48 Komunikasi harus diatur alurnya dari mana dahulu harus
didisposisikan.
3. Memanfaatkan Umpan Balik
Umpan balik memberikan para penerima pesan kesempatan untuk menanggapi pesan sehingga pengirim pesan dapat melihat apakah pesan
tersebut telah diterima dan menghasilkan respon yang telah diharapkan.
4. Pengaturan waktu yang efektif
Surat atau pesan yang masuk ke sebuah lembaga tidak hanya satu atau namun bisa puluhan setiap harinya. Jangan sampai pesan tidak pernah
terbaca oleh manajer atau terlewat.
5. Menyederhanakan bahasa
Bahasa yang rumit telah diketahui sebagai salah satu penghalang utama dalam komunikasi. Para atasan harus menyampaikan pesan dalam kata-
kata, tindakan, dan simbol yang bisa dipahami oleh penerima pesan.
6. Menggunakan Gosip
Gosip umumnya merupakan jalur komunikasi penting yang ada di setiap organisasi. Biasanya gosip berperan sebagai mekanisme yang
menciptakan proses komunikasi yang cepat. Untuk memperkuat pemahaman, dijabarkan syarat sebuah
informasi yang baik : 1.
Benar dalam angka, jumlah, dan data Hafied, 2013: 126 2.
Lengkap dan komplit Hafied, 2013: 126
49 3.
Tersedia pada waktunya dan tidak tertinggal dari segi aktual Hafied, 2013: 126
4. Sebagai referensi dan nara sumber bersifat terarah Hafied, 2013: 126
5. Penyajianyang baik, sehingga tidak menimbulkan penafsiran ganda
atau berbeda Hafied, 2013: 126 6.
Relevan yaitu informasi memberi manfaat bagi pemakainya Lantip, 2013: 5
Adapun syarat komunikasi agar berhasil dijelaskan oleh D. Lawrence Kincaid 1985: 126 sebagai berikut:
1. Diberikan petunjuk khusus mengenai alur tindakan yang tepat guna
memecahkan masalah untuk mencapai hasil yang diinginkan 2.
Pada alur tindakan diberikan waktu pelaksanaan yang tepat 3.
Pihak lawan ditempatkan pada situasi yang harus dimintai keputusan dalam alur tindakan yang dianjurkan, dengan kata lain pihak lawan
harus diberi tahu tentang situasi apa yang sedang terjadi. Dengan adanya syarat tersebut, ada beberapa pedoman untuk
memilih sarana komunikasi yang tepat untuk organisasi internal: 1.
Alat pancaindera manakah yang lebih banyak digunakan masyarakat dalam berkomunikasi D. Lawrence Kincaid, 1985: 127.
2. Berapa banyak peluang yang ada untuk memperoleh umpan balik. Di
sini komunikan harus memahami setiap peluang pada setiap sarana komunikasi agar bisa menentukan sarana mana yang memiliki peluang
terbanyak mendapat umpan balik D. Lawrence Kincaid, 1985: 127
50 3.
Siapakah dan bagaimana mengendalikan laju gerak komunikasi. Pihak sumber harus paham bahwa seberapa besar kemampuan penerima
pesan dalam menafsirkan informasi. Sumber sebisa mungkin melambatkan laju komunikasi sehingga pesan tersebut sampai pada
semua orang D. Lawrence Kincaid, 1985: 127 4.
Masyarakat seperti apa yang hendak dituju. Hal ini penting mengingat bahwa setiap usia memiliki pemahaman yang berbeda. Kata yang akan
digunakan dalam mengemas informasi itu pun akan berbeda jika tujuannya berbeda D. Lawrence Kincaid, 1985: 127
5. Pentingnya pesan. Pembuat informasi harus jeli menyebarkan
informasi, apakah informasi tersebut penting untuk semua orang atau hanya sebagian orang saja D. Lawrence Kincaid, 1985: 127
6. Kecepatan. Pertama harus diketahui apakah pesan tersebut sangat
mendesak sehingga harus disampaikan secepat mungkin. Sehingga harus dipilih media yang paling cepat penyampaiannya The Liang
Gie, 2007: 65 7.
Biaya. Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sarana komunikasi The Liang Gie, 2007: 66
Berdasarkan pedoman komunikasi yang baik, maka diperoleh ciri- ciri yang menunjukan sebuah komunikasi yang sukses menurut John M.
Ivancevich 2006: 129 :
Kategori