[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 111
Meskipun seorang penelepon tidak meninggalkan pesan, sekretaris harus tetap mencatat bahw a seseorang telah menelepon pada w aktu ia tidak
ada di tempat. Pencatatan telepon, baik dengan pesan maupun tanpa pesan akan sangat membantu pimpinan.
4. Mengakhiri Pem bicaraan Telepon
Akhirilah setiap pembicaraan telepon dengan ramah dan tidak tergesa- gesa. Berikan kesan kepada pembicara bahw a anda senang mendapat
kesempatan bicara dengan dia. Katakanlah “selamat pagi” atau “selamat siang”, diikuti dengan menyebut nama orang yang diajak bicara. Ucapkan kata
“terima kasih”, sebab ini akan memberikan kesan yang baik kepada penelepon.
Tunggulah sampai pembicara meletakkan telepon dan mengucapkan ”terima kasih”, “sampai bertemu lagi”. Dia pasti akan merasa kurang senang
kalau anda meletakkan telepon dengan tergesa-gesa. Letakkan ganggang telepon perlahan-lahan. Telepon yang dihempaskan, pada telinga penelepon
akan kedengaran seperti pintu yang dibanting di muka tamu. Mungkin anda melakukannya tidak disengaja, tetapi efeknya sama saja.
B. Menelepon Keluar
Sebelum seseorang menelepon, dia harus meneliti dulu nomor yang akan diputar. Dalam hal ini sekretaris pimpinan suatu kantor dapat memperoleh nomor
telepon dari buku telepon, misalnya dari lembar yang memuat daftar nama instansi, perusahaan dan organisasi-organisasi yang disusun secara alphabet
menurut jenis usaha atau jasanya. Sekretaris harus mengenal benar isi halaman depan buku telepon dan buku kode yang memuat banyak keterangan yang sangat
berguna. Di samping itu sekretaris juga membuat sendiri daftar telepon lokal dan interlokal yang sering dihubungi dan dikehendaki pimpinan.
1. Persiapan yang perlu dilakukan dalam hal menelepon: a. memahami terlebih dahulu masalah apa yang akan disampaikan
dijelaskan dalam telepon; b. bila perlu menghafalkan atau mencatat nomor telepon pada secarik
kertas untuk menghindarkan salah sambung dan menghemat w aktu; c. siapkan alat tulis dan kertas untuk mencatat bila diperlukan;
d. bila sudah ada yang menerima telepon, sebut identitas penelepon, baru bicara lainnya;
e. bila terjadi salah sambung, nyatakan permintaan maaf;
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
112 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 f.
bila yang akan dihubungi melalui ekstensipesaw at khusus, maka tanyakan ekstensinya;
g. bila nomor tidak adakurang jelas, minta bantuan operator. 2. Menyambungkan telepon ke luar
a. Menyambung untuk pimpinan Sebelum menelepon ke luar, sekretaris harus mengetahui siapa
yang akan diajak bicara dan nomor teleponnya jika telepon sekretaris adalah telepon langsung, dia dapat menghubungi nomor yang dituju.
Namun jika hubungan telepon melalui sentral, maka sekretaris dapat meminta kepada operator agar menghubungkan dengan orang yang
dimaksud. Telepon mungkin diterima oleh orang yang bersangkutan atau
stafnya. Dalam kedua situasi ini, sekretaris harus menyebutkan identitas, instansi diri setelah mendapatkan sambungan. Kemudian sekretaris
mengatakan bahw a pimpinan ingin berbicara. Setelah sekretaris yakin bahw a pihak penerima telepon sudah siap
untuk berbicara, dia menyambungkan telepon tersebut kepada pimpinan untuk mengadakan pembicaraan. Hal ini diupayakan supaya orang yang
menerima telepon tidak menunggu lama. b. Menyambungkan pesan pimpinan
Dalam hal sekretaris diminta pimpinan untuk meyampaikan pesan kepada rekan kerja atau pihak lain, dia akan melakukan hal-hal sebagai
berikut: 1 Setelah
telepon diterima
pihak penerima,
sekretaris harus
memastikan apakah telepon telah benar-benar diterima oleh kantorperusahaan atau nomor yang dimaksud.
2 Meminta agar dihubungkan dengan bagian yang dikehendaki dan meminta berbicara dengan orang yang dimaksud.
3 Setelah diterima oleh orang yang bersangkutan dia menjelaskan pesan pimpinan kepada orang tersebut.
4 Dia mengucapkan terima kasih setelah menyampaikan pesan dimaksud dan meletakkan ganggang telepon dengan baik.
C. Sikap Saat Menelepon
