Manfaat Standar Layanan dan SOP

153 www.kinerja.or.id Tata Kelola Inisiasi Menyusu Dini dan ASI Eksklusif Kalimat pendek pada contoh di atas dibentuk dengan format hirarki. Kedua contoh menyampaikan makna yang sama, akan tetapi pada contoh kalimat panjang lebih sulit untuk dipahami. Pada contoh di atas menampilkan satu langkah dengan dua cara untuk melakukan langkah tersebut.

b. Tulislah langkah-langkah di SOP sebagai kalimat perintah atau

kalimat aktif. Kalimat perintah pada instruksi kerja lebih mudah untuk dipahami. Kalimat ini selalu dimulai dengan kata kerja. Sebagai berikut adalah contoh SOP tentang penimbangan balita: Tidak jelas: Berat balita harus dicatat pada laporan penimbangan. Jelas: Catat berat balita pada laporan penimbangan. Pada contoh di atas, manajer ingin mengetahui hasil penimbangan balita sehingga dapat menentukan tindakan terhadap banyaknya balita. Pada contoh yang jelas mengarahkan personil yang melakukan penimbangan untuk mencatat informasi berat balita. Pada contoh yang tidak jelas dapat menimbulkan berbagai makna: apakah penimbang itu yang harus mencatat informasi tersebut, atau orang lain yang melakukannya?

c. Komunikasikan dengan baik melalui beberapa kata sebisa

mungkin. Penulis prosedur harus menggunakan kalimat langsung dan pendek, sehingga pembaca dapat lebih cepat memahami dan mengingat langkah-langkah dalam prosedur. Contohnya penulisan Standar Operasional Prosedure dalam kasus pembersihan suatu tangki sterilisator adalah sebagai berikut : Bertele-tele: Pastikan Anda membuang semua sisa bahan kimia lama dari tangki sterilisator sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalamnya. Ringkas: Buang sisa bahan kimia lama sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalam tangki sterilisator. Dua kalimat pada contoh di atas memiliki makna yang sama, akan tetapi kalimat yang lugas dapat langsung dipahami. Lampiran A - Uraian Substansi 154 www.kinerja.or.id Tata Kelola Inisiasi Menyusu Dini dan ASI Eksklusif

d. Gunakan akronim dan singkatan seminim

mungkin. Akronim dan singkatan digunakan jika dikenal secara umum, bukan hanya untuk memperpendek tulisan. Sebagai contoh, kebanyakan orang mengetahui arti dari singkatan KIA Kesehatan Ibu dan Anak. Pada kasus lain, kebanyakan orang tidak mengerti akronim CVT, akan tetapi bagi orang-orang yang bergerak dalam bidang program akan mengenalinya sebagai “convert”. Dalam bidang kesehatan terutama program Pencegahan Masalah Kesehatan, ATM dikenal sebagai singkatan dari HIVAIDS, Tuberculosa dan Malaria, sedangkan secara umum maknanya akan berbeda, yaitu mesin uang. Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca misalnya petugas perlu melihat SOP tersebut sambil mengerjakan tugasnya, maka contoh SOP dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini: a. Dengan bagan alir low chart b. Dengan gambar, foto atau diagram grais. c. Dengan checklist.

6. Penyusunan SOP Tehnis IMD