LATIHAN 6 RANGKUMAN Latihan Soal Ujian PI 2015 2013 perkantoran

[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 113 1. Pusatkan perhatian kepada orang yang sedang diajak bicara dalam telepon seakan-akan berhadapan langsung dengan pihak yang diajak bicara. Janganlah berbicara dengan orang lain yang ada disekitar kita. Tindakan demikian akan menyinggung perasaan orang yang diajak bicara dalam telepon; 2. Gunakanlah bahasa yang sopan dan nada suara yang baik, karena nada suara yang baik akan ditimbulkan oleh sikap dan hati yang baik pula; 3. Pembicaraan melalui telepon adalah pembicaraan jarak jauh melalui udara, karena itu penjelasan melalui mimik, melalui bahasa isyarat badan dan gambar tidak dapat digunakan. Karena itu gunakan bahasa yang baik dan kata-kata yang jelas yang dapat dipahami oleh pihak yang diajak bicara. Beberapa hal yang perlu dilaksanakan dan perlu dihindarkan. Setelah diuraikan secara singkat mengenai pelayanan telepon, masih ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian pada w aktu menelepon yaitu : 1. Buanglah kebiasaan mengangkat gagang telepon dahulu baru mencari nomor telepon, karena ini berarti pemborosan w aktu baik bagi penelpon, maupun orang yang akan menelpon ke kita; 2. Apabila pesan yang disampaikan tidak jelas atau tidak terdengar disebabkan oleh gangguan telepon, maka mintalah kepada penelepon untuk menelepon kembali; 3. Dalam hal pesan yang disampaikan melalui telepon tidak jelas terdengar atau diinterpretasikan salah oleh penerima telepon, jangan dibiarkan saja. Mintalah untuk mengulang kembali apa yang telah diucapkan, atau penerima telepon yang mengulang kembali pesannya; 4. Buanglah kebiasaan menyimpan gagang telepon secara kasar sesudah menerima telepon, karena bila orang yang telah mengadakan hubungan telepon belum menyimpan gagang teleponnya, hal ini akan mengganggu perasaan yang bersangkutan; 5. Hindarkanlah kebiasaan menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi. Apabila karena sesuatu hal yang sangat mendesak Anda terpaksa harus menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi, bicaralah seperlunya. Perlu diingat bahw a telepon kantor adalah untuk keperluan dinas bukan untuk keperluan pribadi.

2. LATIHAN 6

Untuk membantu anda dalam memahami materi kegiatan belajar ini, coba anda kerjakan latihan-latihan di baw ah ini : [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN 114 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 1. Pada saat andasekretaris mengangkat telepon dari luar, jaw aban apa yang pertama andasekretaris ucapkan? 2. Apakah kebaikan menggunakan sarana komunikasi melalui telepon? 3. Bagaimana memilah telepon yang masuk apabila Anda di tempatkan menjadi Sekretaris Pimpinan? 4. Mengapa mimik, bahasa isyarat dan penampilan fisik tidak dapat digunakan dalam telepon seperti dalam komunikasi antar pribadi atau komunikasi bersemuka? 5. Uraikan hal-hal yang perlu dihindarkan dalam bertelepon di kantor Anda

3. RANGKUMAN

Telepon adalah alat komunikasi yang cepat untuk menerima dan menyampaikan informasi. Pelayanan telepon di kantor dapat berhasil efektif bilamana para pegaw ai kantor mengetahui cara-cara bertelepon yang tepat. Pelayanan telepon mencakup menerima telepon dan menelepon ke luar. Hal-hal yang perlu dalam menerima telepon antara lain : identifikasi diri, memilih telepon yang masuk, tindakan yang dilakukan penerima telepon jika pimpinan tidak ada di tempat, mencatat pesan dan mengakhiri pembicaraan telepon. Dalam hal menelepon ke luar, persiapan yang perlu dilakuan oleh sekretaris pimpinan : memahami masalah yang akan disampaikan, mencatat nomor telepon, menyiapkan alat tulis, menanyakan nomor telepon bila telepon melalui operator, meminta bantuan kepada operator bila nomor telepon tidak ada atau kurang jelas. Cara menelepon ke luar bagi sekretaris mencakup dua hal, yaitu: menyambungkan telepon untuk pimpinan dan menyambungkan pesan pimpinan. Sikap pada w aktu menelepon mencakup memusatkan perhatian terhadap orang yang sedang berbicara, menggunakan bahasa yang sopan, nada yang baik serta bahasa yang baik dan kata-kata yang jelas.

4. TES