[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
54 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012
b. Pengolahan Surat Keluar 1 Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis
Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan
dalam rangka pelaksanaan tugas pokok. Surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk
selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani pemasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat kepada
pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan lembar pengantar. Satu lembar disposisi tembusannya harus disimpan oleh
sekretaris pimpinan sebagai sichler file dapat pula menggunakan buku ekspedisi. Petugas di unit pejabat teknis, harus memberikan tanda
tangan paraf
pada lembar pengantarbuku ekspedisi yang
menunjukan bahw a surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima.
Berdasarkan disposisi dari pimpinan, pejabat teknis mengambil langkah-langkah mengumpulkan bahan untuk menyusun konsep surat
jaw aban. Langkah pertama yaitu menginventarisir masalah yang kaitannya dengan hal yang tersebut di surat, dan menyusun konsep
surat secara sistematis, sampai dengan penandatanganan surat. Penyiapan surat keluar antara lain disebabkan adanya kebijakan
pimpinan, reaksi atas sesuatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif pejabat yang menangani tugasnya.
Setelah surat itu ditandatangani oleh pimpinan, selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unitpetugas pencatatan untuk
diberi nomor dan distempel, dan dicacat dalam buku agenda surat keluar, seperti contoh berikut:
Nomor Urut
Tanggal suratdokumen
Jenis Surat Dokumen Hal
Ketera- ngan
Und Ket
SKU ST
PER 1
2 3
4 5
6 7
8 9
Gam bar 3.8. Kolom Buku Agenda Surat Keluar
Setelah surat itu di beri nomor dan dicap stempel, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 55
surat siap untuk diteruskan kebagian pengiriman untuk dikirimkan ke alamat yang dituju.
2 Pengirim an Surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh unit tersendiri. Dalam uraian ini bagian
tersebut kita namakan bagian ekspedisi. Unit ini dipimpin oleh seorang pejabat dan dilengkapi sejumlah tenaga termasuk Pelaksana kirim
surat caraka dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Sebelum surat itu dikirim, oleh petugas di Bagian Ekspedisi diadakan
pengecekan kembali atas surat-surat tersebut dan diadakan langkah- langkah sebagai berikut:
a Surat-surat itu di cek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor, tanggal, cap instansi, dicek juga apakah lampiranya sudah
lengkap; b Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukan kedalam sampul
surat; c Untuk surat sangat rahasia rahasia digunakan sampul rangkap
dua. Kode rahasia surat dicantumkan pada amplop dalam; d Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu
ditunjukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain
misalnya segera, sangat segerakilat, surat dinas, bebas bea dan sebagainya.
Setelah surat itu lengkap, maka siap untuk dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui
pengantar surat caraka atau melalui pos. Dengan teknologi komunikasi, surat juga dapat dikirim via faksimile, e-mail atau
sejenisnya, tetapi surat ini tidak memerlukan sampul surat. Surat-surat yang bersifat sangat rahasia rahasia, sebaiknya tidak dikirim melalui
cara ini. Untuk surat dinas w alaupun cara pengirimannya dapat
dilakukan dengan faksimile, asli surat tetap dikirim kan kepada instansi yang dikirim kan surat.
c. Penyusunan Surat Korespondensi
