Tugas Insidential Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya maka rincian dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan surat-menyurat Korespondensi
1. Memproses surat-masuk dan keluar
2. Mengkonsep data
3. Mengklarifikasi tugas
4. Penggandaan warkat
5. Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
6. Mengatur pengantaran surat dan melayani opinjaman surat
dokumen atau arsip b.
Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu
dibutuhkan. c.
Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya: 1.
Menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi 2.
Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan 3.
Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin d.
Menyelenggarakan hubungan melalui telepon e.
Mengatur pertemuan rapat f.
Mengurus jadwal kegiatan pimpinan g.
Menyiapkan bahan laporan h.
Mengurus persiapan perjalanan pimpinan i.
Menjadi pengubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya Adapun tugas-tugas sekretaris di PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan
adalah: 1.
Menerima berkas pemohonan ijin dari bidang-bidang 2.
Menandatangi bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman berkas
3. Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya
kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas
4. Memaraf blangko ijin
5. Membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke
kepala badan 6.
Menerima dan melayani tamu serta bertamu 7.
Mengurus dan mengendalikan surat 8.
Membuat perijinan 9.
Menerima serta melayani telepon dan menelepon yang bersangkutan tentang masalah perijinan
Kesemua tugas-tugas di atas adalah tugas yang paling mendasar yang dilakukan sehari-hari oleh sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat
Medan, tugas-tugas rutin di atas harus dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas yang
dikerjakan oleh seorang sekretaris tugas-tugas diatas adalah tugas yang paling wajib dikerjakan tanpa harus ada perintah dari pimpinan. Sekretaris pada PT.
Bank Sumut Kantor Pusat Medan juga mempunyai tugas menghadiri rapat- rapat dinas dan sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan
yang menyangkut kegiatan dinas maupun kegiatan yang bersangkutan pada masalah perijinan.