[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
118 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 Ia mengharapkan hendaknya sekretaris dapat menunjukkan orang yang dicari dan
kalau tidak ada hendaknya dapat disilahkan bertemu dengan orang lain yang dapat mew akilinya;
Ia mengharapkan ia merasa aman di dalam kantor tempat ia bertamu sesuai dengan tempat dan suasana kantor tersebut;
Ia mengharapkan bahw a kepadanya dapat diberitahukan kapan ia dapat bertemu orang yang harus ditemui jika yang bersangkutan tidak berada di kantor pada
w aktu itu; Ia mengharapkan bahw a ia akan menerima segala keterangan yang benar.
A. Ruang Penerim aan Tam u
Hal lain yang dapat menimbulkan penilaian baik terhadap suatu instansi tidak saja ditentukan oleh cara penerimaan tamu, tetapi juga oleh tempat penerimaan
tamu. Oleh karena itu letak dan penataan ruang penerimaan tamu harus mendapatkan perhatian yang layak dari pimpinan instansi.
Bagi instansi yang frekw ensi penerimaan tamunya cukup tinggi dan tamunya banyak, seyogyanya disediakan ruangan penerimaan tamu atau ruang tunggu
tamu tersendiri. Ruangan penerimaan tamu harus berada di tempat yang tenang, tidak terganggu oleh hiruk pikuknya pegaw aikegiatan kerja yang ada. Hal ini untuk
menjaga agar tamu yang sedang menunggu tidak merasa terganggu. Ruangan tamu harus ditata sebaik-baiknya, kursi tamu diatur sedemikian
rupa hingga tamu mudah untuk duduk, meja tamu selalu bersih dan di atasnya di tempatkan hiasan bunga yang cukup indah, w alaupun tidak berarti harus mahal.
Menyediakan brosur-brosur yang diterbitkan oleh instansi di meja tamu bila ada, dan koran atau majalah, juga merupakan langkah yang tepat. Rak-rak buku di
ruang tamu bila ada harus ditata menurut pengaturan interior yang sudah maju. Tanda-tanda penghargaan dan piala-piala yang pernah didapat oleh instansi dapat
juga disimpan di ruang tamu. Hiasan-hiasan dinding yang dipasang di ruang tamu harus yang ada kaitannya dengan tugas instansi, bila gambar demikian tidak ada,
sebaiknya dipasang gambar-gambar yang bersifat netral tetapi menimbulkan kesan asri, misalnya gambar pemandangan alam, di sudut-sudut ruangan di
tempatkan tanaman hias Hal lain yang perlu mendapat perhatian, w alaupun tidak berarti instansi menganjurkan orang untuk merokok, tetapi untuk menjaga
kenyamanan tamu yang suka merokok, dan untuk menjaga kebersihan ruangan, tidak ada salahnya bila di meja tamu disediakan juga asbak.
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 119
B. Syarat Seorang Penerim a Tam u
