53
Menurut Rusina Sjahrial dan Pamuntjak 2000:118 anggaran dibagi dalam tiga kelompok besar, yaitu 1 gaji atau honor untuk karyawan, 2
pengadaan dan pemeliharaan koleksi, dan 3 hal-hal lain termasuk gedung, mebel, administrasi kantor.
Penentuan besarnya anggaran yang diperlukan untuk mendirikan dan menjalankan perpustakaan serta pembagian setiap kelompok anggaran, tidak dapat
ditentukan secara pukul rata untuk semua perpustakaan, melainkan akan berbeda dari satu perpustakaan ke perpustakaan lain. Untuk perpustakaan sekolah menurut
Rusina Sjahrial dan Pamuntjak 2000:118 salah seorang guru ditugaskan di perpustakaan dan ia biasanya dibantu juga oleh siswa. Dengan demikian anggaran
untuk pegawai dapat ditekan. Dari teori di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan dana perpustakaan
paling sedikit yaitu 5 dari anggaran belanja operasional sekolah dan digunakan untuk pengadaan kebutuhan perpustakaan.
3. Evaluasi dan Pengawasan Perpustakaan Sekolah
Tahap terakhir dalam fungsi manajemen adalah tahap evaluasi dan pengawasan.
a. Evaluasi Perpustakaan
Evaluasi berasal dari kata
evaluation
bahasa inggris. Kata tersebut diserap ke dalam perbendaharaan istilah bahasa Indonesia dengan tujuan
mempertahankan kata aslinya dengan menyesuaikan lafal Indonesia menjadi “evaluasi” atau dapat diartikan pula penilaian. Evaluasi itu sendiri menurut
Suharsimi Arikunto dan Cepi Safruddin Abdul Jabar 2010:2 adalah kegiatan
54
untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukkan alternatif yang tepat dalam
mengambil sebuah keputusan. Pendapa
t lain dikemukakan oleh Yusuf 2000:3, “evaluasi adalah usaha utuk mengukur dan sumber nilai secara objektif dari pencapaian hasil-hasil yang
direncanakan sebelumnya, dimana hasil evaluasi tersebut dimaksudkan menjadi umpan balik untuk perencanaan yang ak
an dilakukan di depan.” Dalam hal ini Yusuf menitikberatkan kajian evaluasi dari segi manajemen, dimana evaluasi
merupakan salah satu fungsi atau unsur manajemen, yang misinya adalah untuk perbaikan fungsi manajemen lainnya yaitu perencanaan.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi dalam perpustakaan adalah suatu proses penilaian dari hasil yang telah direncanakan
seperti perencanaan bahan pustaka, perencanaan SDM, perencanaan sarpras, perencanaan layanan dan perencanaan penggunaan dana yang kemudian dijadikan
umpan balik atau alternatif untuk perencanaan selanjutnya.
b. Pengawasan
Fattah 2004: 101 mengemukakan bahwa : “Pengawasan merupakan proses dasar yang secara esensial tetap diperlukan
bagaimanapun rumit dan luasnya suatu organisasi. Proses dasarnya terdiri dari tiga tahap, yaitu 1 menetapkan standar pelaksanaan, 2 pengukuran
pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan standar, dan 3 menentukan kesenjangan deviasi antara pelaksanaan dengan standard dan rencana.
Pengawasan sangat erat dengan perencanaan karena melalui pengawasan efektivitas manajemen dapat diukur
.” Sutarno 2004: 128 mengemukakan bahwa
“pengawasan adalah kegiatan membandingkan atau mengukur yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan
kriteria, norma-norma standar atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan
55 sebelumnya.” Pengawasan atau kontrol yang merupakan bagian terakhir dari fungsi
manajemen dilaksanakan untuk mengetahui: 1
Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana sebelumnya.
2 Apakah didalam pelaksanaan terjadi hambatan, kerugian, penyalahgunaan
kekuasaan dan wewenang, penyimpangan dan pemborosan. 3
Untuk mencegah terjadinya kegagalan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang penyimpangan, dan pemborosan.
4 Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas organisasi.
Tujuan pengawasan adalah: 1
Menentukan dan menghilangkan sebab-sebab yang menimbulkan kesulitan sebelum kesulitan itu terjadi.
2 Mengadakan pencegahan dan perbaikan terhadap kesalahan-kesalahan yang
terjadi. 3
Mendapatkan efisiensi dan efektifitas. Pengawasan yang efektif menurut Siagian 2007: 130-135 memiliki ciri-ciri
sebagai berikut : 1 merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan; 2
memberikan petunjuk kemungkinan adanya deviasi dari rencana; 3 menunjukkan pengecualian pada titik-titik strategis tertentu; 4 objektivitas
dalam melakukan pengawasan; 5 keluwesan dalam pengawasan; 6 memperhitungkan pola dasar organisasi; 7 efisiensi pelaksanaan
pengawasan; 8 pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat; 9 pengawasan mencari apa yang tidak beres; 10 pengawasan harus
bersifat membimbing.
Berdasarkan uraian tersebut, maka pengawasan merupakan kegiatan yang dilakukan secara sistematis untuk menilai, mengoreksi terhadap pekerjaan yang telah
dilaksanakan dan membandingkan dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya
56 agar tujuan organisasi dapat tercapai. Seperti halnya pelaksanaan tugas-tugas,
kekuasaan, dan tanggung jawab dalam suatu perputakaan perlu adanya pengawasan agar diperoleh hasil yang diharapkan, di samping peningkatan kualitas. Dengan
adanya peningkatan ini diharapkan mampu menjamin bahwa aktivitas-aktivitas yang dilakukan itu akan memberikan hasil atau produk seperti yang diharapkan. Oleh
karena itu, pengawasan dapat dilakukan pada kegiatan-kegiatan seperti perencanaan dan pelaksanaan.
Evaluasi dan pengawasan perlu dilakukan oleh perpustakaan sebagai lembaga karena adanya faktor-faktor yaitu perubahan lingkungan organisasi, peningkatan
kompleksitas organisasi, ataupun kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Perubahan lingkungan besar pengaruhnya terhadap perjalanan
perpustakaan yang bahkan mungkin dapat mengancam kelangsungan perpustakaan tersebut.
D. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Rudi Suardi 2003:34 mengungkapkan bahwa perubahan secara signifikan terjadi pada ISO 9001:2000 karena terjadi penggantian 20 elemen
standar menjadi 4 elemen standar yaitu tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, manajemen proses dan pengukuran, alabisis dan peningkatan.
Terbitnya ISO 9001 versi 2008 tidak memunculkan persyaratan baru dan tidak ada perubahan yang signifikan pada versi ini. Revisi yang dilakukan adalah untuk
mempertegas pernyataan-pernyataan dalam standar yang dianggap perlu untuk dijelaskan. ISO 9001:2008 diadopsi oleh BSN Badan Standar Nasional menjadi
Standar Nasional Indosesia SNI 19-9000-2009.
