Acceptance of Gifts and other Advantages

120 Laporan Tahunan 2016 PT Samindo Resources Tbk

e. Sexual Harassment

An employee is strictly prohibited from doing improper action such an intimidation, bullying or coercion of a sexual nature, or an unwelcome or inappropriate promise of rewards in exchange for sexual favors.

f. Bullying

The Company is an organization that promotes a healthy and convenience working environment and against any forms of action that tend to do a kind of mobbing or bullying which caused a disrespectful and assault to others through innuendo, rumors, and public discrediting. Circulation of Code of Conduct Statement The entire management and employees are required to understand the Company’s Code of Conduct as the basis for implementing behaviors that govern the relationship between the employees and the Company, among fellow employees, customers, suppliers, shareholders, stakeholders, government and the society. The circulation of this Code of Conduct takes place in a variety of media made available to all employees, especially those in operational areas.

e. Pelecehan Seksual

Karyawan dilarang secara keras untuk melakukan tindakan yang tidak tepat seperti intimidasi, penindasan atau pemaksaan yang bersifat seksual, atau janji yang tidak benar atau tidak patut sebagai penghargaan atas imbalan terhadap tindakan seksual.

f. Penindasan

Perseroan adalah sebuah organisasi yang mendorong lingkungan kerja yang sehat dan nyaman terhadap segala bentuk aksi yang cenderung melakukan semacam serangan atau penindasan yang menyebabkan ketidaksopanan dan kekerasan kepada orang lain melalui sindiran, isu, dan menjatuhkan di depan umum. Sosialisasi Kode Etik Pernyataan Seluruh manajemen dan karyawan wajib memahami Kode Etik Perseroan ini sebagai dasar penerapan perilaku yang mengatur hubungan antara karyawan dengan Perseroan, sesama karyawan, konsumen, pemasok, pemegang saham, stakeholders , pemerintah dan masyarakat. Sosialisasi Kode Etik Perseroan dilakukan dengan menggunakan berbagai media kepada seluruh karyawan Perseroan, terutama yang berada di area operasional. Perseroan selalu berupaya menciptakan budaya Perseroan yang menjunjung tinggi integritas. Pendekatan internalisasi budaya dilakukan melalui intervensi pada keempat aspek yaitu integritas, daya saing, perubahan dan kebersamaan. Dengan pendekatan tersebut, budaya Perseroan selain tertulis dalam kebijakan dan prosedur juga menjadi suatu disiplin soft skills yang dipraktikkan oleh Dewan Komisaris, Direksi dan karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari- hari:

1. Fokus Integritas

• Perseroan menekankan integritas untuk melakukan yang terbaik pada segenap insan Perseroan melalui tindakan-tindakan yang sesuai dengan moral dan tidak menyalahi peraturan yang berlaku, • Memenuhi setiap komitmen kepada seluruh pemangku kepentingan dengan dasar kejujuran dan kepercayaan, • Melaksanakan tugas dengan berbasiskan etika dan tidak pernah mendapatkan keuntungan dari pihak lain dengan penyalahgunaan wewenang.

2. Daya Saing Global

• Bekontribusi positif terkait kapabilitas Perseroan melalui pengembangan diri secara berkala dan pembelajaran, • Memberikan hasil kerja yang terbaik melalui pengembangan best practice yang berwawasan global, • Menetapkan tujuan kompetitif dan melakukan yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. The Company always strives to establish a corporate culture that upholds integrity. The approach is carried out through the internalization of intervention on four aspects, namely integrity, competitiveness, as well as change and unity. Through this approach, culture of the Company in addition to its written policies and procedures is becoming a soft skill practiced by the BOC, BOD and employees in their daily conduct:

1. Integrity Focus

• The Company emphasizes integrity in doing the best on every employee of the Company, through actions that are aligned with the moral code and the prevailing regulations, • Fulill every commitment to all stakeholders on the basis of honesty and trust, • Carry out tasks on the basis of ethics and never takes advantage of other parties due to the abuse of authority.

2. Global Competitiveness

• Positively contribute to the Company’s capability through ongoing self-development and learning, • Provide the best results from their work, through the development of best practices on a global perspective, • Establish a competitive goal and strive to achieve that goal. Budaya Perusahaan Corporate Culture 121 PT Samindo Resources Tbk 2016 Annual Report Salah satu usaha yang dilakukan Perseroan untuk memperkuat GCG adalah dengan menciptakan kebijakan yang membuat pihak internal dan eksternal Perseroan untuk melaporkan ketika terjadi suatu pelanggaran seperti terjadinya tindak pidana korupsi. Selain indikasi korupsi, sesuai dengan pedoman whistleblowing system yang dikeluarkan KNKG, pelapor dapat melaporkan hal-hal terkait dengan kecurangan, ketidakjujuran, perbuatan melanggar hukum, pelanggaran terhadap perpajakan, pelanggaran terhadap etika perusahaan, perbuatan yang membahayakan keselamatan dan kesehatan kerja atau membahayakan keamanan Perseroan, perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian inansial maupun non inansial terhadap perusahaan, dan pelanggaran terhadap prosedur standar. Cara Penyampaian Laporan Pelanggaran Pelapor menyampaikan laporan dalam bentuk surat dengan disertai dokumen pendukung yang diperlukan. Pelapor dapat menghubungi tim Sekretaris Perusahaan melalui surat tertulis atau email. Laporan dapat disampaikan secara anonim. Namun demikian, pelapor harus menyertakan kontak agar tim Sekretaris Perusahaan dapat menindaklanjuti laporan tersebut. Laporan yang disampaikan tanpa nama, tanpa bukti jelas, dan nomor kontak, akan ditampung sebagai informasi, namun belum akan ditindaklanjuti. Perlindungan Bagi Pelapor Perseroan menjaga kerahasiaan identitas pelapor dengan tujuan memberikan perlindungan kepada pelapor dan anggota keluarga atas tindakan balasan dari terlapor atau organisasi. Informasi pelaksanaan tindak lanjut laporan akan disampaikan secara rahasia kepada pelapor yang identitasnya lengkap. Penanganan Pengaduan Sekretaris Perusahaan akan meneruskan pengaduan- pengaduan yang masuk untuk kemudian dilanjutkan kepada tim Audit Internal, selanjutnya akan dilakukan penyelidikan terkait pengaduan tersebut. Jika hasil penyelidikan Audit Internal terbukti maka hasil penyelidikan akan diserahkan kepada Direksi. Selanjutnya Direksi akan memutuskan sanksi baik administratif ataupun sanksi hukum yang akan diberikan kepada pihak yang bersangkutan. One of the Company’s efort to strengthen its GCG performance was to create a policy that encourages internal and external parties to report any event of a breach of regulation, such as corruption, to the Company. In addition to indications of corruption, in accordance with the whistleblowing system guidelines issued by KNKG, the whistleblower can also report matters related to allegations of fraud, dishonesty, misconduct, violations of taxation, violation of corporate ethics, acts that endanger the health and safety of employees or jeopardize the safety of the Company, acts that may cause harm to the Company’s inancial and non- inancial condition, and violations of standard procedures. Whistleblowing Mechanism The whistleblower is required to submit a report in the form of a letter, accompanied by the necessary supporting documents. The whistleblower may contact the Corporate Secretary team of the Company through a written letter or email. Reports can be made anonymous. However, the whistleblower must include a contact to the Corporate Secretary team so that the report can be followed up. Reports submitted without a name, without any clear evidence or contact point will be handled as information, but are not mandatory to be followed up any further. Protection for Whistleblowers The Company maintains the conidentiality of the identity of the whistleblower, with an aim to provide protection for the whistleblower and their family members from any possible act of reprisal from the reported party. Information on the follow-up of the report will be submitted in conidentiality to the whistleblower that has provided a complete identity. Report Handling The Corporate Secretary will forward any incoming report to the Internal Audit, further will be conduct an investigation related to the report. If the results of the Internal Audit investigation prove the reported action, then the results of the investigation will be submitted to the BOD. Further, the BOD will decide either to exact an administrative sanction or resort to a penal sanction to the parties concerned. Whistleblowing System Whistleblowing System

3. Leading Change

• Periodically improve business processes through new breakthroughs, • Ensure the stability of the Company to manage potential risks and related issues, • Actively seek potential business opportunities by mature planning and timely execution of such plans.

4. Growing Together

• Grow together with employees, shareholders, customers and partners, • Become the safety and protection of the environment as a priority, • Maintain a commitment to acting and being responsible as a global corporate citizen.

3. Memimpin Perubahan

• Secara berkala memperbaiki proses bisnis melalui terobosan-terobosan baru, • Memastikan stabilitas Perseroan dengan mengelola potensi resiko dan isu-isu terkait, • Secara aktif mencari potensi peluang bisnis dengan perancanaan yang matang dan eksekusi yang cepat.

4. Tumbuh Bersama

• Tumbuh bersama-sama dengan karyawan, pemegang saham, pelanggan dan partner, • Menjadi keamanan dan perlindungan terhadap lingkungan sebagai prioritas, • Komitmen untuk bertindak dan bertanggung jawab sebagai bagian dari korporasi global.