akan meninjau. Hasil pengolahan data tersebut dianalisis untuk mengetahui kinerja hubungan pelanggan. Tahapan dalam analisis data, adalah :
3.6.1. Tahapan Perancangan Pengembangan Total Performance Scorecard
Tahap perancangan total performance scorecard terdiri dari 5 tahap, tetapi dalam penelitian ini hanya dilakukan sampai pada tahap ke-2 yaitu:
1. Tahap merumuskan meliputi PBSC dan OBSC
2. Tahap komunikasi dan menghubungkan
3. Tahap Perbaikan
4. Tahap Pengembangan
5. Tahap pengkajian ulang dan pengembangan
3.6.1.1. Tahap Perumusan Fomulating
Tahap perumusan ini terdiri dari perumusan Organizational Balance Scorecard OBSC dan peumusan Perumusan Balance Scorecard PBSC.
Tetapi tahapan perumusan Personal Balance Scorecard PBSC dilakukan hanya dilakukan pada level strategis yaitu ownwr untuk mengetahui kerugian owner
terhadap perusahaan yang dilakukan.
a. Perumusan Personal Balance Scorecard PBSC
Merumuskan PBSC dilakukan hanya level strategis, tetapi pada penelitian ini hanya dirumuskan untuk level taktis kepala divisi atau departemen dan level
oprasional kepala bagian, penjaminan mutu, pengawas lapangan, kepala regu pemasaran dan penagihan.
Perumusan inin terdiri dari 5 langkah yaitu: 1.
Mendefinisikan misi, visi dan peran kunci pribadi perilaku pribadi Pernyaaan pribadi mencakup filosofi hidup dan tujuan hidup keseluruhan
individu yang berhubungan dengan:
Mengapa saya ada dibumi ini?
Apa tujuan hidup keseluruhan saya?
Untuk apa saya hidup?
Apa aspirasi saya yang terdalam? Pernyataan visi pribadi menggambarkan:
Kemana saya akan pergi?
Nilai dan prinsip sapa yang membawa saya ke jalan ini?
Apa yang ingin saya wujudkan?
Apa yang saya wakili?
Apa yang saya percaya?
Apa cita-cita saya?
Persn kunci apa yang ingin saya penuhi?
Bagaimana saya melihat diri sendiri?
Pertanyaan yang berhubungan dengan peran kunci pribadi:
Jenis hubungan yang bagaimana yang diinginkan dengan rekan kerja, teman, keluarga, tetangga, dan orang lain?
2. Menentukan faktor penentu keberhasilan pribadi
Faktor ini diambil dari misi, visi dan peran kunci peribadi, dimana berhubungan dengan prespektif Scorecard.
3. Menentukan tujuan pribadi
4. Menentukan tolak ukur dan targrt kinerja pribadi.
5. Menentukan tindakan pribadi.
b. Perumusan Organizational Balance Scorecard OBSC
Perumusan OBSC terdiri dari 7 tahap: 1.
Mengidentifkasi Visi melihat dokumentasi perusahaan dan wawancara dengan tim eksekutif
2. Mengidentivikasi misi melihat dokumentasi perusahaan dan wawancara
dengan tim eksekutif 3.
Mengidentifikasi nilai-nilai inti organisasi melihat dokumen perusahaan dan wawancara dengan tim eksekutif
Pertanyaan yang penting disini adalah: a
Nilai-nilai mana yang terbaik bagi kita? b
Apa yang kita wakili? c
Bagaimana cara kita memperlakukan satu samalain,dan bagaimana cara kita berkerjasama?
d Bagaimana cara pendapat kita tentang dirisendiri?
e Apa karaktristik yang diinginkan dalam budaya dan kepemimpinan
organisasi?
4. Mengidentifikasi Key result area.
Key result area harus kritis, dapat dicapai, menghambat atau mendukung outcome bisnis. Key result area diidentifikasi dari misi dan visi organisasi.
Kemudian hasil identifikasi tersebut dimasukkan sebagai kategori key result bisnis. Key result areaprespektif pada penelitian ini dibangun dengan
penggabungan prespektif dari Balance Scorecard dengan prespektif bisnis perusahaan. Key result yang terpilih dilakukan pembobotan kembali untuk
mengetahui tingkat kepentingan dar masing-masing key result area yang nantinya digunakan untuk merumuskan ukuran-ukuran.
5. Mengidentifikasi penentu keberhasilan Critical SuccesFaktor CSF
Faktor-faktor penentu keberhasilan diidentifikasikan dari visi organisasi, diperoleh dari hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan dan tim
eksekutif perusahaan lainnya CFS dibandingkan dengan key result areaprespektif kemudian disusun secara hierarkhi untuk menunjukkan saling
keterkaitan antara faktor-faktornya. 6.
merumuskan objektif-objektif sasaran strategi organisasi. Objektif-objektif strategi merupakan hasil-hasil erukur yang diambil dari
faktor penentu keberhasilan dalam rangka mewujudkan visi organisasi. Objektif bisnis dibangun melalui kuisioner, wawancara dengan kepala divisi
serta tim eksekutif lainnya yang memahami perusahaan, pihak-pihak yang mewakili departemn.
7. Menentukan ukuran-ukuran yang potensial.
3.6.1.2. Tahap Mengkomunikasikan dan Menghubungkan Communicating and
Linking
Tahap kedua ini terdiri dari menghubungkan Scorecard bisnis perusahaan dengan Scorecad bisnis, Scorecard Departemen dan rencana kerja aindividu dan
kemudian mengkomunikasikan ke semua pihak-pihak yang berkepentingan pimpinan perusahaaan,pemimpin tiap divisi, karyawan, pelanggan dan pemasok.
Pada tahap menghubungkan ini menggunakan Metode Performance Balance Scorecard PSC.
Perancangan Performance Scorecard PSC
Tahapan perancangan ini dibagi menjadi satu siklus yang terdiri dari 5 tahap yaitu:
1. Tahap Collecting
Tahapan collecting dibagi menjadi 7 tahap yaitu: 1
Identifikasi keterkaitan unit bisnis dengan perusahaan. Wawancara dengan pimpinan perusahaan dan kepala departeman untuk
mendapatkan informasi mengenai keterkaitan unit bisnis perusahaan dengan departemen untuk mempelajari:
Tujuan financial
Tema strategis
Peran strategis
2 Mendapatkan sasaran, ukuran dan target dan level strategis.
Mengidentifikasikan Scorecard OBSC
Mengidentifkasikan Stakeholders
3 Identifikasi pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan kunci pelanggan.
4 Mengidentifikasi Core process chains
Core Proces adalah aliran-aliran kerja utama yang mengantarkan produkjasa kepada pelanggan.
5 Mndokumentasikan aliran-aliran proses level tinggi
Mengidentifikasikan Core Proces Chain yang merupakan tanggung jawab perusahaan yang dilihat melalui struktur hubungan kerja antara
departeman untuk menetahui garis koordinasi dan garis komunikasi. 6
Mengumpulkan data pengukuran yang telah ada. Data pengukuran ini beupa laporan bulanan atau mingguan yang memuat
sisia order bulan lalu, penerimaan order dan penyelesaian order. 7
Merencanakan sesi pengembanagan dan pengembangan Scorecard. Untuk mendapatkan informasi seperti isi pertemuan, waktu yang
dibutuhkan, proses yang dilakukan, siapa yang bertanggung jawab dan alat-alat atau sumber daya yang digunakan.
2. Tahap Create
Pada tahapan ini terdiri 6 langkag yaitu : 1
Meninjau ulang input-input perancangan pengembangan scorecard, yaitu beupa sasaran-sasaran, ukuran dan target prusahaan untuk
mengidentifikasikan prioritas output dan kontribusi dari tim eksekutif
setiap kepala unit bagian . Hasilnya adalah mengetahui dan mengidentifikasikan output yang menjadi tanggung jawab dan kontribusi
dari setiap kepala unit bisnis terhadap input tersebut. 2
Menghubungkan objektifi bisnis Scorecard perusahhan dengan objektif bisnis Scorecard unit bisnis.
3 Menentukan ukuran-ukuran potensial untuk Scorecard unit bsnis.
Ukuran-ukuran untuk Scorecard unit bisnis ditentukan oleh manajemen pusat. Setiap unit bisnis diharapkan untuk mengukur kepuasan pelanggan,
pembrdayaan dan kapabilitas, pekerjaan, serta kapabilitas proses, tetapi ukuran-ukuran ini akan disesuaikan dengan masing-masing kondisi pasar,
strategi pasar, serta inovasi dan proses bisnis. 4
Memilih indicator untuk unit bisnis. Indicator kunci merupakan ukuran-ukuran yang diperoleh melalui
brandstorming,kemudian ukuran yang diperoleh dievaluasi. 5
Mendefinisikan indicator kunci 6
Mengembangkan rencana tindakan untuk menyusun dan meninjau ulang indicator kunci.
3. Tahap Calculativ
Tahap ini dilakukan oleh tim eksekutif dan kelompok yang sama dengan tahap create. Terdapat 5 tahap langkah untuk memperoleh tahap ketiga ini:
1 Mengumpulkan, menampilkan dan menganalisa data historis.
Berdasarkan ukuran-ukuran dari tahap create maka anggota tim eksekutif mengumpulkan, menganalisa dan menampilkan data historis.
2 Mengadakan peninjauan ulang kinerja
Tim eksekutif melakukan tenteng apa yang akan diukur dan bagaimana ukuran-ukuran didefinisikan. Sehingga tim eksekutif dapat melihat result
yang dikumpulkan bersama dengan ukuran lainnya adalah data yang benar.
3 Menentukan target-target yang tepat
4 Mengembangkan perbaikan rencana tindakan.
5 Memperkuat hubungan vertical dan horizontal
Cara untuk memperkuat hubungan vertical adalah dengan melakukan. a.
Pengecekan hubungan-hubungan dan konsistensi antara tujuan-ujuan dan ukuran-ukuran kepala unit bisnis dan tujuan-tujuan dan ukuran-
ukuran OBSC. b.
Pengecekan apakah ukuran-ukuran dengan tanggungjawab yang diberikan dari level atas ke kepala unit bisnis.
c. Jika menemukan ukuran-ukuran yang tidak sesuai dengan key result
area maka dilakukan pengesekan apakah perlu melakukan penghapusan ukuran, menguji ulang key result atau meninjau ulang
tanggung jawab dengan atasan. Sedangkan cara untuk memperkuat hubungan horizontal adalah
dengan mendiskusikan sasaran, target dan ukuran-ukuran tim eksekutif dengan pelanggan dan supplier untuk mengetahui kesesuaian atau ketidak
sesuaian antara target tim eksekutif dan sasaran pelanggan. 4.
Tahap Cascade Menurunkan
Tim eksekutif melakukan penurunan untuk menambah tahap cascade. Dalam penelitian inipenurunan langsung dilakukan menentukan KPI perorangan.
5. Tahap Connect
Tahap connec ini dilakukan oleh kepala bagian dengan departemen dibawahnya atau tenaga kerja garis depan dan level individu.
Tahapan ini dibagi atas langkah-langkah sebagai berikut: 1
Meninjau ulang proses manajemen kerja yang dimiliki perusahaan. Untuk mencapai target bisnis, usaha-usaha individu harus berhubungan
dengan sasaran dan scorecard kelompok. tahapan ini dimulai dengan membangun
scorecard kepala sub-bagian. Dilanjutkan dengan menghubungkan rencana kinerja individu.
2 Membangun rencana kinerja individu dan kompetensi berorientasi
pekerjaan. Selama tahap perencanaan, kepala bagian, kepala sub-bagian dan kepala
regu bergabung membangun rencana kinerja individual dan kompetensi berorientasi pekerjaan.
a. Membangun rencana kinerja individu.
b. Membangun kompetensi beborientasi pekerjaan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Pengumpulan Data
4.1.1. Perumusan Visi, Misi dan Faktor Penentu Keberhasilan Perusahaan.
Dalam penelitian ini perlu dikumpulkan data mengenai visi, misi dan strategi CV.Karya Tunggal Sidoarjo. Data visi, misi dan strategi perusahaan
tersebut merupakan data kualitatif yang dibutuhkan dalam proses pengukuran kinerja perusahaan dengan menggunakan metode Total Performance Scorecard.
Adapun penjabaran data kualitatif yang dibutuhkan sebagai berikut :
4.1.1.1. Visi.
Visi perusahaan ini mempunyai gambaran bahwa perusahaan ingin melayani pelanggan baik itu instansi maupun ersonal dengan efektif dan efisien
serta mengadaka inovasi dalam mendukung pembangunan industri yang mandiri. Visi perusahaan ini sebagai pedoman dalam penentuan misi yang akan diemban
perusahaan, yang diturunkan lagi menjadi strategi yang kemudian dapat dijabarkan kedalam strategic objectives untuk masing-masing perspektif Total
Performance Scorecard.
a. Personal Owner
Visi Owner perusahaan adalah : ”Menjadikan perusahaan yang mampu melayani pelanggan dengan efektif
dan efisien serta terus mengadakan inovasi dalam mendukung pembangunan industr yang mandiri”