[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 123
2. LATIHAN 7
Untuk membantu Anda dalam memahami materi kegiatan belajar ini, coba anda kerjakan latihan-latihan di baw ah ini
1. Apakah yang diharapkan seorang tamu bila datang ke suatu kantor? 2. Uraikan syarat-syarat seorang penerima tamu kantor
3. Sebutkan jenis-jenis tamu kantor 4. Bagaimana cara menghadapi tamu yang tidak ada perjanjian sebelumnya?
5. Bagaimana cara menghadapi tamu yang ingin menunggu pimpinan?
3. RANGKUMAN
Dalam pelayanan tamu kantor perlu peraturan protokoler yang dipatuhi kedua belah pihak, penerima tamu dan tamu. Setiap tamu mengharapkan pelayanan dan
penghormatan yang baik dari kantor dimana dia bertamu. Pelayanan tamu yang baik menggambarkan citra instansi yang baik.
Syarat-syarat seorang penerima tamu sekretaris pimpinan hendaknya sopan santun, ramah tamah, berkepribadian menarik, bijaksana, cerdas. Ia juga harus
mengetahui struktur organisasi, nama-nama pejabat di instansinya, serta mempunyai pengetahuan bahasa asing bahasa Inggris.
Beberapa hal yang harus dilakukan penerima tamu sekretaris pimpinan adalah : menghormati dan menyapa tamu, mengetahui maksud tamu, menyenangkan
tamu, memperkenalkan dan menghadapkan tamu. Jenis-jenis tamu kantor mencakup: tamu dengan perjanjian, tamu tanpa
perjanjian, tamu teman pimpinan, dan tamu rutin tamu pegaw ai kantor itu sendiri. Perjanjian dapat dibuat oleh pimpinan sendiri atau oleh sekretaris. Perjanjian
dapat dicatat di KartuAgenda Perjanjian. Perubahan perjanjian harus segera dikomunikasikan kepada orang yang membuat perjanjian dengan sekretaris atau
pimpinan.
4. TES FORMATIF 7
Untuk menguji hasil belajar pada kegiatan belajar 7 ini, coba Anda kerjakan tes formatif berikut ini, dengan cara berikan tanda silang X pada jaw aban yang Anda
anggap benar.
1. Mengapa ruangan penerimaan tamu harus berada di tempat yang tenang dan jauh dari kegiatan perkantoran?
a. Untuk menjaga agar tamu yang sedang menunggu tidak merasa terganggu b. Agar tamu merasa aman di dalam kantor tempat ia bertamu
c. Agar tamu mendapatkan perhatian yang layak dari pimpinan
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
124 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 d. Untuk menghindari terbocornya hal-hal yang berhubungan dengan
pembicaraan rahasia instansi 2. Berikut ini beberapa syarat seorang penerima tamu secara umum, kecuali …
a. Harus tahu sampai sejauh mana dia boleh menggunakan kebijaksanaannya sendiri
b. Harus mengetahui struktur organisasi dari instansinya c. Harus mengetahui maksud kedatangan tamu
d. Harus sopan, ramah tamah dan berkepribadian menarik 3. Berikut ini adalah beberapa hal yang seharusnya dilakukan untuk melayani
tamu, kecuali ... a. Mengetahui maksud tamu
b. Menyenangkan tamu c. Memperkenalkan dan menghadap tamu
d. Mempersilahkan tamu langsung menghadap pimpinan 4. Tamu yang sebelum menghadap pimpinan diharuskan mengisi buku tamu adalah
merupakan jenis tamu … a. Tamu rutin
b. Tamu tanpa perjanjian c. Tamu teman pimpinan
d. Tamu dengan perjanjian 5. Apa yang harus dilakukan sekretaris untuk membantu mengingatkan pimpinan jika
ada perjanjian? a. Mengingatkan pimpinan dengan lisan
b. Dicatat dalam buku catatan khusus c. Membuat surat kepada pimpinan
d. Menelpon pimpinan 6. Siapakah yang dapat mencatat kartuagenda perjanjian?
a. Sekretaris b. Pimpinan
c. Tamu d. Wakil Pimpinan
5. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT
Coba cocokkan hasil jaw aban Anda dengan kunci jaw aban yang telah disediakan. Hitunglah jaw aban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus untuk
mengetahui tingkat pemahaman Anda terhadap materi pada kegiatan belajar ini.
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 125
Perhatikan dan cocokan hasil jaw aban Anda dengan kualifikasi hasil belajar yang telah
terinci sebagaimana rumus di baw ah ini. TP = Jum lah Jaw aban Yang Benar X 100
Jum lah keseluruhan Soal
Apabila tingkat pemahaman TP Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari mencapai:
Kriteria Nilai:
91 s.d
100 :
Sangat Baik 81
s.d. 90
: Baik
71 s.d.
80 :
Cukup 61
s.d. 70
: Kurang
s.d. 60
: Sangat Kurang
Apabila hasil perhitungan Anda telah mencapai 81 atau lebih, berarti Anda telah menguasai materi Kegiatan Belajar 7 ini dengan baik. Namun, apabila nilai anda
kurang dari 81, Anda harus mempelajari kembali materi Kegiatan Belajar 7 ini. Untuk selanjutnya Anda dapat melanjutkan kegiatan belajar berikutnya.
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
126 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012
TES SUMA TIF
1. Berilah tanda silang x pada huruf B bila pernyataan betul dan S bila salah.
Kategori