[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
114 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 1. Pada saat andasekretaris mengangkat telepon dari luar, jaw aban apa yang
pertama andasekretaris ucapkan? 2. Apakah kebaikan menggunakan sarana komunikasi melalui telepon?
3. Bagaimana memilah telepon yang masuk apabila Anda di tempatkan menjadi Sekretaris Pimpinan?
4. Mengapa mimik, bahasa isyarat dan penampilan fisik tidak dapat digunakan dalam telepon seperti dalam komunikasi antar pribadi atau komunikasi
bersemuka? 5. Uraikan hal-hal yang perlu dihindarkan dalam bertelepon di kantor Anda
3. RANGKUMAN
Telepon adalah alat komunikasi yang cepat untuk menerima dan menyampaikan informasi. Pelayanan telepon di kantor dapat berhasil efektif bilamana para pegaw ai
kantor mengetahui cara-cara bertelepon yang tepat. Pelayanan telepon mencakup menerima telepon dan menelepon ke luar. Hal-hal
yang perlu dalam menerima telepon antara lain : identifikasi diri, memilih telepon yang masuk, tindakan yang dilakukan penerima telepon jika pimpinan tidak ada di tempat,
mencatat pesan dan mengakhiri pembicaraan telepon. Dalam hal menelepon ke luar, persiapan yang perlu dilakuan oleh sekretaris
pimpinan : memahami masalah yang akan disampaikan, mencatat nomor telepon, menyiapkan alat tulis, menanyakan nomor telepon bila telepon melalui operator,
meminta bantuan kepada operator bila nomor telepon tidak ada atau kurang jelas. Cara menelepon ke luar bagi sekretaris mencakup dua hal, yaitu: menyambungkan
telepon untuk pimpinan dan menyambungkan pesan pimpinan. Sikap pada w aktu menelepon mencakup memusatkan perhatian terhadap orang
yang sedang berbicara, menggunakan bahasa yang sopan, nada yang baik serta bahasa yang baik dan kata-kata yang jelas.
4. TES
FORMATIF 6
Untuk menguji hasil belajar pada kegiatan belajar 6 ini, coba Anda kerjakan tes formatif berikut ini, dengan cara berikan tanda silang X pada jaw aban yang Anda
anggap benar.
1. Tindakan apa yang seharusnya dilakukan seorang sekretaris pimpinan dalam menerima telepon yang masuk ke instansinya?
a. Menyiapkan block note b. Menyiapkan pulpen
c. Segera mengangkat telpon
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 115
d. Meneruskan kepada pihak yang berkompeten 2. Pada saat telepon berdering, dan diangkat, maka kalimat pertama yang
diucapkan adalah ... a. Hallo, nama diri
b. Nama instansi, nama sendiri, ucapan selamat c. Ucapan selamat
d. Nama instansi, ucapan selamat 3. Berikut ini adalah tindakan yang harus dilakukan sekretaris pimpinan dalam
menerima telepon bila pimpinan tidak ada di tempat, kecuali … a. Usaha untuk mendapatkan keterangan
b. Memberikan keterangan tentang ketidakhadiran pimpinan c. Mencatat pesan
d. Meneruskan kepada pejabat di baw ah pimpinan 4. Persiapan-persiapan di baw ah ini yang perlu dilakukan sebelum menelpon
keluar, kecuali … a. Memahami terlebih dahulu masalah apa yang akan disampaikan dijelaskan
dalam telepon b. Mencatat pesan yang ditujukan kepada pimpinan
c. Siapkan alat tulis dan kertas untuk mencatat bila diperlukan d. Bila yang akan dihubungi melalui extensionpesaw at khusus, maka
tanyakan extensionnya 5. Mengapa penerima telepon harus memusatkan perhatian kepada orang yang
sedang diajak bicara dalam telepon? a. Agar penerima telepon dapat lebih jelas menerima maksud dari penelpon
b. Agar penelpon tidak menunggu terlalu lama untuk berbicara dengan pimpinan
c. Untuk menghindari tersinggungnya perasaan orang yang diajak bicara dalam telepon
d. Agar mendapat perhatian dari penelpon 6. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada w aktu menelpon, salah
satunya adalah … a. Mintalah untuk mengulang kembali apa yang telah diucapkan apabila ada
pesan yang dirasa kurang jelas terdengar b. Berbicara dengan orang lain disekitar
c. Mengangkat gagang telepon dahulu baru mencari nomor telepon d. Menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
116 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012
5. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT
