Good Corporate Governance Investor Relation

110 Laporan Tahunan 2016 PT Samindo Resources Tbk 2. Investor Relation The Corporate Secretary team decided to slightly restrain the Investor Relations’ activities. The decision was due to the coal industry condition which has a negative trend. The following Investor Relations activities are carried out by the Corporate Secretary team: a. Public Expose In 2016, the Company held one annual public expose done on May 3, 2016 at the Gran Melia. Information submitted among other things, the Company’s performance and business development plans. b. Non-deal Road Show Non-deal Road Show conducted in 2016 only focused on securities companies that trade the Company’s securities by a signiicant amount. The Company made non-deal road show in the 2nd half of 2016. c. One on One Meeting The Corporate Secretary team also conducts several meetings with securities companies analysts. 3. Corporate Communication a. Internal Communication The Corporate Secretary team plays an active role in bridging the communication of the Company functions and communication between the BOD and the employees and its subsidiaries. b. External Communication Here are some external communication activities conducted by the Corporate Secretary team during 2016: • Redesigning Website, • Press Release, • Media Handling. c. Corporate Event The Corporate Secretary team is also responsible for organizing corporate events as follows: • BOC Meeting, BOD Meeting and Audit Committee Meeting, • GMS, • Public Expose, • Employee Gathering. Proile of the Corporate Secretary The Corporate Secretary position is held by Hananto Wibowo. He is an Indonesian citizen. He graduated with a Bachelor of Economics in Accounting in 1995 and Master of Management in 2005 from University of Indonesia. He is also registered as a CPA from Indonesian Institute Certiied Public Accountants and as a CA from Indonesian Accountants Association. Prior to joining the Company, he worked as a manager in a manufacturing company. In 2013 he joined the Company. Based on the Letter No. SRTHRGA2014020102 dated 11 February 2014, he was appointed as the Corporate Secretary. 2. Investor Relations Team Sekretaris Perusahaan memutuskan untuk sedikit menahan kegiatan Investor Relations . Keputusan tersebut dikarenakan kondisi industri batubara yang berada dalam tren negatif. Berikut kegiatan Investor Relations yang dilakukan oleh tim Sekretaris Perusahaan: a. Paparan Publik Pada tahun 2016 Perseroan mengadakan satu kali paparan publik tahunan yang dilakukan pada tanggal 3 Mei 2016 di Hotel Gran Melia. Informasi yang disampaikan antara lain, kinerja Perseroan dan rencana pengembangan bisnis. b. Non-deal Road Show Non-deal Road Show yang dilakukan pada tahun 2016 hanya difokuskan kepada perusahaan sekuritas yang mentransaksikan saham Perseroan dengan jumlah yang signiikan. Perseroan melakukan non-deal road show pada paruh kedua 2016. b. One on One Meeting Team Sekretaris Perusahaan juga melakukan beberapa meeting dengan analis perusahaan sekuritas. 3. Corporate Communication a. Komunikasi Internal Team Sekretaris Perusahaan berperan aktif dalam menjembatani komunikasi antar fungsi Perseroan dan komunikasi antara Direksi dengan seluruh jajaran Perseroan serta anak perusahaan. b. Komunikasi Eksternal Berikut beberapa kegiatan komunikasi eksternal Perseroan yang dilakukan oleh tim Sekretaris Perusahaan selama tahun 2016: • Redesigning Website, • Press Release, • Media Handling. c. Event Korporat Team Sekretaris Perusahaan juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan acara-acara korporat sebagai berikut: • Rapat Dewan Komisaris, Rapat Direksi dan Rapat Komite Audit, • RUPS, • Paparan Publik, • Employee Gathering. Proil Sekretaris Perusahaan Sekretaris Perusahaan dijabat oleh Hananto Wibowo. Beliau adalah warga negara Indonesia. Beliau memperoleh gelar Sarjana Ekonomi jurusan Akuntansi di tahun 1995 dan Magister Ilmu Manajemen di tahun 2005 dari Universitas Indonesia. Beliau juga tercatat sebagai CPA dari Institut Akuntan Publik Indonesia dan CA dari Ikatan Akuntan Indonesia. Sebelum bergabung dengan Perseroan, beliau menjabat sebagai manager di perusahaan manufaktur. Di tahun 2013, beliau bergabung di Perseroan. Berdasarkan surat SRTHRGA2014020102 tanggal 11 Februari 2014, beliau ditunjuk menjadi Sekretaris Perusahaan. 111 PT Samindo Resources Tbk 2016 Annual Report The role of Internal Audit is very important in reviewing whether the use of the corporate’s resources have been carried out in eicient and efective manner. Therefore, the role played by the Internal Audit is very signiicant and strategic, as it is directly related to the corporate’s internal control system. Therefore all corporation should have an adequate internal auditor. The Proile of Internal Audit Head The Company’s Internal Audit Unit was led by Sharamicca Zulfan. She graduated from the Tarumanegara University in 2006 with a degree in Economics. She started her career as an Auditor at the Osman, Bing Satrio Public Accounting Firm. She continued her career as an Assistant Manager of the Internal Audit at Hotel Mulia Senayan. She joined the Company in 2011 to occupy the Assistant Manager Finance position. Internal Audit Training There are no training and certiication for the Internal Audit during 2016. Internal Audit Structure The position of internal auditor in the organizational structure greatly afects the success of their duty, so the internal auditor in such position can perform its function appropriately and be able to work lexibly in an independent and objective manner. The determination of the internal auditor role with a clear job description would have a positive impact in the communication process between the internal auditor and the corporate’s owner or managers. Conversely, unclear determination would hamper the reporting low from the internal auditor, therefore the corporation needs to explicitly determine the internal auditor’s position. In the corporate’s organizational structure, the Internal Audit position is directly under the President Director. The Head of Internal Audit reports all audit indings directly to the Company’s President Director. The Duties Responsibilities of Internal Audit a. Ensures that the risk management, internal control and GCG processes are adequate and functioning properly, b. Evaluates compliance with prevailing laws, rules and regulation, and the Company’s policies and procedures, c. Evaluates whether signiicant inancial, management and operational information within the audit scope have been presented with accurate, complete, reliable and timely, Peranan Audit Internal sangat berpengaruh dalam menelaah penggunaan sumber daya di perusahaan agar efektif dan eisien. Oleh sebab itu peran yang dimainkan oleh Audit Internal sangat signiikan dan strategis karena langsung berhubungan dengan sistem pengendalian internal perusahaan. Maka sudah seharusnya seluruh perusahaan harus memiliki auditor internal yang memadai. Proil Kepala Audit Internal Unit Audit Internal Perseroan dipimpin oleh Sharamicca Zulfan. Beliau menyelesaikan pendidikan dari Universitas Tarumanegara pada tahun 2006 dengan gelar Sarjana Ekonomi. Beliau memulai karirnya sebagai Auditor di Kantor Akuntan Publik Osman, Bing Satrio. Beliau melanjutkan karirnya sebagai Assistant Manager Internal Audit di Hotel Mulia Senayan. Beliau bergabung dengan Perseroan pada tahun 2011 dengan menempati posisi Assistant Manager Finance. Pelatihan Audit Internal Tidak ada pelatihan dan sertiikasi Audit Internal selama tahun 2016. Struktur Audit Internal Kedudukan auditor internal dalam struktur organisasi sangat mempengaruhi keberhasilannya menjalankan tugas, sehingga dengan kedudukan tersebut memungkinkan auditor internal dapat melaksanakan fungsinya dengan baik serta dapat bekerja dengan luwes dalam arti independen dan objektif. Struktur organisasi auditor internal secara jelas disertai dengan job description yang jelas akan membawa dampak yang positif dalam proses komunikasi antara auditor internal dengan pihak pemilik perusahaan atau manajer. Namun sebaliknya, penempatan yang tidak jelas akan menghambat jalannya arus pelaporan dari auditor internal, karena itu perlu ditentukan secara tegas kedudukan auditor internal ini. Dalam struktur organisasi Perseroan, kedudukan Audit Internal berada langsung di bawah Presiden Direktur. Kepala Audit Internal melaporkan langsung segala bentuk temuan audit langsung kepada Presiden Direktur Perseroan. Tugas Tanggung Jawab Audit Internal a. Meyakinkan bahwa pengelolaan resiko, pengendalian internal dan proses GCG telah memadai dan berfungsi dengan baik, b. Mengevaluasi ketaatan terhadap hukum, peraturan perundang-undangan, dan kebijakan serta prosedur Perseroan yang berlaku, c. Mengevaluasi informasi keuangan, manajemen dan operasional yang signiikan dalam ruang lingkup audit sudah disajikan dengan akurat, lengkap, dapat dipercaya dan tepat waktu, Audit Internal Internal Audit Corporate Secretary Training During 2016 there are no training taken by the Corporate Secretary. Pelatihan Sekretraris Perusahaan Selama tahun 2016 tidak ada pelatihan untuk Sekretaris Perusahaan.