Sistem Nom or Sistem Subjek

[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN 88 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012

4. Sistem Nom or

Bila digunakan sistem nomor, maka masing-masing w arkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Pelaksana arsip harus mengadakan pengelompokan w arkat-w arkat yang ada menurut pemasalahannya. Baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya. Misalnya Pelaksana arsip akan mengadakan kegiatan arsip di bidang kesekretariatan. Pertama-tama ia melakukan pengelompokan: bidang keuangan, bidang perlengkapan, dan bidang pegaw aian. Selanjutnya pelaksana arsip memberikan penomoran bidang keuangan diberi kode nomor 1, bidang perlengkapan diberi kode nomor 2, dan bidang kepegaw aian diberi kode nomor 3. Tiap-tiap subkelompok diberi nomor secara berurutan. Sekarang sistem filing akan nampak seperti berikut: 1. Keuangan 1.1 Pembayaran gaji 1.2 Tunjangan khusus 1.3 Uang lembur 2. Perlengkapan 1.1 Meja kerja 1.2 Mesin kantor 2.3 Alat tulis kantor 3. Kepegaw aian 3.1 Lamaran 3.2 Pengangkatan 3.3 Kenaikan pangkat Demikian seterusnya Pelaksana arsip dapat mengadakan penomoran yang lebih rinci lagi menurut kelompok dan mendetail disusun sesuai kebutuhan instansi.

5. Sistem Subjek

Apabila suatu instansi memutuskan untuk menggunakan sistem subjek, maka Pelaksana arsip harus memisahkan-memisahkan w arkat-w arkat yang ada sesuai dengan pemasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahw a penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah, bukan kepada penomorannya. [ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I ] PENGETAHUAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 89 Apabila dihendaki, Pelaksana arsip dapat mengadakan pengelompokan lebih rinci lagi sampai kepada kelompok kenaikan gaji diadakan sub-sub kelompok kenaikan gaji golongan I, golongan II dan seterusnya. Dari sub-sub kelompok ini diadakan penge-lompokan lebih lanjut misalnya kenaikan gaji golongan I w ilayah Jaw a, Sumatera, Kalimantan, kenaikan gaji golongan II w ilayah Jaw a, Kalimantan dan seterusnya.

3. Arsip Manual