[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 121
D. Identifikasi Jenis Tam u Kantor
Tamu-tamu yang dihadapi oleh sekretaris pimpinan dapat dibedakan menjadi :
1. Tamu dengan perjanjian Apabila tamu telah datang, sekretaris harus segera memberitahukan hal ini
kepada pimpinan, atau sekretaris dapat segera menelpon pimpinan. Bila pimpinan
sudah siap
menerima tamu
tersebut, maka
sekretaris mempersilahkan tamu untuk masuk ruang pimpinan;
2. Tamu tanpa perjanjian Apabila ada tamu yang belum mengadakan perjanjian, sekretaris meminta tamu
tersebut untuk mengisi buku tamu. Kemudian sekretaris harus segera menanyakan kepada pimpinan dengan menyerahkan kartu tamu.
o Bila ternyata pimpinan belum atau tidak bersedia menerimanya, maka
sekretaris harus pandai mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah faham;
o Bila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada w aktu yang
ditentukan, dan tamu menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian; o
Bila tamu dapat disalurkan kepada pejabat atau bagian lainnya maka segera beritahu pejabat atau bagian termaksud melalui sekretaris atau
pembantu pimpinan yang bersangkutan; 3. Tamu teman pimpinan
Apabila tamu adalah teman pimpinan, maka sekretaris harus segera memberitahukan kepada pimpinan. Bila pimpinan siap menerimanya, sekretaris
mempersilahkan dan mengantarkan tamu tersebut menemui pimpinan. Dalam hal pimpinan sedang ke luar kantor, apabila tamu akan menunggu,
sekretaris hendaknya
mempersilahkan tamu
untuk menunggu sambil
menyediakan surat kabar, majalah, dan buletin kalau ada; 4. Tamu rutin Tamu pegaw ai kantor itu sendiri
Tamu rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Apabila tamu yang datang adalah pegaw ai kantor itu sendiri, sekretaris tidak perlu
menanyakan keperluan kunjungannya. Sekretaris biasanya dapat langsung mempersilahkan tamu untuk menemui pimpinan, bila tidak ada tamu
lainnya.
E. Mem buat dan Mem batalkan Perjanjian
Kategori