[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
10 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 c. Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kew enangan yang
secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani.
2. Asas Desentralisasi
Penggunaan asas
ini berarti
masing-masing unit
organisasi penyelenggaraan sendiri kegiatan perkantorannya. Kegiatan perkantoran
tersebar keseluruh unit dan setiap pimpinan unit bertanggung jaw ab tidak hanya mengenai kegiatan substansi unit tetapi juga mengenai kegiatan perkantoran
yang ada
di unitnya.
Misalnya setiap
direktoratpusat mempunyai
SeksiSubagian Tata Usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas mengurus kebutuhan peralatan kantor, alat tulis menulis, pengetikan, penggandaan dan
sebagainya. Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu: a. Dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-
unit yang tersebar di beberapa tempat; b. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang
bersangkutan; c. Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada
asas sentralisasi dapat dihindarkan. Asas desentralisasi juga mempunyai beberapa kelemahan, antara lain
adalah a. memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan yang
sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin foto
copy lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaanya kapasitas mesin fotokopi tersebut tidak digunakan secara penuh;
b. memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor; c. memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan
mengoperasikan peralatan kantor dan jasa pengaw asan pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut.
3. Asas Gabungan Cam puran
Dengan adanya kelemahan-kelemahan seperti tersebut di atas, maka dalam beberapa instansi dilaksanakan asas gabungan campuran yang
merupakan perpaduan antara asas sentralisasai dan asas desentralisasi. Umumnya pekerjaan kantor yang sifatnya memerlukan pengaw asan secara
berkelanjutan dan mengandung banyak keraw anan dapat dilakukan dengan
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 11
mengunakan asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan kantor yang sifatnya umum dilakukan dengan mengunakan asas desentralisasi.
G. Penerapan Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor
Dalam menerapkan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor, sangat tergantung pada tujuan, luas pekerjaan, taraf perkembangan dan tingkat
kebutuhan suatu instansi serta dilaksanakan secara teknis dan ekonomis dapat dipertanggung jaw abkan. Pada instansi yang sudah berkembang biasanya lebih
tepat digunakan asas campuran. Selain bagaimana pengorganisasian pekerjaan kantor, anda perlu
mengetahui peranan manajer administrasi kantor, karena perannya sangat menentukan dalam efisien dan efektifitas pegaw ai dalam bekerja di kantor. Hal ini
akan dibahas pada bagian berikutnya.
H. Peranan Manajer Adm inistrasi Kantor
Ruang lingkup kegiatan perkantoran tergantung besar kecilnya suatu organisasi, kalau organisasinya kecil masih terbatas dengan catat mencatat.
Namun kalau organisasinya besar kegiatan yang mempengaruhi kegiatan kantor sangat kompleks antara lain dengan jumlah pegaw ai, jumlah perlengkapan yang
dipakai, sarana dan prasarana yang diperlukan, metode kerja, w aktu kerja yang diperlukan. Hal ini perlu dikelola dengan baik oleh administrator kantor manajer
yang berperan menentukan efisien dan efiktifitas organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam instansi pemerintah peran pimpinan baik mulai dari
jenjang eselon terendah sampai tertinggi memegang peranan yang sangat penting bagi terlaksananya pekerjaan kantor.
2. LATIHAN 1
Untuk membantu anda dalam memahami materi kegiatan belajar ini, coba Anda kerjakan latihan-latihan di baw ah ini
1. Jelaskan arti administrasi dalam arti luas 2. Jelaskan arti administrasi dalam arti sempit
3. Mengapa manusia perlu organisasi? 4. Sebutkan pengertian kantor dalam modul ini
5. Sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor dan asas-asas pekerjaan kantor 6. Bagaimana penerapan pengorganisasian pekerjaan kantor di tempat Anda
bekerja?
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
12 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012
3. RANGKUMAN
