e. Subag Penerangan, Humas dan Protokol bertugas memberikan
penerangan kepada masyarakat tentang jadwal keberangkatan dan pemulangan haji serta keadaan jamaah, menyiapkan konferensi press,
mengatur kelancaran protokoler tamu-tamu penting serta
pemberangkatan dan pemulangan jamaah, mendokumentasikan kegiatan wartawan, mengkliping, menganalisa, dan menginformasikan
berita tentang perhajian kepada pimpinan PPIH
68
4. Tugas Pelaksana
Unsur pelaksana, melaksanakan persiapan dan pelaksanaan proses pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji yang meliputi rincian tugas
sebagai berikut: a.
Bidang Penerimaan dan Pemberangkatan Jamaah mempunyai tugas mempersiapkan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan
mengendalikan tugas-tugas pendaftaran dan penerimaan jamaah, pelayanan jamaah udzur, transit dan pemberangkatan, memantau
kesiapan kloter, saat pemulangan memantau pemulangan jamaah dan kedatangan pesawat, dengan membawahi seksi-seksi sebagai berikut :
1 Seksi Pendaftaran dan Penerimaan Jamaah bertugas menyiapkan
counter penerimaan jamaah dan tanda pengenal, menyampaikan informasi tentang proses pelayanan penerimaan, mencocokkan
nama jamaah haji antara SPMA dan pramanifes, menyerahkan
68
Panitia PPIH, Laporan Operasional Pemberangkatan Jakarta: Asrama Haji Press, 2014, h.16
daftar nama jamaah haji , dan menyampaikan SPMA untuk diserahkan kepada Sekretaris PPIH Embarkasi
2 Seksi Jamaah Udzur bertugas melayani, menyantuni, dan merujuk
jamaah yang sakit ke politeknik asrama haji atau rumah sakit yang telah ditentukan, mendata calon jamaah haji yang sakit, mengurus
barang bawaan jamaah haji yang sakit, memonitor jamaah haji yang dirawat di rumah sakit untuk dilaporkan kepada kepala
bidang penerimaan jamaah, dan mengurus pemakaman jamaah haji yang wafat atau mengantarkan kepada keluarganya
3 Seksi Transit bertugas mengkoordinasikan dengan petugas daerah
pada saat keberangkatan dan kepulangan, memantau keberangkatan dan kepulangan, melaporkan data kedatangan jamaah transit
4 Seksi Pemberangkatan bertugas memantau dan melaporkan
kesiapan kloter yang akan diberangkatkan, kesiapan bus jamaah dari asrama ke bandara, mengkoordinasikan pemberangkatan bus
dari asrama ke bandara sesuai jadwal, mencataat OTP On Time Performance setiap keberangkatan pesawat, dan membuat Berita
Acara Pemberangkatan BAP paling lambat 1 jam setelah kloter yang bersangkutan terbang, berisi jumlah jamaah real yang
berangkat dan OTP penerbangan b.
Bidang Dokumen mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas
pembuat pramanifest, pelayanan komputerisasi Siskohat penelitian
