[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 119
B. Syarat Seorang Penerim a Tam u
Seperti telah disebutkan sebelumnya bahw a satu hal penting bagi seorang penerima tamu sekretaris adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya
kepada tamu sehingga dapat memberikan citra yang baik terhadap instansi tersebut. Untuk tujuan ini, seorang penerima tamu harus memenuhi persyaratan
dalam menjalankan tugas ini. Umumnya, seorang penerima tamu harus sopan, ramah tamah dan
berkepribadian menarik. Dia juga harus bijaksana dan cerdas dalam mengambil keputusan dan bertindak. Misalnya, seorang penerima tamu harus tahu sampai
sejauh mana dia boleh menggunakan kebijaksanaannya sendiri, karena bertindak melampaui w ew enang tidak dibenarkan. Dia harus tahu apa yang boleh dibicarakan
dengan tamu dan apa yang tidak boleh dibicarakan. Dia juga harus mengetahui struktur organisasi, nama-nama pejabat di instansi yang bersangkutan dengan kantor
dimana dia bekerja. Di samping itu seorang penerima tamu sebaiknya dapat berbicara bahasa asing, terutama bahasa Inggris.
C. Cara Penerim aan Tam u Kantor
Tata cara penerimaan tamu dalam suatu instansi atau organisasi ada yang dilayani secara sentralisasi terpusat oleh suatu unit khusus, atau penerima tamu
receptionist untuk semua tamu yang berkunjung dan ada yang ditangani secara langsung oleh masing-masing unit.
Untuk penerimaan tamu yang ditangani langsung oleh masing-masing unit, sekretaris pimpinan berfungsi sebagai penerima tamu untuk pimpinan. Sebelum
tamu menemui pimpinan, tamu tersebut akan diterima lebih dahulu oleh sekretaris. Dalam hal ini, setiap tamu hendaknya diberi suatu pelayanan yang sebaik-baiknya
oleh sekretaris, untuk memberikan kesan yang baik terhadap instansi tersebut. Apabila tamu datang, maka sekretaris harus menghentikan semua
pekerjaannya dan memberikan perhatian kepada tamu. Beberapa hal yang seharusnya dilakukan untuk melayani tamu :
1. Menghormati dan menyapa tamu; 2. Mengetahui maksud tamu
Untuk tamu tertentu, Sekretaris perlu mengetahui maksud kedatangan tamu. Sekretaris perlu meminta tamu mengisi kartu tamu, mengenali identitas tamu.
Kartu tamu ini penting untuk menghindari kemungkinan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu. Untuk tamu yang sudah dikenal oleh
Sekretaris misalnya atasansejaw at baw ahan, tamu rutin tidak perlu mengisi kartu tamu;
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
120 PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 Di baw ah ini contoh Kartu Tamu:
Nomor : …………… Number
K A R T U T A M U Visitor Card
1. Nama
Name 2.
Pekerjaan Occupation
3. Alamat
Address 4.
Telepon Telephone
5. Ingin
Want to see 6.
TentangHal Subject
: ………………………………… : …………………………………
: ………………………………… : …………………………………
: ………………………………… : …………………………………
…………………., …………20… Tanda tangan
Signature ……………………….
Catatan Notes: Selesai pukul Finish at : ……………..
Tanda tangan Signature : ……………. CATATAN PENERIMA TAMU
VISITOR’S REGISTER Tanggal
Date Masuk Pukul
In : PMAM Paraf
Sign Keluar Pukul
Out : PMAM Paraf
Sign
Harap disampaikan kembali kepada penerima tamu waktu keluar kembali
Please refer to receptionist after you are served
Gam bar 7.1. Contoh Kartu Tam u
3. Menyenangkan tamu Apabila tamu harus menunggu, persilahkanlah tamu duduk di kursi tamu
dan bila w aktu w aktu menunggu agak lama, taw arkanlah bacaan-bacaan seperti surat kabar, majalah-majalah, atau buletin kantor tersebut. Hal ini
dilakukan agar tamu tidak merasa bosan menunggu; 4. Memperkenalkan dan menghadapkan tamu
Sekretaris hendaklah menyebutkan nama tamu dan nama pimpinan bila dia mengantar tamu ke ruang pimpinan. Biasanya dengan urutan menyebutkan
nama tamu dulu, baru nama pimpinan.
[ MODUL UJIAN DINAS TINGKAT I
] PENGETAHUAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 2012 121
D. Identifikasi Jenis Tam u Kantor
Kategori