Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
3. Tugas-tugas Istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa meliputi :
a. Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang
diperlukan. b.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-
sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. d.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan.
e. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis. f.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut
nama baik pimpinan.
4. Tugas resepsionis
Tugas resepsionis ini meliputi: a.
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
5. Tugas Keuangan
a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama
pimpinan. c.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
6. Tugas Sosial
a. Mengurus kegiatan seputar kantor.
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan
beserta mengurus undangannya.
7. Tugas Insidential
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau
persyaratan pimpinan. b.
Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan
kepentingan perusahaan. c.
Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan. d.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah pertemuan bisnis Business meeting. Beberapa pedoman bagi
sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:
a. Menentukan waktu dan tempat.
b. Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut.
c. Mempersiapkan makanan dan minuman.
d. Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.
e. Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.
f. Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan
tersebut dapat dihadiri oleh selurus peserta rapat.
