[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 87
adanya peraturan yang jelas yang dibuatditetapkan oleh instansi yang bersangkutan.
2. Sistem Geografis
Yang dimaksud dengan sistem geografis yaitu sistem dimana w arkat- w arkat disusun menurut w ilayah daerah. Sistem ini biasa digunakan oleh
instansi yang mempunyai unit-unit organisasi di beberapa w ilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang Pelaksana arsip pertama-tama dapat
memilih-memilih menurut daerah, setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi.
Misalnya suatu instansi mempunyai beberapa kantor w ilayah beberapa propinsi di pulau jaw a dan kegiatan-kegiatannya sampai ke kabupaten-
kabupaten. Sistem pengindeksan yang dibuat oleh suatu instansi tersebut adalah
sebagai berikut:
JAWA BARAT JAWA TENGAH JAWA TIMUR
1. Bandung 1. Pekalongan 1. Madiun
2. Garut 2. Rembang 2. Malang
3. Sumedang 3. Semarang 3. Kediri
3. Sistem Kronologis
Berdasarkan sistem ini, w arkat disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap w arkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan
dalam w arkat. Oleh karena tanggal menunjukan periode tertentu, dengan sendirinya Pelaksana arsip harus mengelompokkan w arkat-w arkat itu menurut
urutan bulan dan tahun dan sebagainya. Sistem kronologis biasanya digunakan bagi w arkat-w arkat yang
penyelesaianya masalahnya perlu memperhatikan jangka w aktu tertentu, misalnya untuk masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya yang telah
ditetapkan. Sistem kronologis digunakan apabila kegiatan surat-menyurat dalam organisasi masih belum banyak, sehingga segala persoalan masih
dapat disatukan dalam suatu file untuk setiap periode tertentu. Apabila kegiatan suatu instansi sudah berkembang demikian rupa, dan
menyangkut banyak masalah, maka sistem kronologis kurang efektif untuk digunakan. Oleh karena itu perlu dipilih sistem lain yang sesuai dengan
jumlah permasalahan yang ada.
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
88 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012
4. Sistem Nom or
