Sekretaris Junior Jenis – Jenis Sekretaris

3. Berdasarkan Spesialisasi Bidang Khusus dalam Pekerjaan dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu. Misalkan : a. Sekretaris bidang Teknik b. Sekretaris bidang Hukum c. Sekretaris bidang Akuntansi d. Sekretaris bidang Kedokteran Adapun jenis sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada kantor tersebut dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan D.Ruang Lingkup Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Tugas-tugas bantuan yang akan diberi oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak variansi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan. Dalam Sedarmayanti 2002 : 23 dan Thomas 2003 : 21 maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria :

1. Tugas – tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin meliputi: a. Menyusun atau membuat surat b. Menata arsip c. Mengurus dan mengendalikan surat d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu e. Menerima serta melayani telepon dan menelepon f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan g. Mempersiapkan laporan Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari- harinya harus dikerjakan sekretaris.

2. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangannya. Tugas-tugas khusus meliputi: a. Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi b. Menyusun surat-surat rahasia atau confidential c. Menyusun acara pertemuan bisnis d. Pembelian kado atau cendramata Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas- tugas tersebut.