[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
82 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012
PENGELOLAAN ARSIP
INDIKATOR PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat: a.
menjelaskan pengertian arsip; b.
menjelaskan pengertian manajemen kearsipan, sistem pengindeksan dan arsip manual;
c. menjabarkan langkah-langkah pengelolaan arsip dinamis;
d. menjabarkan syarat-syarat seorang Pelaksana arsip.
1. URAIAN DAN CONTOH
Salah satu kegiatan penanganan surat adalah tata cara pengarsipan w arkat- w arkat berdasarkan sistem dan pola kearsipan dalam suatu organisasi atau instansi.
Penanganan arsip sangat penting karena dapat lebih mudah untuk mencari dokumen yang diinginkan dan juga merupakan bagian dalam proses penanganan informasi.
Tidak dapat dipungkiri bahw a penanganan arsip merupakan bagian yang tidak dipisahkan asas tata persuratan. Setiap surat di instansi harus ada arsipnya.
Penanganan arsip yang buruk mencerminkan citra buruk dari kantor tersebut oleh karena itu di perlukan tenaga yang terampil, metode yang sesuai dan fasilitas yang
memadai agar arsip-arsip dapat ditangani dengan baik.
A. Pengertian Arsip
Dalam rangka melaksanakan tugasnya, suatu instansi banyak sekali menerima surat dari luar, di samping itu banyak sekali menggunakan kertas-kertas
dan peralatan tulis lainnya untuk keperluan membuat surat. Sebagaimana diuraikan di Bab I, pekerjaan kantor adalah pekerjaan tulis menulis dan bukan tulis
menuis. Dengan dilakukannya pekerjaan tulis menulis, maka terciptalah surat-surat
atau catatan-catatan tertulis atau catatan lainnya. Catatan tersebut biasa dijadikan w arkat yang bahasa Inggrisnya biasa dinamakan record. yaitu setiap catatan
tertulis atau bergambar yang memuat keterangan yang ada kaitannya dengan kegiatan instansi yang dibuat untuk membantu ingatan.
KB 4
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 83
Beberapa ahli mengatakan bahw a kata arsip berasal dari kata Yunani yang pada mulanya berarti gudang penyimpanan w arkat-w arkat. Tetapi kemudian arsip
diartikan sebagai w arkat-w arkat itu sendiri. Untuk menghindarkan kerancuan,
Shellenberg memakai istilah archives untuk menunjukan kumpulan w arkat, sedang untuk menyimpan kumpulan w arkat itu ia memakai istilah archival
institution.
Arsip juga dapat berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudirjo 1982, 157-158, archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian
berikut ini : Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis,
piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen- dokumen, peta-peta
Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri
Dalam bahasa Inggris arsip dinyatakan dengan istilah file yang berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang, karena dahulu orang Inggris
menyatukan w arkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang Istilah w arkat berasal dari bahasa Arab, w arqat yang artinya surat. Saat ini
istilah w arkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie 1979,19 memberikan pengertian
bahw a w arkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiw a yang dibuat orang untuk keperluan perekan ingatan. Dalam bahasa
Inggris w arkat dikenal dengan istilah record. Ahli lainnya mengatakan bahw a kata arsip berasal dari kata latin, yaitu
archivum, yang artinya gedung pemerintah tempat penyimpanan surat-surat, peraturan perundang-undangan dan naskah dokumen lainnya. Dengan demikian
menurut pengertian ini arsip adalah unit kerja yang bertugas menyimpan segala dokumen surat-surat, peraturan perundangan dan naskah-naskah lainnya
bedasarkan suatu sistem tertentu. Pengertian arsip menurut Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun
2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiw a dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
84 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 Selain itu, berdasarkan UU RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dalam
Bab I Ketentuan Umum antara lain dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagai berikut.
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka w aktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang. 3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi danatau terus
menerus. 4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga kearsipan.
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya. 7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Arsip dapat berfungsi sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu, datainform asi kepada pimpinanmanajer atau yang mempunyai w ew enang
mengambil keputusan mengenai hasil hasil di masa lalu, selanjutnya dijadikan sebagai
dasar pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang, dan keterangan- keterangan vital, misalnya sesuai dengan ketentuan-ketentuan hukum. Mengingat
fungsi-fungsi arsip tersebut, arsip perlu dipelihara dengan baik karena mempunyai beberapa kegunaan bagi suatu instansi. Dalam pengetahuan perkantoran kegunaan
tersebut biasa dinamakan dengan “nilaikegunaan”. Arsip perlu dipelihara sebaik- baiknya karena mempunyai banyak kegunaan. Di Amerika Serikat kegunaan-kegunaan
itu biasa disebut dalam singkatan ALFRED yaitu kegunaan administrasi administrative value, kegunaan hukum legal value, kegunaan di bidang keuangan
fiscal value, kegunaan penelitian research value, kegunaan pendidikan educational value, dan kegunaan dokumentasi documentary value.
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 85
B. Manajem en Kearsipan 1. Pengertian Manajem en Kearsipan
