commit to user
d Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi karena alam. Misalnya sistem tata surya. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh
manusia. Misalnya sistem komputer. e
Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks Sistem sederhana misalnya sistem sepeda. Sistem yang kompleks
misalnya otak manusia.
c. Pengertian Informasi
1 Definisi Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat
penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Apabila
kurang mendapatkan informasi, dalam kurun waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam persaingan bisnis. Di samping itu,
sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah sistem informasi terlalu banyak informasi yang tidak
bermanfaat atau berarti sistem terlalu banyak data. Memahami konsep dasar informasi sangat penting dalam mendesain
sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem
baru. Namun sebelum menuju ke pengertian informasi, hendaknya perlu
diberikan suatu perbedaan pengertian antara data dan informasi. Karena informasi berasal dari data. Kata data dalam bahasa Inggris berasal dari kata
datum
dari bahasa Latin yang berarti fakta. Kata tersebut bersifat plural, sebagaimana kata air, udara, dan semacamnya. Karenanya kata data akan salah
jika disebut atau ditulis dengan data-data, banyak data, dan semacamnya.
commit to user
Pengertian data menurut Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus M, 2001:11 ialah :
Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan
semacamnya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu
berubah fungsi menjadi informasi.
Sedangkan menurut Abdul Kadir 2003:29 menyebutkan pengertian data sebagai berikut :
Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada
pemakai. Hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan makna, data tidak. Pengertian makna
disini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat
menggunakannya untuk menarik kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.
Dari berbagai pandangan di atas terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara data dan informasi. Data menunjuk pada fakta-fakta yang
harus diolah sedemikian rupa sehingga tidak mempunyai nilai apa-apa untuk mengambil keputusan. Data biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud
untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan pengertian informasi menurut Gordon B. Davis 1997:28
bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah teknik yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat
ini atau mendatang”. Menurut Jogiyanto 2001:5 yang dimaksud informasi adalah “Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan penting bagi
yang menerimanya”. Informasi dikelompokan menjadi 3 bagian : a
Informasi strategis, digunakan untuk mengambil untuk mengambil keputusan jangka panjang yang mencakup informasi eksternal yaitu
rencana perluasan perusahaan, tindakan pesaing, dsb. b
Informasi taktis, digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah.
commit to user
c Informasi teknis, dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari
seperti informasi persediaan, laporan harian, dsb. Menurut Setiarso dalam Purwono dan Sri Suharmini 2006:6.19
mendefinisikan bahwa Informasi adalah hasil dari data yang berupa masukan input dari berbagai sumber, kemudian pengolahan
processing
yang berupa sistem yang berfungsi sebagai pengolah data yang kemudian menghasilkan
informasi yang berupa keluaran-keluaran output yang siap disajikan bagi pemakai. Purwono dan Sri Suharmini 2006:62 menyebutkan :
Informasi merupakan proses dari suatu cipta, karsa, dan karya manusia yang dituangkan dalam bentuk tercetak maupun noncetak yang hasilnya
digunakan oleh manusia sebagai bahan rujukan atau sumber informasi dari berbagai kebutuhan, baik hanya sekedar berupa tulisan sederhana sampai
ilmiah.
Mursito BM 2006:130 menyebutkan bahwa “Informasi adalah sesuatu yang didapatkan dari membaca atau mendengar, atau dengan melihat langsung
dunia sekitar”. Sedangkan Aji Supriyatna 2005:6 mendefinisikan “Informasi merupakan data yang telah terolah dan sifatnya menjadi data lain yang
bermanfaat”. Dari rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa informasi
merupakan suatu berita, data, fakta, maupun peristiwa yang sebelum disajikan untuk digunakan pemakai diolah atau diproses terlebih dahulu, yang pada
akhirnya setelah menjadi kemasan dapat diperoleh, diakses atau ditemukan kembali oleh pemakai yang membutuhkannya.
2 Kualitas Informasi
Dadan Umar 2001:11 dalam bukunya yang berjudul “Komputerisasi dalam Pengambilan Keputusan” menyebutkan bahwa kualitas informasi terdiri
dari : a
aksesibilitas b
kelengkapan c
ketelitian d
ketepatan makna e
ketepatan waktu f
kejelasan
commit to user
g fleksibilitas
Penjelasan masing-masing kualitas informasi tersebut adalah sebagai berikut :
a Aksesibilitas
Berkaitan dengan kemudahan mendapatkan informasi. Informasi ini akan berarti bagi si pemakai, kalau informasi tersebut mudah didapat, karena
akan berkaitan dengan aktualisasi dari nilai informasinya. b
Kelengkapan Berkaitan dengan kelengkapan isi informasi. Dalam hal ini, isi tidak
hanya menyangkut volume tapi juga kesesuaian dengan harapan si pemakai.
c Ketelitian
Berkaitan dengan tingkat kesalahan yang mengkin terjadi dalam pelaksanaan pengolahan data menjadi informasi.
d Ketepatan
Berkaitan dengan kesesuaian antara informasi yang dihasilkan dengan kebutuhan si pemakai.
e Ketepatan waktu
Informasi yang berkaitan dengan perencanaan harian, akan sangat tidak berguna kalau disampaikan setiap duari sekali. Sebaliknya informasi
mengenai kemajuan perusahaan yang sifatnya jangka panjang tidak ada gunanya untuk disampaikan setiap hari. Karena hal ini akan menamnbah
biaya dan isi informasinya pun tidak jauh berbeda. f
Kejelasan Berkaitan dengan bentuk atau format penyampaian informasi. Bagi
seorang pimpinan, informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram, atau gambar biasanya akan lebih berarti dibandingkan dengan
informasi dalam bentuk uraian kata-kata. Sebaliknya bagi pelaksana harian di tingkat operasionalnya laporan yang bersifat deskriptif dan
terinci akan sangat membantu pekerjaannya.
commit to user
g Fleksibilitas
Berkaitan dengan tingkat adaptasi dari informasi yang dihasilkan terhadap kebutuhan berbagai keputusan yang akan diambil dan terhadap
sekelompok pengmabil keputusan yang berbeda. Mc Leod 2001: 145 berpendapat bahwa Informasi dikatakan berkualitas
jika data tersebut bersifat relevan, akurat, tepat pada waktunya dan lengkap. a
Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi, maka
informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
b Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.
Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil
pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap akurat.
c Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan
untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.
d Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran
lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Dari beberapa pendapat di atas peneliti menarik kesimpulan bahwa
informasi dapat berguna bagi pemakainya tergantung kepada kualitas informasi tersebut. Baik buruk kualitas informasi dipengaruhi oleh tiga penentu yaitu :
a isi informasi
b waktu penyajian
c bentuk informasi
Penjelasan masing-masing penentu kualitas informasi tersebut dapat dirinci lebih lanjut sebagai berikut :
a Isi informasi adalah berbagai hal yang dilaporkan. Isi laporan yang baik
haruslah memenuhi persyaratan berikut :
commit to user
1 akurasi atau ketepatan
accuracy
yaitu ketepatan informasi dengan objek yang diwakilinya. Lengkap bukan berarti semakin banyak
semakin baik. 2
relevansi
relevance
yaitu kesesuaian antara informasi dengan masalah yang akan dipecahkan berdasarkan informasi tersebut.
3 kelengkapan
completeness
yaitu cukup tidaknya informasi jika digunakan sebagai bahan untuk membuat keputusan.
4 ringkas
conciseness
yaitu jumlah informasi yang harus ditampilkan tanpa berlebihan.
5 lingkup atau cakupan
scope
informasi yang disampaikan harus dapat meliputi semua objek yang harus disampaikan.
6 kinerja informasi
performance
adalah seberapa sering informasi dapat berguna bagi pembuat keputusan.
b Waktu penyajian, informasi yang terlambat disajikan menjadi tidak ada
gunanya lagi. Kualitas informasi yang berhubungan dengan waktu adalah sebagai berikut :
1 ketepatan waktu
timeliness
adalah saat informasi disampaikan kepada pembuat keputusan.
2 keterkinian
currency
yaitu informasi harus benar-benar mencerminkan keadaan paling baru.
3 frekuensi
frequency
disampaikannya informasi kepada manajemen, harus sesuai dengan frekuensi pembuatan keputusan oleh manajemen
4 cakupan waktu
time period
harus sesuai dengan informasi yang diperlukan.
c Bentuk
informasi, pemilihan
bentuk informasi
akan sangat
mempengaruhi keberhasilan pembaca informasi. Bentuk informasi yang baik meliputi :
1 kejelasan
clarity
adalah seberapa jelas dan seberapa tajam informasi dapat dipahami oleh pembaca.
commit to user
2 rincian
detail
laporan harus dapat ditampilkan atau dapat disediakan bila diperlukan oleh pembacanya. Biasanya manajemen
hanya memerlukan informasi secara garis besar saja. 3
urutan
order
urutan informasi, sangat menentukan kemudahan pembaca laporan. Urutan bisa ditentukan dari urutan nama abjad
atau urut angka maupun tanggal. 4
cara penyajian
presenta tion
bisa dilakukan dengan grafik, warna, kata-kata, perbandingan dan sebagainya.
5 sarana media pelaporan. Informasi dapat dilaporkan melalui
berbagai media misalnya email, laporan tercetak atau buku dan sebagainya. Informasi sederhana dapat disampaikan melalui media
yang sederhana. Informasi yang rumit harus disampaikan melalui media cetak agar bisa dibaca berulangkali dengan mudah.
d. Pengertian Sistem Informasi
