Hubungan Antar Negara Unsur-Unsur Penyelenggaraan Haji Embarkasi Jakarta

a. Penerimaan dan Pemberangkatan Jamaah haji ketika masuk ke asrama haji panitia wajib menerima dengan baik untuk pemeriksaan one stop servise, panitia penerima jamaah memberikan tanda pengenal jamaah 24 jam sebelum jamaah masuk asrama, melayani jamaah yang udzur, mengurus barang bawaan jamaah yang udzur, melaporkan data jamaah transit, memantau bus jamaah dari asrama ke bandara. 54 b. Penanganan Dokumen Dokumen record adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan, digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. 55 Berdasarkan definisi diatas disimpulkan bahwa dokumen adalah suatu data atau fakta yang dapat digunakan sebagai informasi dalam melakukan suatu keterangan. Berkaitan dengan pembahasan tentang dokumen, KeMenterian Agama RI menjelaskan bahwa definisi dokumen haji adalah suatu data yang berisikan identitas jamaah haji yang digunakan untuk kelengkapan perjalanan haji. Dokumen haji adalah dokumen resmi jamaah haji berupa paspor dan dokumen perjalanan lainnya. 56 54 Direktorat Jendral Penyelenggaraan Haji dan Umroh, Pedoman Kerja PPIH Embarkasi Jakarta: Kementrian Agama, 2010, h.33 55 Badri Munir, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern Jakarta: Erlangga, 2007, h. 82 56 Basyumi Muhammad, Reformasi Manajemen Haji Jakarta,: FDK Press, 2008, h.156 Perjalanan Haji adalah perjalanan antar Negara yang didalamnya berlaku hukum Internasional , diantaranya adalah kelengkapan dokumen perjalanan yang diatur dengan peraturan pemerintahan nomor 36 tahun 1992 tentang surat Perjalanan Republik Indonesia, yaitu paspor. Penggunasan paspor dilihat dari jenisnya ada empat macam, yaitu paspor diplomatik, paspor dinas, paspor umum dan paspor haji. Setiap warga Negara yang hendak menunaikan ibadah haji harus menggunakan Paspor Haji yang dikeluarkan oleh Menteri Agama dan telah mendapatkan visa haji dari pemerintahan Arab Saudi melalui Kedutaan Besar Arab Saudi di Indonesia. Paspor haji berwarna coklat merupakan dokumen resmi yang harus dimiliki oleh setiap calon haji untuk melaksanakan perjalanan ibadah haji dan pemiliknya wajib melakukan pengamanan atas paspor yang dimiliki serta hanya diberikan kepada calon jamaah haji yang telah terdaftar resmi di Kementerian Agama.Berbeda dengan jenis paspor lainnya, paspor tersebut hanya berlaku untuk satu musim haji, demikian juga dengan visa yang diberikan oleh pemerintah Arab Saudi berlaku sebatas hanya untuk kota-kota perhajian, yaitu Jeddah, Mekkah, Madinah. Blanko paspor haji dicetak oleh Kementerian Agama dan tidak ada interaksi langsung dengan calon haji, sejak penulisan data calon haji yang dilakukan dengan