Persyaratan REKOMENDASI UNTUK REPLIKASI

151 www.kinerja.or.id Tata Kelola Inisiasi Menyusu Dini dan ASI Eksklusif

5.3 Langkah Penulisan Format SOP

Dalam SOP tergambar identiikasi, pengendalian, kemampuan selusur, konsistensi, dan akuntabilitas. Suatu SOP hendaklah mempunyai format sebagai berikut:

1. Nama lembaga. Nama selain pada kop juga

ada pada setiap halaman.

2. Judul. Judul harus jelas terurai dan terukur.

Karena pada setiap prosedur diuraikan bagaimana mengerjakannya, judul mesti bergaya bahasa perintah direktif untuk menjelaskan ‘siapa mengerjakan apa’. Suatu SOP berjudul Alkohol sebagai bahan disinfektan” tidak menggambarkan prosedur; lebih cocok diberi judul “Proses sterilisasi dengan menggunakan alkohol”.

3. Halaman. Tiap halaman harus ada nomor

halaman, misalnya “halaman 3 dari 7”.Ini menggambarkan ada kelanjutan dari setiap kegiatan dalam setiap halaman.

4. Identiikasi dan Pengendalian. Setiap

prosedur mesti teridentiikasi keunikannya. Identiikasi untuk mempersiapkan akuntabilitas, dan gambaran suatu dokumentasi sampai fasilitas dan masa kedaluwarsaan perubahan. Akuntabilitas dan gambaran prosedur berdasarkan pada sejumlah identiikasi atau kode, yang merupakan pengendalian seperti kapan dan berapa kali revisi atau jumlah edisi SOP dilakukan.

5. Tujuan. Suatu tujuan atau sasaran prosedur

mesti dapat diulang dan dapat dikembangkan, dan dinyatakan dalam gaya bahasa perintah, seperti operasional, prosedur, proses, monitoring, dan rutinitas perawatan.

6. Ruang lingkup. Ruang lingkup SOP harus

mempunyai batas penggunaan prosedur tersebut. Apakah itu sampel tertentu sesuai pengujian dengan metode ini? Apakah operasi ini terpakai hanya pada perlengkapan tertentu atau bagian tertentu? Apakah ada batasan kapasitas?

7. Tanggung Jawab. Siapa bertanggung jawab

melaksanakan uraian pekerjaan? Siapa melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan pelatihan khusus atau sertiikat? Pada sesi ini dibatasi petugas yang melaksanakan, seperti: siapa yang mempunyai atau sesuai kualiikasi dalam melaksanakan uraian pekerjaan. Itu akan diatur suatu tahapan untuk sejumlah detail dalam dokumen berikut.

8. Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah

demi langkah step-by-step atau kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan langsung. Penulisan prosedur dilakukan secara serial yaitu, setelah kegiatan yang satu diteruskan dengan kegiatan lain. Pendekatan ini disebut pendekatan prosedural.

9. Diagram Alur. 10. Sumber. Tuliskan sumber atau rujukan yang

digunakan dalam penulisan SOP, misalnya Buku Pedoman Penatalaksanaan Kesehatan Ibu dan Anak Nasional. SOP yang diperoleh dari organisasi lain dapat juga dituliskan sebagai sumber, setelah diadaptasikan ditempat kerja yang baru. Lampiran A - Uraian Substansi 152 www.kinerja.or.id Tata Kelola Inisiasi Menyusu Dini dan ASI Eksklusif Contoh Format SOP Status Dokumen Induk Salinan No.Distribusi Nama Organisasi JUDUL SOP No Dokumen No Revisi Halaman Unit Kerja SOP dilakukan Tanggal Terbit Disetujui oleh, Pimpinan Organisasi, Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait Sumber

5.4. Teknik Penulisan

SOP adalah instruksi yang harus dapat dipahami oleh semua orang yang menggunakannya. Oleh karena itu, penulis harus selalu mencoba untuk menulis prosedur sesederhana mungkin dan mampu mengomunikasikan isinya dengan baik. Di bawah ini adalah langkah-langkah penulisan SOP yang efektif dan eisien, antara lain:

a. Tulislah tiap langkah dengan kalimat

pendek. Kalimat yang panjang lebih sulit untuk dipahami dan cenderung terdiri lebih dari satu langkah. Beberapa kalimat pendek biasanya lebih mudah untuk dipahami. Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu mesin adalah sebagai berikut: Kalimat Panjang: Gunakan sarung tangan untuk membersihkan debu dan bercak dari alat kesehatan atau keringkan dengan lap jika mikroskopenya basah. Kalimat Pendek: • Bersihkan debu dan bercak dari alat kesehatan. • Gunakan sarung tangan untuk menghilangkan debu dan bercak. • Gunakan lap untuk mengeringkan mikroskope yang basah.