[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 121
D. Identifikasi Jenis Tam u Kantor
Tamu-tamu yang dihadapi oleh sekretaris pimpinan dapat dibedakan menjadi :
1. Tamu dengan perjanjian Apabila tamu telah datang, sekretaris harus segera memberitahukan hal ini
kepada pimpinan, atau sekretaris dapat segera menelpon pimpinan. Bila pimpinan
sudah siap
menerima tamu
tersebut, maka
sekretaris mempersilahkan tamu untuk masuk ruang pimpinan;
2. Tamu tanpa perjanjian Apabila ada tamu yang belum mengadakan perjanjian, sekretaris meminta tamu
tersebut untuk mengisi buku tamu. Kemudian sekretaris harus segera menanyakan kepada pimpinan dengan menyerahkan kartu tamu.
o Bila ternyata pimpinan belum atau tidak bersedia menerimanya, maka
sekretaris harus pandai mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah faham;
o Bila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada w aktu yang
ditentukan, dan tamu menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian; o
Bila tamu dapat disalurkan kepada pejabat atau bagian lainnya maka segera beritahu pejabat atau bagian termaksud melalui sekretaris atau
pembantu pimpinan yang bersangkutan; 3. Tamu teman pimpinan
Apabila tamu adalah teman pimpinan, maka sekretaris harus segera memberitahukan kepada pimpinan. Bila pimpinan siap menerimanya, sekretaris
mempersilahkan dan mengantarkan tamu tersebut menemui pimpinan. Dalam hal pimpinan sedang ke luar kantor, apabila tamu akan menunggu,
sekretaris hendaknya
mempersilahkan tamu
untuk menunggu sambil
menyediakan surat kabar, majalah, dan buletin kalau ada; 4. Tamu rutin Tamu pegaw ai kantor itu sendiri
Tamu rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Apabila tamu yang datang adalah pegaw ai kantor itu sendiri, sekretaris tidak perlu
menanyakan keperluan kunjungannya. Sekretaris biasanya dapat langsung mempersilahkan tamu untuk menemui pimpinan, bila tidak ada tamu
lainnya.
E. Mem buat dan Mem batalkan Perjanjian
Perjanjian perlu dibuat dan didaftar oleh sekretaris pada buku catatan khusus untuk membantu mengingatkan pimpinan. Perjanjian untuk pimpinan dapat dibuat
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
122 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 melalui surat atau telepon oleh pimpinan atau sekretaris. Seseorang yang telah
membuat perjanjian dengan pimpinan, karena sesuatu sebab mungkin tidak dapat bertemu dengan pimpinan, maka sekretaris harus membuat perjanjian
untuk w aktu yang lain. Apabila perjanjian dibuat oleh sekretaris, dia harus menjelaskan kepada
orang tersebut bahw a dia perlu menanyakan persetujuan pimpinan, dan mungkin masih bisa berubah. Kadang kala pimpinan membuat perjanjian di luar kota tanpa
sepengetahuan sekretaris. Dalam hal ini sekretaris perlu selalu mengecek setiap hari apakah ada perjanjian yang dibuat pimpinan di luar sepengetahuan sekretaris.
Sekretaris hendaknya membuat perjanjian bila tamu menghendakinya, dan jika ada perubahan perjanjian, maka dia harus menyampaikan kepada orang
tersebut secepatnya melalui telepon sesuai dengan keadaan. Sekretaris harus mencatat nomor telepon orang yang membuat perjanjian dengan dia. Pembatalan
perjanjian jangan sampai terlambat dikomunikasikan. Jika sekretaris lupa memberitahukan maka akibatnya akan memberikan kesan yang kurang baik.
Sekretaris perlu membuat catatan mengenai perjanjian-perjanjian yang dibuat untuk pimpinan, berupa kartu atau agenda perjanjian, seperti dicontohkan
di baw ah ini.
AGENDA PERJANJIAN
Appointment Form Nomor : ……………
Number
1. 2.
3.
4. 5.
6.
7. 8.
Nama Name
Pekerjaan Occupation
Alamat KantorRumah Of f iceHome Address
Telepon Telephone
Waktu Perjanjian Appointment time
Tempat Place
Perihal Subject
KeteranganLain-lain Notes
: ……………………………………. : …………………………………….
: ……………………………………. : …………………………………….
: ……………………………………. : …………………………………….
: ……………………………………. : …………………………………….
………….………., ……….200…. ……………………….
Gam bar 7.2. Contoh Agenda Perjanjian
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 123
2. LATIHAN 7
Kategori