Sikap Saat Menelepon Mengakhiri Pem bicaraan Telepon

[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN 112 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 f. bila yang akan dihubungi melalui ekstensipesaw at khusus, maka tanyakan ekstensinya; g. bila nomor tidak adakurang jelas, minta bantuan operator. 2. Menyambungkan telepon ke luar a. Menyambung untuk pimpinan Sebelum menelepon ke luar, sekretaris harus mengetahui siapa yang akan diajak bicara dan nomor teleponnya jika telepon sekretaris adalah telepon langsung, dia dapat menghubungi nomor yang dituju. Namun jika hubungan telepon melalui sentral, maka sekretaris dapat meminta kepada operator agar menghubungkan dengan orang yang dimaksud. Telepon mungkin diterima oleh orang yang bersangkutan atau stafnya. Dalam kedua situasi ini, sekretaris harus menyebutkan identitas, instansi diri setelah mendapatkan sambungan. Kemudian sekretaris mengatakan bahw a pimpinan ingin berbicara. Setelah sekretaris yakin bahw a pihak penerima telepon sudah siap untuk berbicara, dia menyambungkan telepon tersebut kepada pimpinan untuk mengadakan pembicaraan. Hal ini diupayakan supaya orang yang menerima telepon tidak menunggu lama. b. Menyambungkan pesan pimpinan Dalam hal sekretaris diminta pimpinan untuk meyampaikan pesan kepada rekan kerja atau pihak lain, dia akan melakukan hal-hal sebagai berikut: 1 Setelah telepon diterima pihak penerima, sekretaris harus memastikan apakah telepon telah benar-benar diterima oleh kantorperusahaan atau nomor yang dimaksud. 2 Meminta agar dihubungkan dengan bagian yang dikehendaki dan meminta berbicara dengan orang yang dimaksud. 3 Setelah diterima oleh orang yang bersangkutan dia menjelaskan pesan pimpinan kepada orang tersebut. 4 Dia mengucapkan terima kasih setelah menyampaikan pesan dimaksud dan meletakkan ganggang telepon dengan baik.

C. Sikap Saat Menelepon

Pada w aktu menelepon keluar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar pembicaraan melalui telepon berjalan lancar dan tidak menyinggung perasaan pihak yang diajak bicara. Hal-hal dimaksud adalah: [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 113 1. Pusatkan perhatian kepada orang yang sedang diajak bicara dalam telepon seakan-akan berhadapan langsung dengan pihak yang diajak bicara. Janganlah berbicara dengan orang lain yang ada disekitar kita. Tindakan demikian akan menyinggung perasaan orang yang diajak bicara dalam telepon; 2. Gunakanlah bahasa yang sopan dan nada suara yang baik, karena nada suara yang baik akan ditimbulkan oleh sikap dan hati yang baik pula; 3. Pembicaraan melalui telepon adalah pembicaraan jarak jauh melalui udara, karena itu penjelasan melalui mimik, melalui bahasa isyarat badan dan gambar tidak dapat digunakan. Karena itu gunakan bahasa yang baik dan kata-kata yang jelas yang dapat dipahami oleh pihak yang diajak bicara. Beberapa hal yang perlu dilaksanakan dan perlu dihindarkan. Setelah diuraikan secara singkat mengenai pelayanan telepon, masih ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian pada w aktu menelepon yaitu : 1. Buanglah kebiasaan mengangkat gagang telepon dahulu baru mencari nomor telepon, karena ini berarti pemborosan w aktu baik bagi penelpon, maupun orang yang akan menelpon ke kita; 2. Apabila pesan yang disampaikan tidak jelas atau tidak terdengar disebabkan oleh gangguan telepon, maka mintalah kepada penelepon untuk menelepon kembali; 3. Dalam hal pesan yang disampaikan melalui telepon tidak jelas terdengar atau diinterpretasikan salah oleh penerima telepon, jangan dibiarkan saja. Mintalah untuk mengulang kembali apa yang telah diucapkan, atau penerima telepon yang mengulang kembali pesannya; 4. Buanglah kebiasaan menyimpan gagang telepon secara kasar sesudah menerima telepon, karena bila orang yang telah mengadakan hubungan telepon belum menyimpan gagang teleponnya, hal ini akan mengganggu perasaan yang bersangkutan; 5. Hindarkanlah kebiasaan menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi. Apabila karena sesuatu hal yang sangat mendesak Anda terpaksa harus menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi, bicaralah seperlunya. Perlu diingat bahw a telepon kantor adalah untuk keperluan dinas bukan untuk keperluan pribadi.

2. LATIHAN 6