UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT Sistem Abjad

[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 81 10. Bentuk surat dinas di lingkungan instansi pemerintah adalah ... a. Resmi b. Full block c. Indent d. Semi blok

5. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT

Coba cocokkan hasil jaw aban Anda dengan kunci jaw aban yang telah disediakan. Hitunglah jaw aban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat pemahaman Anda terhadap materi pada kegiatan belajar ini. Perhatikan dan cocokan hasil jaw aban Anda dengan kualifikasi hasil belajar yang telah terinci sebagaimana rumus di baw ah ini. TP = Jum lah Jaw aban Yang Benar X 100 Jum lah keseluruhan Soal Apabila tingkat pemahaman TP Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari mencapai: Kriteria Nilai: 91 s.d 100 : Sangat Baik 81 s.d. 90 : Baik 71 s.d. 80 : Cukup 61 s.d. 70 : Kurang s.d. 60 : Sangat Kurang Apabila hasil perhitungan Anda telah mencapai 81 atau lebih, berarti Anda telah menguasai materi Kegiatan Belajar 3 ini dengan baik. Namun, apabila nilai anda kurang dari 81, Anda harus mempelajari kembali materi Kegiatan Belajar 3 ini. Untuk selanjutnya Anda dapat melanjutkan kegiatan belajar berikutnya. [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN 82 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 PENGELOLAAN ARSIP INDIKATOR PEMBELAJARAN Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan dapat: a. menjelaskan pengertian arsip; b. menjelaskan pengertian manajemen kearsipan, sistem pengindeksan dan arsip manual; c. menjabarkan langkah-langkah pengelolaan arsip dinamis; d. menjabarkan syarat-syarat seorang Pelaksana arsip.

1. URAIAN DAN CONTOH

Salah satu kegiatan penanganan surat adalah tata cara pengarsipan w arkat- w arkat berdasarkan sistem dan pola kearsipan dalam suatu organisasi atau instansi. Penanganan arsip sangat penting karena dapat lebih mudah untuk mencari dokumen yang diinginkan dan juga merupakan bagian dalam proses penanganan informasi. Tidak dapat dipungkiri bahw a penanganan arsip merupakan bagian yang tidak dipisahkan asas tata persuratan. Setiap surat di instansi harus ada arsipnya. Penanganan arsip yang buruk mencerminkan citra buruk dari kantor tersebut oleh karena itu di perlukan tenaga yang terampil, metode yang sesuai dan fasilitas yang memadai agar arsip-arsip dapat ditangani dengan baik.

A. Pengertian Arsip

Dalam rangka melaksanakan tugasnya, suatu instansi banyak sekali menerima surat dari luar, di samping itu banyak sekali menggunakan kertas-kertas dan peralatan tulis lainnya untuk keperluan membuat surat. Sebagaimana diuraikan di Bab I, pekerjaan kantor adalah pekerjaan tulis menulis dan bukan tulis menuis. Dengan dilakukannya pekerjaan tulis menulis, maka terciptalah surat-surat atau catatan-catatan tertulis atau catatan lainnya. Catatan tersebut biasa dijadikan w arkat yang bahasa Inggrisnya biasa dinamakan record. yaitu setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan yang ada kaitannya dengan kegiatan instansi yang dibuat untuk membantu ingatan. KB 4 [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 83 Beberapa ahli mengatakan bahw a kata arsip berasal dari kata Yunani yang pada mulanya berarti gudang penyimpanan w arkat-w arkat. Tetapi kemudian arsip diartikan sebagai w arkat-w arkat itu sendiri. Untuk menghindarkan kerancuan, Shellenberg memakai istilah archives untuk menunjukan kumpulan w arkat, sedang untuk menyimpan kumpulan w arkat itu ia memakai istilah archival institution. Arsip juga dapat berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudirjo 1982, 157-158, archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini :  Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen- dokumen, peta-peta  Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut  Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri Dalam bahasa Inggris arsip dinyatakan dengan istilah file yang berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang, karena dahulu orang Inggris menyatukan w arkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang Istilah w arkat berasal dari bahasa Arab, w arqat yang artinya surat. Saat ini istilah w arkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie 1979,19 memberikan pengertian bahw a w arkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiw a yang dibuat orang untuk keperluan perekan ingatan. Dalam bahasa Inggris w arkat dikenal dengan istilah record. Ahli lainnya mengatakan bahw a kata arsip berasal dari kata latin, yaitu archivum, yang artinya gedung pemerintah tempat penyimpanan surat-surat, peraturan perundang-undangan dan naskah dokumen lainnya. Dengan demikian menurut pengertian ini arsip adalah unit kerja yang bertugas menyimpan segala dokumen surat-surat, peraturan perundangan dan naskah-naskah lainnya bedasarkan suatu sistem tertentu. Pengertian arsip menurut Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiw a dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN 84 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 Selain itu, berdasarkan UU RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dalam Bab I Ketentuan Umum antara lain dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagai berikut. 1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka w aktu tertentu. 2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi danatau terus menerus. 4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga kearsipan. 6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Arsip dapat berfungsi sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu, datainform asi kepada pimpinanmanajer atau yang mempunyai w ew enang mengambil keputusan mengenai hasil hasil di masa lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang, dan keterangan- keterangan vital, misalnya sesuai dengan ketentuan-ketentuan hukum. Mengingat fungsi-fungsi arsip tersebut, arsip perlu dipelihara dengan baik karena mempunyai beberapa kegunaan bagi suatu instansi. Dalam pengetahuan perkantoran kegunaan tersebut biasa dinamakan dengan “nilaikegunaan”. Arsip perlu dipelihara sebaik- baiknya karena mempunyai banyak kegunaan. Di Amerika Serikat kegunaan-kegunaan itu biasa disebut dalam singkatan ALFRED yaitu kegunaan administrasi administrative value, kegunaan hukum legal value, kegunaan di bidang keuangan fiscal value, kegunaan penelitian research value, kegunaan pendidikan educational value, dan kegunaan dokumentasi documentary value. [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 85

B. Manajem en Kearsipan 1. Pengertian Manajem en Kearsipan

Ruang lingkup kearsipan sangat luas dan pengaruhnya sangat besar terhadap kelancaran administrasi perencanaan, administrasi pelaksanaan, dan administrasi pengaw asan. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan record management. Kegiatan manajemen kearsipan secara lengkap dapat meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengaw asan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Jadi kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi, sedangkan arsip dinamis yang tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke arsip nasional untuk disimpan sebagai arsip statis. Arsip abadi merupakan arsip yang harus disimpan selama-lamanya karena nilai informasi yang terkandung di dalamnya. Manajemen kearsipan umumnya diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah aw al dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mew ujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir. Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui dimana dokumen atau berkas berada, pakah pada tangan pemakai, di rak penyimpanan, atau di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan Basuki, 2003 1. Sistem hastaw i manual Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup: [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN 86 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 a. pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan; b. pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkaan pada maisng- masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan; c. pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna; d. pemakaian sistem terotomasi. 2. Sistem Barcoding Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada berkas atau dokumen. Berikut ini adalah contoh sebuah sandi balok atau barcode. 3. Sistem Pengindeksan Menurut Sukoco 2005 Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan-urutan atau bagian-bagian dari kata kunci yang akan disusun, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Sistem pengindeksan ada lima macam yaitu: Sistem abjad; geografis; kronologis; nomor; dan subjek.

1. Sistem Abjad

Yang dimaksud dengan sistem abjad yaitu sistem dimana w arkat-w arkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf A sampai dengan Z. Untuk dapat menyusun secara abjad, maka w arkat-w arkat perlu digolong- golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya. Agar sistem ini dapat dilaksanakan dengan baik perlu [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 87 adanya peraturan yang jelas yang dibuatditetapkan oleh instansi yang bersangkutan.

2. Sistem Geografis