Tujuan Standar Layanan dan SOP

Lampiran A - Uraian Substansi 152 www.kinerja.or.id Tata Kelola Inisiasi Menyusu Dini dan ASI Eksklusif Contoh Format SOP Status Dokumen Induk Salinan No.Distribusi Nama Organisasi JUDUL SOP No Dokumen No Revisi Halaman Unit Kerja SOP dilakukan Tanggal Terbit Disetujui oleh, Pimpinan Organisasi, Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait Sumber

5.4. Teknik Penulisan

SOP adalah instruksi yang harus dapat dipahami oleh semua orang yang menggunakannya. Oleh karena itu, penulis harus selalu mencoba untuk menulis prosedur sesederhana mungkin dan mampu mengomunikasikan isinya dengan baik. Di bawah ini adalah langkah-langkah penulisan SOP yang efektif dan eisien, antara lain:

a. Tulislah tiap langkah dengan kalimat

pendek. Kalimat yang panjang lebih sulit untuk dipahami dan cenderung terdiri lebih dari satu langkah. Beberapa kalimat pendek biasanya lebih mudah untuk dipahami. Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu mesin adalah sebagai berikut: Kalimat Panjang: Gunakan sarung tangan untuk membersihkan debu dan bercak dari alat kesehatan atau keringkan dengan lap jika mikroskopenya basah. Kalimat Pendek: • Bersihkan debu dan bercak dari alat kesehatan. • Gunakan sarung tangan untuk menghilangkan debu dan bercak. • Gunakan lap untuk mengeringkan mikroskope yang basah. 153 www.kinerja.or.id Tata Kelola Inisiasi Menyusu Dini dan ASI Eksklusif Kalimat pendek pada contoh di atas dibentuk dengan format hirarki. Kedua contoh menyampaikan makna yang sama, akan tetapi pada contoh kalimat panjang lebih sulit untuk dipahami. Pada contoh di atas menampilkan satu langkah dengan dua cara untuk melakukan langkah tersebut.

b. Tulislah langkah-langkah di SOP sebagai kalimat perintah atau

kalimat aktif. Kalimat perintah pada instruksi kerja lebih mudah untuk dipahami. Kalimat ini selalu dimulai dengan kata kerja. Sebagai berikut adalah contoh SOP tentang penimbangan balita: Tidak jelas: Berat balita harus dicatat pada laporan penimbangan. Jelas: Catat berat balita pada laporan penimbangan. Pada contoh di atas, manajer ingin mengetahui hasil penimbangan balita sehingga dapat menentukan tindakan terhadap banyaknya balita. Pada contoh yang jelas mengarahkan personil yang melakukan penimbangan untuk mencatat informasi berat balita. Pada contoh yang tidak jelas dapat menimbulkan berbagai makna: apakah penimbang itu yang harus mencatat informasi tersebut, atau orang lain yang melakukannya?

c. Komunikasikan dengan baik melalui beberapa kata sebisa

mungkin. Penulis prosedur harus menggunakan kalimat langsung dan pendek, sehingga pembaca dapat lebih cepat memahami dan mengingat langkah-langkah dalam prosedur. Contohnya penulisan Standar Operasional Prosedure dalam kasus pembersihan suatu tangki sterilisator adalah sebagai berikut : Bertele-tele: Pastikan Anda membuang semua sisa bahan kimia lama dari tangki sterilisator sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalamnya. Ringkas: Buang sisa bahan kimia lama sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalam tangki sterilisator. Dua kalimat pada contoh di atas memiliki makna yang sama, akan tetapi kalimat yang lugas dapat langsung dipahami.