Mem ilih telepon yang m asuk Apabila pim pinan tidak ada di tem pat

[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 109 membiarkan telepon berdering terus akan menimbulkan suara bising yang dapat mengganggu ketenangan pegaw aipimpinan. Teknik menjaw ab telepon yang tidak baik memboroskan w aktu dan dapat mencerminkan citra instansi yang kurang baik. Kedua, sekretaris yang menerima telepon harus sudah siap dengan block note dan pulpen untuk mencatat hal-hal yang perlu dari pembicaraan telepon tersebut. Sekretarispegaw ai dapat mengangkat telepon dengan tangan kiri sementara tangan kanan mencatat hal-hal yang perlu diketahui oleh petugas pelayanan telepon atau sekretaris pimpinan dalam menerima dan menjaw ab telepon.

1. Identifikasi diri

Pada saat mengangkat telepon jaw aban yang pertama diucapkan sekretaris adalah menyebutkan identitas nama instansinya, dilanjutkan dengan nama dirinya. Selanjutnya, Sekretaris harus memberikan salam selamat pagi sebelum jam 12, selamat siang pukul 12.00-16.00, dan selamat sore pukul 16.00-18.00 Misalnya jika telepon datang dari luar, maka sekretaris dapat menjaw ab sambil memegang pensil. Apabila penelepon tidak bersedia untuk menyebutkan namanya, maka sekretaris dapat menanyakan siapa yang sedang menelepon. Untuk keperluan ini, sekretaris perlu menggunakan suatu teknik dan bahasa yang sopan untuk bertanya sehingga tidak menyinggung penelepon. Dan apabila telepon itu datang dari dalam instansi itu sendiri, sekretaris dapat menjaw ab sambil memegang pensil. Menyebut nama orang yang telah menyebutkan namanya dalam pembicaraan di dalam telepon adalah suatu tindakan yang sangat menyenangkan bagi penelepon. Menyenangkan karena merasa dia dihargai.

2. Mem ilih telepon yang m asuk

Sering sekali penelepon tidak perlu berhubungan langsung dengan pimpinan. Dalam hal ini sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh pimpinan, siapa yang dapat diterima oleh pejabat baw ahan pimpinan. Dengan demikian sekretaris dapat meringankan beban pimpinan dan mengurangi kesibukannya dalam menerima telepon. Sekretaris harus memahami masalah yang akan dibicarakan penelepon dalam rangka memilih. Jika sekretaris menganggap bahw a baw ahan pimpinan dapat menerima telepon tersebut dengan memberikan alasan yang sopan dan tepat, sekretaris selanjutnya memberikan saran kepada siapa penelepon tersebut dapat berbicara. [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN 110 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012

3. Apabila pim pinan tidak ada di tem pat

Apabila pimpinan tidak ada di tempat karena sesuatu hal, sekretaris dapat melakukan tiga hal dalam tugasnya dalam menerima telepon: a. Memberikan Keterangan tentang Ketidakhadiran Pimpinan Sekretaris harus bertindak hati-hati, taktis, dan bijaksana dalam memberikan keterangan, jika pimpinan tidak ada di tempat. Sekretaris tidak dibenarkan memberikan keterangan secara rinci tentang keberadaan pimpinan dan kegiatannya pada w aktu tertentu kepada penelepon, kecuali urusannya sangat penting. Dalam hal ini sekretaris dapat memberikan keterangan yang secara tidak rinci dan tidak menyinggung, namun menyenangkan penelpon. b. Usaha untuk Mendapatkan Keterangan Adakalanya penelepon segan memberikan keterangan tentang identitasnya dan maksud menelepon. Dalam hal ini sekretaris harus menggunakan kemampuannya untuk berdiplomasi. Tanpa harus tergesa- gesa menanyakan identitasnya. c. Mencatat Pesan Sekretaris umumnya melengkapi formulir pencatatan pesan dengan mengisi tanggal, w aktu penerimaan telepon, nama, identitas lainnya, dan pesan dari penelepon pada formulir pencatatan penerimaan telepon. Contoh formulir pencatatan penerimaan telepon sebagaimana tertera di baw ah ini: Gam bar 6.1. Form ulir Pencatatan Penerim aan Telepon Untuk ................................. Dari ................................. Kantor ................................. Jabatan ..................... Telepon No.......................... minta waktu menjawab ingin bertemu telepon akan datang mohon ditelepon kembali ingin bertemu akan menelepon kembali Diterima oleh : Tanggal : Jam : [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 111 Meskipun seorang penelepon tidak meninggalkan pesan, sekretaris harus tetap mencatat bahw a seseorang telah menelepon pada w aktu ia tidak ada di tempat. Pencatatan telepon, baik dengan pesan maupun tanpa pesan akan sangat membantu pimpinan.

4. Mengakhiri Pem bicaraan Telepon