205 PT ASDP Indonesia Ferry Persero
Procurement Procedure
Open Tender Procedure Pre-qualiication and Post-qualiication, as follows:
1. Procurement announcement via national printed or electronic media held minimum 1 one time.
2. Qualification document pick-upsubmission until the qualification result announcement is maximum within
7 seven working days. 3. Invitation for the participants who passed the
qualification, the procurement document pick-up until submission and offering document opening
period is maximum within 10 ten working days. 4. Evaluation of offering document until the winner
announcement and winner letter publication is maximum within 5 five working days.
5. Objection period is maximum 2 two working days since the winner announcement letter publication.
6. If the procurement based on project nature andor type requires a special arrangement, procurement
process period limit policy is effective since the procurement announcement until the vendor
appointment and fully delegated to the Procurement unit or Branch procurement committee.
7. Agreementcontract preparation is within 2 two working days since the acceptance of the procurement
documentpaper from the Procurement unit or Branch procurement committee.
Direct Selection Procedure, as follows
1. Invite, procurement document pick-up and submission until offering document opening is maximum within
10 ten working days. 2. Evaluation of the offering document, winner
announcement until winner announcement letter publication is maximum within 5 give0 working days.
3. Objection period is maximum 2 two working days since the winner announcement letter is published.
4. If the procurement based on project nature andor type requires a special arrangement, procurement
process period limit policy is effective since the procurement announcement until the vendor
Prosedur pengadaan barangjasa
Prosedur Pelelangan Terbuka Prakualiikasi dan Pascakualiikasi yaitu:
1. Pengumuman Pengadaan dilaksanakan melalui media cetak nasional atau media elektronik minimal dilakukan
1 satu kali. 2. PengambilanPemasukan Dokumen Kualifikasi sampai
dengan Pengumuman Hasil kualifikasi dalam waktu maksimal 7 tujuh hari kerja.
3. Undangan kepada Peserta yang lulus kualifikasi, Pengambilan Dokumen Pengadaan sampai pemasukan
dan pembukaan Dokumen Penawaran maksimal 10 sepuluh hari kerja.
4. Evaluasi Dokumen Penawaran sampai Penetapan Pemenang dan penerbitan surat pengumuman
pemenang, dalam waktu maksimal 5 lima hari kerja. 5. Masa Sanggah maksimal 2 dua hari kerja sejak
diterbitkan surat Pengumuman pemenang. 6. Dalam hal pengadaan yang menurut sifat danatau
jenis pekerjaan diperlukan pengaturan jadwal tersendiri, maka ketentuan pembatasan tenggang waktu
pelaksanaan pengadaan terhitung mulai dari hari Pengumuman Pengadaan sampai dengan penunjukan
pelaksana pekerjaan diserahkan sepenuhnya kepada Unit Kerja Pengadaan BarangJasa atau Panitia
Pengadaan BarangJasa Cabang.
7. Pembuatan PerjanjianKontrak dalam waktu 2 dua hari kerja, sejak diterimanya dokumenberkas proses
Pengadaan BarangJasa dari Unit Kerja Pengadaan BarangJasa atau Panitia Pengadaan BarangJasa
Cabang.
Prosedur Pemilihan Langsung yaitu:
1. Mengundang, Pengambilan Dokumen Pengadaan sampai dengan pemasukan dan pembukaan Dokumen
Penawaran maksimal 10 sepuluh hari kerja. 2. Evaluasi Dokumen Penawaran, Penetapan Pemenang
sampai dengan penerbitan surat pengumuman pemenang, dalam waktu maksimal 5 lima hari kerja.
3. Masa Sanggah maksimal 2 dua hari kerja sejak diterbitkan surat Pengumuman pemenang.
4. Dalam hal pengadaan yang menurut sifat danatau jenis pekerjaan diperlukan pengaturan jadwal tersendiri,
maka ketentuan pembatasan tenggang waktu pelaksanaan pengadaan terhitung mulai dari hari
206 Laporan Tahunan
2016 Annual Report
appointment and fully delegated to the Procurement unit or Branch procurement committee.
5. Agreementcontract preparation is within 2 two working days since the acceptance of the procurement
documentpaper from the Procurement unit or Branch procurement committee.
Direct Appointment Procedure, as follows:
1. Appointment under Normal Condition:
a. Inviting 1 one or more Official Partner of Supplier who had declared passed the pre-qualification
test with business line suitable with the required productsservices, the direct appointment
document pick-up and continued with aanwijzing process;
b. Offering document submission, evaluation and negotiation minutes of meeting;
c. Procurement minutes of meeting; d. Official memo on procurement supplier candidate
recommendation; e. Official Memo on Procurement supplier from
related Director; f. Agreement or other document preparation
indicating legal or transaction commitment’
2. Direct Appointment under Emergency Condition;
a. Board of Directors has first published emergency declaration letter;
b. Procurement may be implemented without certificationprequalification process;
c. Procurement process stage is done as the stages in the Direct Purchase process;
d. Arrangement for emergency procurement is fully delegated to the Procurement unit or Branch
procurement committee. Pengumuman Pengadaan sampai dengan penunjukan
pelaksana pekerjaan diserahkan sepenuhnya kepada Unit Kerja Pengadaan BarangJasa atau Panitia
Pengadaan BarangJasa Cabang.
5. Pembuatan PerjanjianKontrak dalam waktu 2 dua hari kerja, sejak diterimanya dokumenberkas proses
Pengadaan BarangJasa dari Unit Kerja Pengadaan BarangJasa atau Panitia Pengadaan BarangJasa
Cabang.
Prosedur Penunjukan Langsung yaitu:
1. Penunjukan Langsung untuk Kondisi Normal:
a. Mengundang 1 satu atau lebih Rekanan Resmi atau Penyedia BarangJasa yang telah dinyatakan
lulus prakualifikasi dan yang memiliki bidang usaha yang sesuai dengan BarangJasa yang
dibutuhkan, pengambilan dokumen Penunjukan Langsung dan dilanjutkan Penjelasanaanwijzing;
b. Berita Acara Pemasukan penawaran, evaluasi dokumen, dan negosiasi;
c. Berita Acara Hasil Pengadaan; d. Nota Dinas Usulan calon Penyedia Barang
Jasa; e. Nota Dinas Penetapan Penyedia BarangJasa dari
Direktur terkait; f. Pembuatan Perjanjian atau dokumen lainnya yang
menunjukan hubungan hukum atau transaksi;
2. Penunjukan Langsung untuk Keadaan Darurat atau Emergency:
a. Direksi terlebih dahulu menerbitkan surat pernyataan keadaan Emergency;
b. Penunjukan Penyedia BarangJasa dapat dilaksanakan tanpa melalui sertifikasiprakualifikasi;
c. Tahapan proses Pengadaan Barang dapat dilaksanakan sebagaimana tahapan Pembelian Langsung;
d. Pengaturan jangka waktu pengadaan untuk untuk keadaan Emergency diserahkan sepenuhnya kepada
Unit Kerja Pengadaan BarangJasa atau Panitia Pengadaan BarangJasa Cabang;
207 PT ASDP Indonesia Ferry Persero
Direct Purchase Procedure, as follows:
Cash Direct Purchase:
a. Procurement unit or Branch procurement committee performed cash and carry direct
purchase to supplier in compliance with provisions in article 5.1.4.1 point a and b with steps, as follows:
b. User unit proposes PPSDA Budget Allocation Proposal, in this case, referring to PUK cash
allocation proposal with the funds recipient is Head of Procurement unit or Branch procurement
committee with terms and condition as follows:
c. Up to Rp200,000,000 two hundred million Rupiah is prepared and approved by Head of User Unit
and addressed to the Head of Procurement unit or Branch procurement committee.
d. The Procurement unit or Branch procurement committee submits Price Verification Letter in
proposing cash and carry direct purchase to the procurement supplier who is not being the modern
wholesale or modern services provider.
Direct Purchase with Purchase Order PO
a. Direct purchase with purchase order PO may be implemented using 2 mechanisms, as follows:
b. Purchase order PO; c. Using contract special procurement contract
that requires collateral fulfillment regarding rights and obligations of the parties under particular
period d. Direct purchase with purchase order PO or
contract mechanism is as follows: e. Inviting 1 one supplier with business line suitable
with the required productsservices; f. Offering document submission and price
negotiation; g. Procurement Purchase order or Contract drafting.
Prosedur Pembelian Langsung yaitu:
1. Pembelian Langsung secara tunai:
a. Unit Kerja Pengadaan BarangJasa atau Panitia Pengadaan BarangJasa Cabang melakukan
Pembelian Langsung atas BarangJasa secara tunai cash and carry ke Penyedia BarangJasa,
sesuai dengan ketentuan pasal 5.1.4.1 ayat a dan b dengan langkah sebagai berikut;
b. Unit Kerja Pemakai mengajukan PPDA Permohonan Penggunaan Dana Anggaran dalam hal ini adalah
PUK Permohonan Uang Kas dengan penerima dana adalah Pemimpin Unit Kerja Pengadaan
BarangJasa atau Ketua Panitia Pengadaan Barang Jasa Cabang dengan ketentuan:
c. Sampai dengan nilai Rp. 200.000.000 Dua Ratus Juta Rupiah dibuat oleh Manager dan disetujui
oleh Pemimpin Unit Kerja Pemakai ditujukan kepada Pemimpin Unit Kerja Pengadaan Barang
Jasa atau Ketua Panitia Pengadaan BarangJasa Cabang.
d. Unit Kerja Pengadaan BarangJasa atau Panitia Pengadaan BarangJasa Cabang menyerahkan
Surat Pernyataan Kebenaran Harga dalam hal melakukan Pembelian Langsung secara tunai ke
Penyedia BarangJasa yang bukan termasuk Perkulakan Modern atau Non Penyedia Jasa
Modern.
2. Pembelian Langsung dengan Surat Pemesanan BarangJasa SPBJ:
a. Pembelian Langsung dengan Surat Pemesanan BarangJasa SPBJ dapat dilakukan dengan
menggunakan 2 cara, yaitu: b. Surat Pemesanan BarangJasa SPBJ;
c. Dengan menggunakan Kontrak khusus untuk pengadaan barangjasa yang membutuhkan
pemenuhan jaminan pemenuhan hak dan kewajiban Para Pihak dalam suatu periode tertentu
d. Tata Cara pelaksanaan Pembelian Langsung dengan Surat Pemesanan BarangJasa SPBJ
atau Kontrak: e. Mengundang 1 satu Penyedia BarangJasa yang
memiliki bidang usaha yang sesuai dengan Barang Jasa yang dibutuhkan;
f. Pemasukan Penawaran dan negosiasi harga; g. Pembuatan Surat Pemesanan BarangJasa SPBJ
atau pembuatan Kontrak .