[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 85
B. Manajem en Kearsipan 1. Pengertian Manajem en Kearsipan
Ruang lingkup kearsipan sangat luas dan pengaruhnya sangat besar terhadap kelancaran administrasi perencanaan, administrasi pelaksanaan, dan
administrasi pengaw asan. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan record management. Kegiatan
manajemen kearsipan secara lengkap dapat meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan,
pengaw asan, pemindahan
dan pemusnahan arsip.
Jadi kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena
mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi, sedangkan arsip dinamis yang
tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke arsip nasional untuk disimpan sebagai
arsip statis. Arsip abadi merupakan arsip yang harus disimpan selama-lamanya karena nilai informasi yang terkandung di dalamnya.
Manajemen kearsipan umumnya diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip
manual menjadi langkah aw al dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mew ujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan
secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen
kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan
akan dapat diminimalisir. Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem
pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui dimana dokumen atau berkas berada, pakah pada tangan pemakai, di rak penyimpanan, atau
di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan Basuki, 2003 1. Sistem hastaw i manual
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini
mencakup:
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
86 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 a. pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam dan
disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan;
b. pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkaan pada maisng- masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama
dokumen atau menurut nomor yang digunakan; c. pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila
dokumen itu dipinjam seorang pengguna; d. pemakaian sistem terotomasi.
2. Sistem Barcoding Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada
berkas atau dokumen. Berikut ini adalah contoh sebuah sandi balok atau barcode.
3. Sistem Pengindeksan Menurut Sukoco 2005 Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur
urutan-urutan atau bagian-bagian dari kata kunci yang akan disusun, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan
kembali arsip. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam menemukan
kembali arsip yang dibutuhkan. Sistem pengindeksan ada lima macam yaitu: Sistem abjad; geografis;
kronologis; nomor; dan subjek.
1. Sistem Abjad
Kategori