Peranan dan Fungsi Sekretaris

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan: a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan rule of the place. b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik. c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahandalam menjalankan pekerjaan. d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. Peranan sekretaris terhadap bawahn merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan di cari cara penyelesaiannya. bFungsi Sekretaris Adapun fungsi sekretaris menurut Saiman 2002:36 adalah sebagai berikut : 1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal 2. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan 3. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsi: a. Perencanaan b. Pembuatan keputusan c. Membimbing d. Pengkordinasian e. Penyempurnaan Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan. Pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan, seorang sekretaris sangat berperan penting dalam kelancancaran aktivitas Pimpinan dimana sekretaris mempunyai peran dan tanggung jawab yang didelegasikan sehingga Pimpinan dapat menjalankan tugasnya dan memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan terhadap masalah-masalah yang terjadi pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. Sekretaris juga sebagai penghubung dalam menyampaikan informasi dari pimpinan kepada para Pimpinan Divisi, Kepala bagian Tenaga Kerja, dan seluruh staff pegawai di PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat-surat masuk seperti surat-surat keputusan, undangan dan surat ataupun berkas yang berkaitan dengan permasalahan permohonan izin. Dengan sampainya informasi kepada bagian yang dituju barulah setiap bidang dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai dengan intruksi dari Pimpinan. Sekretaris Pimpinan juga berperan penting dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang mungkin terjadi dalam lingkungan kerja namun cukup mempengaruhi aktivitas kerja organisasi, sehingga dengan demikian sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan aktivitas pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini sekretaris pimpinan pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan telah dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya dengan baik. Sekretaris pimpinan mampu menyampaikan informasi-informasi dengan cepat dari Pimpinan kepada Pimpinan Divisi maupun Kepala bagian Tenaga Kerja di kantor sehingga informasi dapat di proses dengan cepat dan mampu menyelesaikan tugas yang diberikan secara tiba-tiba dengan cepat. Sekretaris pimpinan mampu menunjukkan ke profesionalnya terhadap penanganan tugas-tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris pimpinan mampu menciptakan hubungan yang baik dengan para pegawai lain pada PT. Bank Sumut Kantor Pusat Medan. Karena apabila sekretaris dapat membangun hubungan yang baik dengan pegawai lain, maka pegawai lain akan berpikir bahwa sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya.

C. Jenis – Jenis Sekretaris

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Dalam Wursanto 2006 : 2 maka sekretaris dapat dibedakan menjadi dua yaitu :

a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang di hadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi adalah: 1. Sekretaris Jendral 2. Sekretaris Kabinet 3. Sekretaris Wilayah 4. Sekretaris Inspektorat Jendral 5. Sekretaris Yayasan

b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan 1.

Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran,untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan. 2. Sekretaris Pimpinan Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua yaitu: