Universitas Negeri Yogyakarta
a. Distribusi aktif adalah penyebarluasan dokumen dilakukan secara terus
menerus sebagai pekerjaan rutin. b.
Distribusi pasif adalahpenyebarluasan dokumen berdasarkan permintaan pihan yang memerlukan atau yang berkepentingan.
Sedangkan pelayanan distribusi dapat dibedakan atas: a.
Pelayanan
current awareness
adalah pelayanan yang berkaitan dengan berita-berita hangat.
b. Pelayanan tanya jawab adalah pelayanan terhadap pertanyaan yang
diajukan. c.
Pelayanan penelusuran literatur
surily literatur
, analisa literatur adalah pelayanan dengan cara meyebarluaskan indeks informasi, abstrak, indeks
abstrak, pemberian informasi atas adanya informasi baru.
7. Menyimpan dan memelihara dokumen
Penyimpanan dokumen korporal merupakan tanggungjawab bidang permuseuman, dokumen literal tanggungjawab bidang perpustakaan, dan
dokumen privat tanggungjawab bidang kearsipan. Penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
a. Menyimpan fisik dokumen artinya wujud dokumen itu sendiri yang
disimpan b.
Menyimpan informasi dokumen artinya yang disimpan berupa isi atau keterangan dari dokumen.
Dokumen yang berwujud surat-surat dan warkat disimpan menurut sistem kearsipan yaitu sistem abjad, masalah, wilayah, tanggal dan nomor.
Penyimpanan dokumen tak tercetak dapat dilakukan dengan menggunakan film, microfilm, slide, pita kaset, video kaset dan piringan hitam.
Dokumen yang disimpan perlu dipelihara atau dirawat agar terjaga kelestariannya dan senantiasa dapat digunakan siap pakai. Pemeliharaan dan
perawatan dokumen perlu dilakukan setiap saat sebelum terjadi kerusakan. Dokumen jangan disimpan di tempat yang panas dan lembab, karena akan
merusak ketahanan dokumen. Secara rutin diberi obat anti hama dan difumigasi.
Universitas Negeri Yogyakarta
Standar Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi
Kompetensi Dasar : Melakukan Surat Menyurat
A. Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan- pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang
lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa
permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya. Di bawah ini disajikan beberapa pengertian surat menurut para ahli, yaitu sebagai
berikut:W.J.S. Poerwodarminto dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia Surat adalah kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan
sebagai tanda atau keterangan. 1.
Lembaga Adminstrasi Negara LAN Surat adalah setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang
atau orang-orang lain tertentu, dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang terdapat pada kertas tersebut
2. Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya “Teknologi Perkantoran I”, menyatakan
bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain sebagai berikut: a.
Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada
pihak lain yang membutuhkannya. b.
Surat merupakan media komunikasi secara etrtulis untuk disampaikan pada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerjasama
antara kedua belah pihak. c.
Surat ialah pernyataan bahasa secara tertulis untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan
dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang
mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja
perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Universitas Negeri Yogyakarta
B. Tujuan Menulis Surat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu tujuan, dimana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin
berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, memohon kredit, melamar pekerjaan, peningkatan penjualan
barang ataukah hanya sekedar memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan penulis surat yaitu:
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain.
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan, tanggapan, balasan yang
disampaikan. 3.
Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.
Dengan demikian bila penulisan surat tidak benar, justru tujuan yang diinginkan dalam surat menyurat tidak akan tercapai. Sehubung dengan itu,
masalah-masalah yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1.
Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan dalam surat menyurat itu tidak terjadi dan bagaimana cara mengelolanya sehingga menghasilkan surat
yang baik dan efektif. 2.
Para pegawai dan petugas harus menguasai pengaturan surat menyurat terutama surat-surat niaga dan surat-surat resmi.
3.
Para pejabat, pemimpin organisasi, instansi, ataupun perusahaan harus selalu memeriksa dan
ikut memperbaiki surat-surat sebelum ditandatangani.
C. Fungsi Surat dalam OrganisasiKantor
Surat mempunyai fungsi atau peran yang bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan dari masing-masing pihak, baik bagi suatu organisasi
maupun badan usaha atau masayarakat dalam kehidupan sehari-hari. Fungsi- fungsi surat tersebut antara lain meliputi:
1. Sebagai sarana komunikasi
Surat merupakan salah satu sarana utama dalam melakukan komunikasi tertulis yang sangat penting baik untuk kepentingan pribadi atau perorangan
maupun untuk lembaga atau organisasi. Dengan surat kita dapat menyampaikan berita kepada pihak lain, menyampaikan laporan, memberikan
pemberitahuan, melakukan penunjukan, menyampaikan permohonan, dan lain sebagainya. Peran surat sebagai sarana komunikasi ini merupakan peran
umum yang paling pokok bagi kehidupan manusia.
Universitas Negeri Yogyakarta
2. Sebagai bukti tertulis
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang cukup otentik yang dibuat oleh pengirim surat. Oleh karena itu surat dapat dijadikan sebagai bukti
tertulis yang mempunyai suatu kekuatan hukum yang dapat dijadikan sebagai barang bukti di pengadilan.
3. Sebagai bukti historis
Surat merupakan dokumen resmi suatu organisasi atau lembaga. Karena surat mencerminkan kronologi kegiatan organisasi, maka surat dapat dijadikan
sebagai bukti historis perjalanan dari organisasi atau lembaga yang bersangkutan.
4. Sebagai alat pengingat
Surat sebagai dokumen tertulis dapat digunakan sebagai alat pengingat peristiwa-peristiwa yang telah lalu yang dilaksanakan oleh lembaga yang
bersangkutan. Dengan surat kita dapat mengingat, megenali kembali kejadian- kejadian yang telah pernah dilakukan atau telah diperbuat pada masa yang
lalu. 5.
Sebagai duta organisasi atau pembuatnya Surat dapat dijadikan sebagai duta atau wakil dari pembuat surat baik itu atas
nama lembaga maupun atas nama dirinya sendiri. Jadi seluruh pesan yang menjadi isi surat, formulir dan penampilan surat merupakan representasi dari
pembuatnya.oleh karena itu surat tidak boleh dibuat asal-asalan semaunya saja tanpa ada pertimbangan dan pemikiran yang matang. Karena performen
surat akan kembali kepada pembuatnya. 6.
Sebagai pedoman kerja Surat dapat dijadikan sebagai sumber data yang dapat digunakan sebagai
bahan informasi untuk melakukan tindakan selanjutnya. Berdasarkan surat yang telah diterima atau diedarkan seorang pimpinan dapat menggunakannya
sebagai dasar pedoman di dalam bertindak atau mengambil kebijakan. 7.
Sebagai jaminan keamanan Surat dapat juga digunakan sebagai jaminan untuk melakukan aktifitas,
misalnya surat jalan dapat digunakan sebagai jaminan di dalam pengangkutan barang di jalan raya. Surat merupakan jaminan legal bahwa barang tersebut
hak miliknya yang sah, kecuali itu surat gadai digunakan sebagai jaminan tanggungan.
