[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 59
Dalam pembuatan surat dinas, beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu asas tata persuratan, w ew enang penandatanganan surat, cap dinas dan
lain sebagainya.
c. Asas-Asas Tata Persuratan
Surat dinas harus disampaikan dengan memperhatikan beberapa asas, agar surat itu memenuhi syarat-syarat surat dinas. Asas-asas
tersebut adalah :
1 Asas Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah atau surat dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar
naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2 Asas Pem bakuan
Telah dijelaskan bahw a surat dinas harusdibakukan dalam hal memenuhi
persyaratan baik
bentuknya, penandatangannya,
penomorannya dan sebagainya. Dalam kaitan ini, ketentuan mengenai tata persatuan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang
bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam kelaksanaan pembuatan surat.
Penggarisan demikian akan membaw a manfaat yaitu efisiensi efektifitas.
3 Asas Pertanggungjaw aban
Asas ini
didasarkan bahw a
tata surat
dinas dapat
dipertanggungjaw abkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kew enangan, dan keabsahan.
4 Asas Keterkaitan
Tata persuratan suatu instansi berkaitan dengan administrasi perkantoran pada umumnya yang meliputi tata naskah dinas,
penamaan lembaga, kearsipan, tata ruang kantor dan lain-lain. Sebagai contoh misalnya dalam semua kegiatan tata persuratan harus
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata laksana kearsipan. Dalam kaitan ini, setiap kali dibuat surat harus diperhatikan bahw a
surat itu harus ada arsipnya. 5 Asas Kecepatan dan Ketepatan
Pembuatan surat merupakan salah satu pelaksanaan tugas dan fungsi dari suatu organisasi atau suatu instansi. Oleh karena itu untuk
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
60 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 menunjang kelancaran tugas organisasi tersebut, pembuatan surat
harus dilaksanakan tepat w aktu dan tepat sasaran antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemdahan prosedural serta kecepatan
penyampaian dan distribusikan secepat mungkin.
6 Asas Keam anan
Isi surat dinas harus aman baik secara fisik dan subtansi mulai dari penyusunan,
klasifikasikualifikasi, penyampaian,
kearsipan dan distribusinya, tidak boleh dibaca dan diketahui oleh orang yang tidak
berhak. Dalam kaitan ini para petugas yang menangani surat dinas tidak diperkenankan memberitahukan isi surat tersebut kepada
siapapun yang tidak berhak. Dalam peraturan kedinasan hal ini bisa disebut rahasia jabatan.
d. Wew enang Penandatanganan Surat
