapat menggunakannya
sebagai dasar pedoman di dalam bertindak atau mengambil kebijakan. 7.
Sebagai jaminan keamanan Surat dapat juga digunakan sebagai jaminan untuk melakukan aktifitas,
misalnya surat jalan dapat digunakan sebagai jaminan di dalam pengangkutan barang di jalan raya. Surat merupakan jaminan legal bahwa barang tersebut
hak miliknya yang sah, kecuali itu surat gadai digunakan sebagai jaminan tanggungan.
8. Sebagai barometer maju mundurnya suatu organisasi
Dengan surat-surat yang ada maka dapat dilihat seberapa jauh kemajuan organisasi yang bersangkuta. Kapan menglami kemajuan dan kapan
mengalami kemunduran. 9.
Sebagai pengikat Surat dapat digunakan sebagai pengikat hubungan antara dua pihak yang
melakukan kegiatan, misalnya surat kontrak, surat perjanjian. Dengan adanya surat kontrak atau perjanjian tersebut maka antara kedua belah pihak yang
saling berhubungan itu kemudian menjadi saling terikat dengan kontrak atau perjanjian yang sudah disepakati.
10. Sebagai promosi
Surat resmi biasanya ada
letter head
-nya atau kepala suratnya. Dengan kepala surat tersebut dapat digunakan sebagai media promosi terutama untuk surat
niaga. Di dalam kepala surat itu dapat dicantumkan usaha-usaha yang dilakukan, cabang-cabang yang telah dibuka dan sebagainya.
E. Peranan surat bagi organisasi
Alasan utama mengapa surat masih tetap dipergunakan hingga kini ialah karena pentingnya dokumentasi atau bukti bagi setiap kegiatan organisasi yang
telah dilakukan. Pada dasarnya, surat memang memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lain. Kelebihan surat takni karena surat
memiliki bukti berupa tulisan dan tanda tangan, dan juga dapat menyampaikan informasi sesuai dengan sumbernya.
Surat menyurat menjadi salah satu kegiatan yang sangat penting yang dapat menunjang operasionalisasi suatu organisasi atau kantor. Pada setiap kegiatan
kantor, baik yang ada di pemerintah maupun swasta, diperlukan adanya kegiatan kantor yang ada hubungannya dengan surat menyurat.
Hal ini dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh instansi kantor tersebut. Oleh karenanya, kegiatan administrasi atau pengelolaan
surat yang tertib dan terorganisir adalah yang penting.
Oleh: Agnes Lutvita Sari
SURAT DAN SURAT
MENYURAT
Kompetensi Dasar : Melakukan Surat Menyurat Indikator
: 1. Menjelaskan pengertian surat.
2. Menjelaskan pengertian surat menyurat. 3. Menjelaskan tujuan menulis surat.
4. Menjelaskan fungsi surat bagi suatu organisasi. 5. Menjelaskan peranan surat bagi suatu
organisasi.
Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan-
pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain,
baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi,
instansi ataupun perusahaan.
