Tugas Pelaksana Tugas Panitia Penyelenggara Ibadah Haji Embarkasi Jakarta

c. Bidang Akomodasi mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas penempatan jamaah haji, pengankutan jamaah haji dalam asrama, memelihara kebersihan asrama, dan catering, dan membawahi seksi- seksi sebagai berikut: 1 Seksi Penempatan Jamaah bertugas mendata kapasitas gedung dan kamar, menyusun rencana penempatan jamaah, membuat daftar nama jamaah haji pada masing-masing gedung, menyiapkan sarana yang dibutuhkan 2 Seksi Kebersihan Asrama bertugas menjaga kebersihan dan kenyamanan asrama, dan mengatur sarana kebersihan 3 Seksi Pengawasan Katering bertugas mengkoordinasikan pengelola katering, dan mengawasi kualitas dan pendistribusian katering d. Bidang Pembinaan Jamaah dan Petugas mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas pemantapan manasik haji serta pemantapan petugas haji, dan membawahi seksi-seksi sebagai berikut: 1 Seksi Pemantapan Manasik Haji bertugas menyusun jadwal ceramah manasik, menghubungi tenaga penceramah manasik, mengatur tempat bimbinganceramah manasik, mengatur pelaksanaan shalat berjamaah lima waktu dan penerapan manasik haji, memberikan pelayanan konsultasi kepada jamaah haji 2 Seksi Pemantapan Petugas bertugas melayani perlengkapan petugas, mengatur pemantapan kelompok, menerima dan mendayagunakan petugas daerah karukarom, mengatur penempatan akomodasi petugas e. Bidang Keamanan mempunyai tugas mempersiapkan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas pengamanan dalam asrama dan luar asrama, serta dalam bandara dan luar bandara, dan mengkoordinasikan dengan semua instansi terkait dalam pengamanan dan pelayanan jamaah haji, dan membawahi seksi- seksi sebagai berikut: 1 Seksi Keamanan Asrama bertugas menjaga ketertiban dalam asrama haji, mengatur lalu lintas, menjaga keamanan barang jamaah haji dan petugas yang berada dalam asrama, dan menampung pengaduan dan memproses kejadiankasus-kasus kehilangan di dalam asrama untuk selanjutnya bekerjasama dengan pihak yang berwajib untuk penyelesaian 2 Seksi Keamanan Bandara bertugas menjaga ketertiban bandara haji, mengatur lalu lintas, memeriksa identitas petugas yang akan keluar masuk bandara, menjaga keamanan barang jamaah haji dan petugas yang berada dalam bandara, menampung pengaduan dan memproses kejadiankasus-kasus kehilangan di bandara, untuk selanjutnya bekerjasama dengan pihak yang berwajib untuk penyelesaiannya f. Bidang perbekalan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas pembagian living cost, gelang identitas, dan barang tercecer, menyiapkan rekapitulasi hasil pelaksanaan tugas seksi-seksi, dan membawahi seksi-seksi sebagai berikut: 1 Seksi living cost bertugas menyusun rencana kegiatan pembayaran living cost, membagikan uang living cost langsung kepada jamaah, menghimpun tanda bukti pembayaran living cost, dan merekap pembayaran living cost 2 Seksi Gelang Identitas bertugas memantau pembuatan gelang identitas, menerima dan mendistribusikan gelang identitas dan perbekalan lainnya, mengganti gelang identitas yang salah cetak 3 Seksi Barang Tercecer bertugas mengamankan barang-barang jamaah yang tercecer, menyerahkan barang tercecer kepada pemiliknya, melakukan koordinasi dan hubungan kerja dengan pihak penerbangan dan petugas daerah 69 g. Bidang penerbangan Mempersiapkan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas pengangkutan jamaah dan petugas berikutnya barang bawaannya, pembuat tiket dan manifest jamaah haji 1 Seksi Penimbangan dan Angkutan Barang 69 Panitia PPIH, Laporan Operasional Pemberangkatan Jakarta: Asrama Haji Press, 2014, h.18 Mengidentifikasikan barang bawaan jamaah haji, menimbang seluruh barang bawaan jamaah haji, mengumumkan barang-barang yang belum mendapatkan label cargo, mengangkut barang-barang bawaan yang telah ditimbang, mengamankan seluruh barang bawaan yang tertinggal, dan menyampaikan informasi tentang barang yang terangkut dan yang tidak terangkut kepada ketua kloter 2 Seksi Tiket dan Manifest Menyiapkan pembuatan tiket jamaah haji, mencetak tiket jamaah haji sesuai manifest, menggandakan manifest jamaah haji, mendistribusikan manifest keseluruh bidang terkait, dan membuat berita acara pemberangkatan dan pemulangan h. Bidang Imigrasi Mengkoordinasikan dan melaksanakan tugas pemeriksaan paspor haji yaitu memeriksa daftar penumpang pax list, dan menyiapkan kesiapan exit permit terhadap jamaah haji 1 Seksi Pemeriksaan Dokumen Perjalanan Menerima paspor haji yang sudah selesai diproses oleh pemvisaan, memeriksa kelengkapan paspor jamaah haji, memubuhkan checking pemberangkatan dan kedatangan jamaah, mengirimkan paspor ke bidang penerbangan, memeriksa paspor yang telah diberikan tiket, menyerahkan paspor yang siap berangkat kepada seksi penelitian dan penyerahan paspor i. Bidang Bea Cukai mempunyai tugas merencanakan pemeriksaan dokumen dan barang bawaan jamaah, memantau pelaksanaan pemeriksaan brang bawaan jamaah, menyelesaikan permasalahn terhadap dokumen dan barang bawaan, berkoordinasi dengan bidang perbekalan dan dokumen terhadap barang bawaan dan dokumen yang tidak dapat terselesaikan, dan membawahi seksi-seksi sebagai berikut: 1 Seksi Pemeriksaan Barang Bawaan bertugas melakukan penelitian dan pemeriksaan barang jamaah dan petugas haji, memberikan tanda pada bungkus kopertas barang bawaan jamaah yang sudah diperiksa, membantu dan menyelesaikan masalah yang timbul dalam pemeriksaan barang bawaaan. 2 Seksi Penyelesaian Dokumen Barang Bawaan bertugas menyelesaikan hal-hal yang berkaitan dengan dokumen barang bawaan jamaah, dan membuat data barang bawaan setiap kloter j. Bidang Kesehatan Jamaah mempunyai tugas memberikan pelayanan dan memeriksa kesehatan jamaah haji dan petugas di Embarkasi, melakukan sanitasi dabn surveillance, melakukan pengawasan catering di Asrama haji, dan membawahi seksi-seksi sebagai berikut: 1 Seksi sanitasi dan surveillance bertugas melakukan surveillance atas makanan jamaah haji dan sanitasi lingkungan asrama 2 Seksi kesehatan jamaah di Asrama bertugas memberikan pelayanan kesehatan kepada jamaah dan petugas selama di asrama haji, melakukan pelayanan rujukan ke rumah sakit, dan melakukan pemeriksaan laboratorium sederhana 3 Seksi Kesehatan jamaah di Bandara bertugas memberikan pelayanan kesehatan kepada jamaah dan petugas haji selama di pelabuhan embarkasidebarkasi, melakukan pelayanan rujukan ke rumah sakit 70 70 Direktorat Jendral Penyelenggara Haji dan Umroh Kementrian Agama RI, Pedoman kerja PPIH Pusat dan Embarkasi Jakarta: Sekertariat PPIH, 2010, h. 28-45

BAB IV ANALISIS MANAJEMEN PELAYANAN

PANITIA PENYELENGGARA IBADAH HAJI EMBARKASI JAKARTA TAHUN 2014

A. Manajemen Pelayanan Panitia Penyelenggara Ibadah Haji Embarkasi

Jakarta Tahun 2014 Pemerintah Indonesia sangat berperan penting dalam penyelenggaraan ibadah haji reguler yaitu untuk mencapai kepuasan jamaah haji. Berdasarkan Undang-Undang No.13 tahun 2008 pasal 11 bahwa Menteri membentuk panitia penyelenggara ibadah haji di tingkat pusat, di daerah yang memiliki embarkasi, dan di Arab Saudi. 71 Dalam Undang-Undang tersebut Menteri Agama diwajibkan membentuk kepanitiaan penyelenggara ibadah haji di setiap embarkasi. Proses pembentukan panitia dimaksud Kepala Kantor Wilayah KeMenterian Agama mengajukan nama calon panitia penyelenggara ibadah haji kepada Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah yang kemudian diusulkan kepada Menteri Agama, setelah di setujui maka Direktorat Jenderal Penyelenggaraan 71 Republika Indonesia, Undang-undang Republik Indonesia Penyelenggaraan Haji dan umrah, Jakarta: Sekertariat Negara, 2008, pasal 13 67 Haji dan Umrah akan menurunkan surat keputusan pembentukkan Panitia Penyelenggara Ibadah Haji 1435 H2014 M. Pengangkatan Panitia Penyelenggara Ibadah Haji Embarkasi Jakarta 1435 H2014 M oleh Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah atas nama Menteri Agama, dilaksanakan dua minggu sebelum pemberangkatan haji gelombang pertama. Menurut penulis pengangkatan dan pengukuhan panitia tidak sesuai dengan peraturan dan pedoman kerja PPIH Pusat dan Embarkasi yang mengharuskan PPIH Embarkasi dibentuk 30 hari sebelum pemberangkatan kloter pertama. Sehingga PPIH Embarkasi Jakarta dalam waktu dua minggu mempersiapkan operasional penyelenggaraan ibadah haji tidak cukup leluasa, serba mendadak dan terkesan kurang adanya perencanaan dan persiapan yang lebih baik. Padahal pengelolaan operasional penyelenggaraan ibadah haji tidak terlepas dari upaya memenej pelayanan yang direncanakan dengan baik sesuai kaidah manajemen. 72 Manajemen pelayanan yang dilakukan oleh Panitia Penyelenggara Ibadah Haji Embarkasi Jakarta baik dari perencanaan, pengorganisasian, pergerakkan dan pengawasan bertujuan agar pelayanan dapat berjalan dengan baik dan maksimal sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu perlu adanya manajemen yang baik dalam penyelenggaraan haji yang mengatur seluruh proses kegiatan pelayanan yang diberikan Panitia Penyelenggara Ibadah Haji Embarkasi kepada jamaah haji 72 Wawancara dengan Bapak Aan selaku pejabat Badan Pengelola Asrama Haji dan selaku anggota PPIH Embarkasi Jakarta tahun 2014, tanggal 13 April 2015 melalui manajemen perhajian yang profesional dan inovatif disertai integritas yang tinggi agar jamaah haji dapat melaksanakan kegiatan ibadah dengan benar, tertib dan lancar sehingga tercapai haji yang mabrur dan meningkatkan amal ibadah pasca melaksanakan ibadah haji. Manajemen yang baik memiliki fungsi seperti menurut George R. Terry, yang merumuskan fungsi-fungsi dari pada manajemen, yakni sebagai berikut : 73

1. Menentukan Perencanaan Planning

Planning dapat diartikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penemuan secara matang dalam hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan adalah perencanaan tentang apa yang akan dicapai, yang kemudian memberikan pedoman, garis besar apa yang akan dituju. Perencanaan merupakan suatu perumusan dari persoalan-persoalan tentang apa dan bagaimana sesuatu pekerjaan hendak dikerjakan. Perencanaan merupakan suatu persiapan preparation untuk tindakan-tindakan kemudian. Dalam merencanakan kegiatan penyelenggaraan haji reguler Panitia Penyelenggara Ibadah Haji melakukan beberapa hal: a. Perkiraan dan perhitungan jenis pelayanan dan jumlah jamaah 73 Maringan Masry Simbolon, Dasar- dasar Administrasi dan Manajemen, Jakarta, Ghalia Indonesia, 2004, h.36 Kemampuan untuk memperkirakan dan memperhitungkan situasi suatu kegiatan beserta sasaran-sasaran yang diperlukan untuk waktu mendatang adalah mutlak diperlukan bagi penyusunan perencanaan suatu kegiatan yang efektif, karena waktu yang akan datang bersifat dinamis dan berubah-rubah dengan memperkirakan dan memperhitungkan segala kemungkinan yang akan terjadi pada masa depan, memberikan alternatif dan solusi agar rencana kegiatan tetap terlaksana. Demikian pula Panitia Penyelenggara Ibadah Haji Embarkasi Jakarta memperkirakan dan menghitung waktu masa operasional dalam pelayanan haji di asrama haji Jakarta meliputi akomodasi, katering, transportasi, dokumen, dan kesehatan jamaah haji serta jenis pelayanan lainnnya, contoh pemberangkatan jamaah haji embarkasi Jakarta Pondok Gede direncanakan sejumlah 24 kloter dengan jumlah jamaah haji 10.694 orang dan petugas sejumlah 120 orang, total jamaah dan petugas adalah 10.814 orang terdiri dari jamaah haji dan petugas asal Provinsi DKI Jakarta dan Provinsi Lampung 74 sebagaimana daftar rekapitulasi rencana pemberangkatan jamaah haji sebagai berikut: Tabel 4.1: Rencana Pemberangkatan Jamaah Haji No Asal Daerah Kloter Jamaah Petugas Jml 1 DKI Jakarta 13 5.668 65 5.733 2 Lampung 11 5.026 55 5.081 Jumlah 24 10.794 120 10.814 Sumber Paper: Laporan Operasional Pemberangkatan tahun 2014 74 Wawancara dengan Bapak Panca selaku pejabat Badan Pengelola Asrama Haji dan selaku anggota PPIH Embarkasi Jakarta tahun 2014, tanggal 27 April 2015