Tugas Insidential Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting

Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya maka rincian dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut : a. Menyelenggarakan surat-menyurat Korespondensi 1. Memproses surat-masuk dan keluar 2. Mengkonsep data 3. Mengklarifikasi tugas 4. Penggandaan warkat 5. Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan 6. Mengatur pengantaran surat dan melayani opinjaman surat dokumen atau arsip b. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu dibutuhkan. c. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya: 1. Menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi 2. Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan 3. Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon e. Mengatur pertemuan rapat f. Mengurus jadwal kegiatan pimpinan g. Menyiapkan bahan laporan h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan i. Menjadi pengubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya Adapun tugas-tugas sekretaris di PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan adalah: 1. Menerima berkas pemohonan ijin dari bidang-bidang 2. Menandatangi bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman berkas 3. Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas 4. Memaraf blangko ijin 5. Membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke kepala badan 6. Menerima dan melayani tamu serta bertamu 7. Mengurus dan mengendalikan surat 8. Membuat perijinan 9. Menerima serta melayani telepon dan menelepon yang bersangkutan tentang masalah perijinan Kesemua tugas-tugas di atas adalah tugas yang paling mendasar yang dilakukan sehari-hari oleh sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan, tugas-tugas rutin di atas harus dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas yang dikerjakan oleh seorang sekretaris tugas-tugas diatas adalah tugas yang paling wajib dikerjakan tanpa harus ada perintah dari pimpinan. Sekretaris pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan juga mempunyai tugas menghadiri rapat- rapat dinas dan sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan yang menyangkut kegiatan dinas maupun kegiatan yang bersangkutan pada masalah perijinan.

E. Peranan Sekretaris Dalam Mengatur Tugas Pimpinan

Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pemimpin harus memiliki seorang yang dapat mengatur tugas tersebut dan juga membantu mengatur waktu serta kegiatannya. Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinanya, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis. Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinanya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profesional. Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan samapai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajari dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinanya. Dalam Saiman 2002 : 37 adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut: 1. Peranan sekretaris terhadap atasan a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan. 2. Peranan sekretaris terhadap bawahan a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan rule of place. b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik, c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya. d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.