[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
94 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara membakar, mencacah dokumen
menjadi bagian kecil sehingga tidak dapat dikenali lagi, pemusnahan kimiaw i, pembuburan, ataupun dijual kepada pihak ketiga dalam keadaan tercacah. Berita acara
pemusnahan arsip dilampiri dengan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan bukti penyetoran uang hasil penjualan ke Rekening Kas Negara apabila dijual kepada pihak
ketiga.
D. Syarat-Syarat Seorang Pelaksana Arsip
Oleh karena tugas-tugas pengarsipan banyak sekali ragamnya dan jumlah serta volume pekerjaan yang sifatnya berkesinambungan, maka seorang yang
diberi tugas untuk menangani masalah kearsipan harus memenuhi syarat-syarat yang diperlukan. Seorang Pelaksana arsip harus melaksanakan penyimpanan
segala w arkat, menyiapkan semua w arkat setiap kali diperlukan dan mengumpulkan serta menyatukan semua w arkat yang mempunyai kaitan satu
dengan yang lain, sehingga menjadi satu riw ayat yang lengkap. Syarat-syarat yang paling utama bagi seorang Pelaksana arsip adalah
mempunyai minat kerja di bidang kearsipan, mempunyai pengetahuan tentang organsiasinya, mempunyai ketelitian, kerapihan, ketekunan, kecermatan, dapat
menyimpan rahasia organisasi dan mempunyai pengetahuan tentang kearsipan.
2. LATIHAN 4
Untuk membantu anda dalam memahami materi kegiatan belajar ini, coba anda kerjakan latihan-latihan di baw ah ini :
1. Jelaskan pengetian kata arsip di Indonesia 2. Uraikan kegunaan arsip
3. Uraikan dengan singkat kegiatan filing 4. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di unit Anda, adakah petugas yang ahli
di bidang kearsipan?
3. RANGKUMAN
Ada beberapa pendapat mengenai asal usul kata arsip, ada para ahli yang mengatakan dari bahasa latin, yaitu archivum. Kata arsip di indonesia dapat berarti
w adah, kegiatan dan w arkat-w arkat. Arsip sebagai suatu instansi merupakan pusat ingatan dan mempunyai beberapa nilai guna yang di Amerika disebut dengan singkat
ALFRED.
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 95
Pengelolaan arsip dapat dengan cara menerapkan salah satu sistem atau mengggabungkan sistem-sistem yang ada, yaitu sistem abjad, sistem geografis, sistem
kronologis, sistem nomor, dan sistem subjek.
4. TES FORMATIF 4
Untuk menguji hasil belajar pada kegiatan belajar 4 ini, coba Anda kerjakan tes formatif berikut ini, dengan cara berikan tanda silang X pada jaw aban yang Anda
anggap benar. 1. Arsip berasal dari kata latin “archivum” yang berarti ...
a. Catatan tertulis b. Bukti tertulis
c. Gedung pemerintah tempat menyimpan surat, peraturan perundang- undangan dan naskah dokumen lainnya
d. Naskah-naskah yang diterima oleh lembaga negara 2. Sistem pengelolaan arsip yang apabila disusun menurut urutan tanggal disebut
sistem ... a. Kronologis
b. Abjad c. Geografis
d. Subjek e. Surat kilat
3. Arsip yang masih memerlukan penanganan di unit organisasi masing-masing dilakukan oleh unit teknis yang menangani permasalahannya disebut arsip ...
a. Pasif b. Dinamis aktif
c. Statis d. Fungsional
4. Sistem arsip yang tidak langsung menunjuk suatu dokumen tertentu adalah ... a. Nomor
b. Kronologis c. Abjad
d. Subjek 5. Di baw ah ini adalah ketentuan Pokok Kearsipan adalah ...
a. Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 b. Undang-undang nomor 71 tahun 1977
c. Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 d. Undang-undang Nomor 43 tahun 2004
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
96 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012
5. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT
