5. Tugas Keuangan
a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama
pimpinan. c.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
6. Tugas Sosial
a. Mengurus kegiatan seputar kantor.
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan
beserta mengurus undangannya.
7. Tugas Insidential
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau
persyaratan pimpinan. b.
Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan
kepentingan perusahaan. c.
Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan. d.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah pertemuan bisnis Business meeting. Beberapa pedoman bagi
sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:
a. Menentukan waktu dan tempat.
b. Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut.
c. Mempersiapkan makanan dan minuman.
d. Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.
e. Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.
f. Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan
tersebut dapat dihadiri oleh selurus peserta rapat.
Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya maka rincian dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan surat-menyurat Korespondensi
1. Memproses surat-masuk dan keluar
2. Mengkonsep data
3. Mengklarifikasi tugas
4. Penggandaan warkat
5. Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
6. Mengatur pengantaran surat dan melayani opinjaman surat
dokumen atau arsip b.
Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu
dibutuhkan. c.
Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya: 1.
Menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi 2.
Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan 3.
Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin d.
Menyelenggarakan hubungan melalui telepon e.
Mengatur pertemuan rapat f.
Mengurus jadwal kegiatan pimpinan g.
Menyiapkan bahan laporan h.
Mengurus persiapan perjalanan pimpinan i.
Menjadi pengubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya Adapun tugas-tugas sekretaris di PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan
adalah: 1.
Menerima berkas pemohonan ijin dari bidang-bidang 2.
Menandatangi bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman berkas
3. Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya
kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas
Kategori