[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 3
ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN ADMINISTRASI KANTOR
INDIKATOR PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat: a. menjelaskan pengertian administrasi, organisasi dan kantor;
b. menjelaskan lingkup pengerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor, peranan administrator kantor;
c. menjelaskan perlengkapan kantor, tata ruang dan lingkungan kantor.
1. URAIAN DAN CONTOH
Apakah yang Anda ketahui tentang administrasi? Administrasi adalah ilmu yang mempelajari proses atau kegiatan manusia yang dilakukan dengan bekerja sama.
Proses kerja sama manusia dengan melakukan pekerjaan di dalam kantor dan mengerjakan pekerjaan perkantoran disebut dengan administrasi perkantoran Office
Management. Dalam bahan ajar ini, yang akan dibahas adalah pengetahuan perkantoran yang biasa disebut dengan tata usaha yang merupakan bagian dari
administrasi. Penguasaan akan pekerjaan perkantoran menghasilkan pencapaian tujuan
organisasi secara efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak hanya pekerjaan tulis menulis tetapi lebih dari itu. Unit organisasi perlu didukung oleh peralatan kantor yang
memadai seiring dengan kemajuan teknologi peralatan kantor. Selain itu, diperlukan juga kenyamanan dan keindahan dalam suatu kantor, sehingga diperlukan tata ruang
dan tata lingkungan kantor yang memadai. Hal ini disajikan pada Kegiatan Belajar berikutnya.
A. Pengertian Adm inistrasi
Proses kerja sama antara dua orang atau lebih menurut cara-cara tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya diartikan sebagai
adm inistrasi dalam arti luas. Dari pengertian ini, terdapat 3 hal penting. Pertama
melibatkan orang lain jumlahnya paling tidak dua atau lebih. Kedua dilakukan bersama-sama. Ketiga, mempunyai tujuan yang akan dicapai. Didalam kehidupan
sehari-hari, di masyarakat ketiga ciri tersebut merupakan rangkaian yang saling berkaitan satu dengan lainya dan berjalan terus menerus dan teratur sifatnya.
KB 1
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
4 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 Sebagai suatu proses, administrasi terdiri atas berbagai macam kegiatan.
Kegiatan yang ada dalam administrasi, menurut The Liang Gie 1982, antara lain: pengorganisasian, manajemen, kepegaw aian, keuangan, perlengkapan, tata
usaha, serta tata hubungan. Perkantoran merupakan kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Oleh karena itu perkantoranpun merupakan administrasi. Namun yang Anda akan pelajari dalam
bahan ajar ini adalah pekerjaan kantor atau disebut juga dengan tata usaha seperti tersebut di atas, yakni pekerjaan yang bertalian dengan tulis menulis
dinamakan clerical work pekerjaan tulis menulis atau paper work pekerjaan kertas atau office work pekerjaan kantor. Dengan demikian jelaslah bahw a
pekerjaan kantor tidak sama dengan administrasi tetapi merupakan bagian dari
administrasi atau disebut juga adm inistrasi dalam arti sem pit. B. Pengertian Organisasi
Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada organisasi pemerintah, personil, keuangan dan lain-lain. Apakah yang dimaksud organisasi?
Secara aw am organisasi adalah berkumpulnya dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu.
Dengan demikian dapat dibuat pengertian organisasi yang sederhana yakni organisasi adalah sekelompok orang-orang yang bersatu padu bekerja secara
formal bedasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama.
Dengan rumusan dapat dilihat unsur-unsur organisasi sebagai berikut: o
Kelompok orang; o
Kerja sama; o
Tujuan; o
Keterikatan formal; o
Susunan hierarki. Organisasi dapat dilihat dari dua sisi, pertama sebagai kelompok orang dan
kedua sebagai w adah dari kerja sama tersebut. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama, organisasi bersifat dinamis, sedangkan dalam arti w adah,
organisasi bersifat statis. Dalam organisasiinstansi pemerintahan ada 2 jenis pekerjaan tugas yakni:
1. Tugas Pokok, disebut juga kegiatan substantifoperatif yakni kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena secara
langsung berhubungan dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok organisasi
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 5
berbeda satu
dengan lainnya tergantung dari tujuannya misalnya: penyelenggaraan ujian dinas Tk.II jarak jauh Kementerian Keuangan. Tujuan
pokoknya adalah memberikan bekal kepada pegaw ai Negari Sipil yang akan duduk ke golongan III, ini disebut pekerjaan operatif;
2. Tugas Penunjang, adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani memudahkan dan mempelancar tugas pokok. Biasanya disebut juga dengan
pekerjaan administratif. Tugas tersebut adalah penanganan pegaw ai, keuangan, material atau datainformasi tergantung besar kecilnya organisasi.
misalnya: membuat surat panggilan atau pembuatan jadw al ujian.
C. Pengertian Kantor Paul Mahieu sebagaimana terdapat dalam The Liang Gie 1982
