Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas
rutin meliputi: a.
Menyusun atau membuat surat b.
Menata arsip c.
Mengurus dan mengendalikan surat d.
Menerima dan melayani tamu serta bertamu e.
Menerima serta melayani telepon dan menelepon f.
Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan g.
Mempersiapkan laporan Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus
menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-
harinya harus dikerjakan sekretaris.
2. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangannya. Tugas-tugas khusus
meliputi: a.
Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi b.
Menyusun surat-surat rahasia atau confidential c.
Menyusun acara pertemuan bisnis d.
Pembelian kado atau cendramata Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan
tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan
masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas- tugas tersebut.
Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
3. Tugas-tugas Istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa meliputi :
a. Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang
diperlukan. b.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-
sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. d.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan.
e. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis. f.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut
nama baik pimpinan.
4. Tugas resepsionis
Tugas resepsionis ini meliputi: a.
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
