Separation of Business and Private Spheres

121 PT Samindo Resources Tbk 2016 Annual Report Salah satu usaha yang dilakukan Perseroan untuk memperkuat GCG adalah dengan menciptakan kebijakan yang membuat pihak internal dan eksternal Perseroan untuk melaporkan ketika terjadi suatu pelanggaran seperti terjadinya tindak pidana korupsi. Selain indikasi korupsi, sesuai dengan pedoman whistleblowing system yang dikeluarkan KNKG, pelapor dapat melaporkan hal-hal terkait dengan kecurangan, ketidakjujuran, perbuatan melanggar hukum, pelanggaran terhadap perpajakan, pelanggaran terhadap etika perusahaan, perbuatan yang membahayakan keselamatan dan kesehatan kerja atau membahayakan keamanan Perseroan, perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian inansial maupun non inansial terhadap perusahaan, dan pelanggaran terhadap prosedur standar. Cara Penyampaian Laporan Pelanggaran Pelapor menyampaikan laporan dalam bentuk surat dengan disertai dokumen pendukung yang diperlukan. Pelapor dapat menghubungi tim Sekretaris Perusahaan melalui surat tertulis atau email. Laporan dapat disampaikan secara anonim. Namun demikian, pelapor harus menyertakan kontak agar tim Sekretaris Perusahaan dapat menindaklanjuti laporan tersebut. Laporan yang disampaikan tanpa nama, tanpa bukti jelas, dan nomor kontak, akan ditampung sebagai informasi, namun belum akan ditindaklanjuti. Perlindungan Bagi Pelapor Perseroan menjaga kerahasiaan identitas pelapor dengan tujuan memberikan perlindungan kepada pelapor dan anggota keluarga atas tindakan balasan dari terlapor atau organisasi. Informasi pelaksanaan tindak lanjut laporan akan disampaikan secara rahasia kepada pelapor yang identitasnya lengkap. Penanganan Pengaduan Sekretaris Perusahaan akan meneruskan pengaduan- pengaduan yang masuk untuk kemudian dilanjutkan kepada tim Audit Internal, selanjutnya akan dilakukan penyelidikan terkait pengaduan tersebut. Jika hasil penyelidikan Audit Internal terbukti maka hasil penyelidikan akan diserahkan kepada Direksi. Selanjutnya Direksi akan memutuskan sanksi baik administratif ataupun sanksi hukum yang akan diberikan kepada pihak yang bersangkutan. One of the Company’s efort to strengthen its GCG performance was to create a policy that encourages internal and external parties to report any event of a breach of regulation, such as corruption, to the Company. In addition to indications of corruption, in accordance with the whistleblowing system guidelines issued by KNKG, the whistleblower can also report matters related to allegations of fraud, dishonesty, misconduct, violations of taxation, violation of corporate ethics, acts that endanger the health and safety of employees or jeopardize the safety of the Company, acts that may cause harm to the Company’s inancial and non- inancial condition, and violations of standard procedures. Whistleblowing Mechanism The whistleblower is required to submit a report in the form of a letter, accompanied by the necessary supporting documents. The whistleblower may contact the Corporate Secretary team of the Company through a written letter or email. Reports can be made anonymous. However, the whistleblower must include a contact to the Corporate Secretary team so that the report can be followed up. Reports submitted without a name, without any clear evidence or contact point will be handled as information, but are not mandatory to be followed up any further. Protection for Whistleblowers The Company maintains the conidentiality of the identity of the whistleblower, with an aim to provide protection for the whistleblower and their family members from any possible act of reprisal from the reported party. Information on the follow-up of the report will be submitted in conidentiality to the whistleblower that has provided a complete identity. Report Handling The Corporate Secretary will forward any incoming report to the Internal Audit, further will be conduct an investigation related to the report. If the results of the Internal Audit investigation prove the reported action, then the results of the investigation will be submitted to the BOD. Further, the BOD will decide either to exact an administrative sanction or resort to a penal sanction to the parties concerned. Whistleblowing System Whistleblowing System

3. Leading Change

• Periodically improve business processes through new breakthroughs, • Ensure the stability of the Company to manage potential risks and related issues, • Actively seek potential business opportunities by mature planning and timely execution of such plans.

4. Growing Together

• Grow together with employees, shareholders, customers and partners, • Become the safety and protection of the environment as a priority, • Maintain a commitment to acting and being responsible as a global corporate citizen.

3. Memimpin Perubahan

• Secara berkala memperbaiki proses bisnis melalui terobosan-terobosan baru, • Memastikan stabilitas Perseroan dengan mengelola potensi resiko dan isu-isu terkait, • Secara aktif mencari potensi peluang bisnis dengan perancanaan yang matang dan eksekusi yang cepat.

4. Tumbuh Bersama

• Tumbuh bersama-sama dengan karyawan, pemegang saham, pelanggan dan partner, • Menjadi keamanan dan perlindungan terhadap lingkungan sebagai prioritas, • Komitmen untuk bertindak dan bertanggung jawab sebagai bagian dari korporasi global. 07 Tanggung Jawab Sosial Perusahaan Corporate Social Responsibility