Kata Baku dan Ungkapan Tetap

Universitas Negeri Yogyakarta f. Surat tanda bukti yaitu surat yang berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsahan aktifitas antara dua pihak, seperti kuitansi, faktur, tanda terima, kartu-kartu identitas dan sebagainya.

3. Penggolongan Surat Berdasarkan Keamanan Isinya

a. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca oleh orang lain. b. Surat rahasia atau konfidensial yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia biasanya ditandai dengan RHS atau R. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan dua buah amplop. Adapun surat kofidensial ialah surat yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi bukan rahasia. c. Surat sangat rahasia biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”, yakni surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat sangat rahasia mempunyai tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang berhubungan erat degan keamanan Negara. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem. Kemudian amplop ini dimasukkan kedalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada amplop ketiga yang merupakan amplop biasa tidak diberi tanda.

4. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya, meliputi:

a. Surat sangat segera yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, dan harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau menjadi prioritas utama. Oleh karena itu, pegirimannya pun harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya; b. Surat segera yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera atau lebih cepat dari surat biasa. tetapi tidak perlu dalam waktu sesingkat- singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”; c. Surat biasa yaitu surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.