Penerapan SISDM Di PT Pos Indonesia Surakarta

commit to user e. Hari Libur Setiap karyawan yang bekerja di PT Pos Indonesia Surakarta berhak atas libur resmi yang ditetapkan oleh pemerintah. f. Fasilitas dan Jaminan Sosial Sebagai kompensasi atas hasil kerja dari karyawan, perusahaan juga memberikan fasilitas dan jaminan sosial untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan, untuk fasilitas pengobatan jika berada di RSUD Moewardi diganti 100 sesuai dengan kelasnya, sedangkan untuk RS Islam, RS Pantiwaluyo, PKU Muhammadiyah mendapatkan ganti 80, sedangkan di rumah sakit swasta yang belum mengadakan kerjasama dengan Kantor Pos Surakarta mendapatkan ganti 70 .

B. Deskripsi Hasil Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti mendeskripsikan tentang peranan sistem informasi sumber daya manusia di PT. Pos Indonesia Persero Surakarta dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Dalam hal ini, peran sistem informasi sumber daya manusia SISDM sangat penting karena akan memberikan kemudahan serta percepatan sehingga dapat mendukung efektivitas pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Berdasarkan dengan permasalahan yang diteliti, peneliti membahas mengenai peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM di PT. Pos Indonesia Persero Surakarta dan dampak apa saja yang diterima dengan penerapan aplikasi SISDM di bagian SDM PT. Pos Indonesia Persero Surakarta. Adapun deskripsi hasil penelitian yang ada di PT Pos Indonesia Persero Surakarta pada bagian SDM adalah sebagai berikut :

1. Gambaran Umum SISDM PT Pos Indonesia Surakarta

a. Penerapan SISDM Di PT Pos Indonesia Surakarta

commit to user Sistem informasi sumber daya manusia SISDM pada hakikatnya adalah suatu prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan tentang sumber daya manusianya. PT Pos Indonesia Persero Surakarta bagian SDM telah menerapkan aplikasi SISDM sejak tahun 2009 atas dasar Kebijakan Manajemen Pusat. Aplikasi SISDM dikembangkan dari kantor pusat PT Pos Indonesia Persero, dan bagian SDM di Kantor Pos Surakarta hanya tinggal menerapkan aplikasi SISDM tersebut. Menurut informan I pada wawancara tanggal 6 April 2011 bahwa : ”Disini penerapan aplikasi SISDM dimulai sejak tahun 2009 atas dasar Kebijakan Manajemen Pusat. Untuk aplikasi SISDM sendiri, kita hanya tinggal mengunduhnya dari pusat”. Hal tersebut juga dipertegas oleh pernyataan informan II pada wawancara tanggal 14 April 2011 sebagai berikut : Penerapan aplikasi SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta yang dilaksanakan sejak tahun 2009, dimaksudkan untuk mempermudah pengolahan data administrasi yang berhubungan dengan kepegawaian sehingga dapat disajikan secara cepat dan akurat. Kalau dulu menggunakan teknik manual prosesnya sangat lama. Dalam implementasinya, SISDM menggunakan sistem berbasis komputer yang mengalami pengembangan dari waktu ke waktu. Penyebabnya karena masih terdapat kekurangan fitur dalam SISDM yang digunakan. Setiap versi memiliki tambahan fitur baru khususnya dalam perhitungan penggajian. Menurut informan IV wawancara pada tanggal 6 April 2011 mengatakan bahwa : Dalam aplikasi SISDM selalu mengalami pengembangan dari waktu ke waktu, di PT Pos Indonesia Surakarta telah mengalami beberapa versi, kira- commit to user kira ada 4 versi mulai dari versi 1,3; 1,4; 1.5.a; 1.5.1. Adanya perubahan versi dikarenakan adanya penambahan kapasitas. Kalau masalah kecepatan saya rasa sama saja, yang terutama ya adanya penambahan kapasitas. Hal yang sama mengenai perubahan versi aplikasi SISDM juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 14 April 2011 bahwa: “Sejak penerapan aplikasi SISDM, sudah terdapat 4 versi perubahan yaitu versi 1.3 ;1.4; 1.5.0a; 1.5.1. Sebentar lagi akan berubah lagi ke versi 1.6 tapi itu masih dalam bentuk wacana mbak”. Berdasarkan hasil observasi tanggal 6 April 2011 peneliti juga dapat mengungkapkan bahwa penerapan aplikasi SISDM sudah dimulai sejak tahun 2009, hal ini dapat dilihat peneliti lewat adanya surat edaran yang mengharuskan PT Pos Indonesia menerapkan SISDM. Dan sejak 2 tahun berjalan sudah terdapat 4 versi perubahan hal ini tampak pada adanya CD kaset yang berisi software setiap versinya dan disimpan di ruang SDM. Dari paparan data di atas maka dapat disimpulkan bahwa penerapan aplikasi SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia Persero Surakarta sejak tahun 2009 atas dasar Kebijakan Manajemen Pusat telah mengalami beberapa perkembangan versi. Dengan adanya pengembangan aplikasi SISDM di Kantor Pos Surakarta diharapkan membantu kelancaran bagian SDM dalam pengelolaan data yang berhubungan dengan kepegawaian, karena peran aplikasi SISDM melakukan proses data secara cepat dan akurat. Sehingga dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada seluruh supervisor berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Agar SISDM dapat diterapkan secara optimal, maka diperlukan komponen-komponen pendukung sistem informasi. Adapun komponen pendukung SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta adalah sebagai berikut : 1 Hardware Perangkat Keras Pada dasarnya proses pengembangan, perubahan, dan perbaikan sistem sangat terkait dengan perlengkapanperalatan sistem. Penggunaan commit to user perangkat keras komputer sebagai media di dalam menjalankan sistem informasi mutlak dibutuhkan karena telah menempatkan komputer sebagai pengolah data di dalam kedudukan yang sangat penting. Kantor Pos Surakarta dalam penerapan aplikasi SISDM juga tidak lepas dari adanya sarana penggunaan komputer tersebut. Bagian SDM sebagai pelaksana dan pengembang dari aplikasi SISDM diharuskan memiliki berbagai sarana pendukung. Menurut informan IV pada wawancara tanggal 14 April 2011 yang mengatakan bahwa : “Tanpa adanya komputer, tentu aplikasi SISDM tidak akan berjalan. Disini kami memiliki 2 komputer yang dapat digunakan untuk aplikasi SISDM dan semuanya dalam keadaan baik”. Hal yang sama tentang penggunaan komputer juga diungkapkan oleh informan II bahwa : Komputer di bagian SDM yang berjumlah 2 itu semuanya dapat digunakan untuk aplikasi SISDM, kami disini sebagai operator tinggal memantau saja. Kalau ada gangguan kami bisa langsung kesana untuk membantu memecahkan masalah yang berhubungan dengan komputer. Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 12 April 2011 bahwa :”Tanpa adanya komputer maka penerapan SISDM tidak akan dapat berjalan dengan lancar”. Hal senada juga diungkapkan oleh peneliti berdasarkan observasi tanggal 6 April 2011 bahwa dalam penerapan aplikasi SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta terdapat 2 komputer yang dapat digunakan dan kedua komputer tersebut dalam keadaan baik. Berdasarkan pernyataan dari ketiga informan diatas, dapat disimpulkan bahwa tanpa adanya komputer maka penerapan aplikasi SISDM tidak akan dapat berjalan dengan lancar karena semua data yang dimasukkan akan diolah di dalam komputer. commit to user Sistem perangkat keras komputer terdiri dari empat unsur utama dan satu unsur tambahan adalah communication link . Berikut penjelasan dari masing-masing unsur adalah sebagai berikut : a Komponen alat masukan Alat masukan adalah piranti untuk memasukkan data dan program yang akan diproses di dalam komputer. Beberapa alat masukan diantaranya adalah keybord , alat penunjuk point device , dan scanner . b Komponen alat pemroses Processor Alat pemroses adalah jantung komputer karena processor merupakan pusat kendali dari sistem komputer. Alat pemroses tersebut adalah CPU yang berfungsi untuk memberikan addres data dan program, memasukkan dan mengambil data, memproses data secara arithmatic dan logical , melaksanakan instruksi-instruksi secara berturut-turut. c Komponen alat keluaran Output device Output device adalah piranti tempat mengeluarkan hasil proses komputer. Pada komputer alat keluaran dapat berbentuk tampilan, cetakan, grafik, suara, video, dan animasi. Alat output tampilan yang digunakan adalah monitor atau layar tampilan. Alat output cetakan dapat menghasilkan salinan kertas dari output yaitu printer. Alat output suara berupa spea ker . d Komponen alat simpanan storage Komponen alat simpanan dapat dibedakan menjadi 2 bagian yaitu Primary memory merupakan penyimpanan yang berhubungan langsung dengan CPU. Primary memory yang dimiliki berupa Random Acces Memory RAM bersifat informasi yang dikandungnya akan hilang bila aliran listrik terputus. Kadang-kadang diperlukan suatu simpanan yang mempunyai kapasitas besar dan bersifat nonvolatile untuk menyimpan data dan program dalam kurun wwaktu yang tertentu. Simpanan yang mempunyai ciri-ciri tersebut adalah external memory simpanan luar commit to user karena terletak di luar alat prosesnya. Termasuk dalam simpanan luar adalah magnetic disk yang berupa hard disk dan diskette. Spesifikasi hardware yang digunakan untuk pelaksanaan SISDM di kantor Pos Surakarta bagian SDM yang berjumlah 2 komputer dengan rincian sebagai berikut : 1 Prosesor Pentium IV 2,4 GHz 2 Hardisk 80GB 3 Memory RAM 1GB 4 Monitor 15’ 5 DVD RW 2 Software Perangkat lunak komputer adalah komponen-komponen dalam sistem pengolahan data yang berupa program-program untuk mengontrol kerja sistem komputer. Fungsi perangkat lunak adalah mengidentifikasi program komputer dan menyiapkan aplikasi program komputer sehingga tata kerja seluruh peralatan komputer menjadi terkontrol serta mengatur dan membuat pekerjaan yang berkaitan dengan komputer lebih efisien. Perangkat lunak komputer yang digunakan berupa aplikasi-aplikasi program yang pada dasarnya menggunakan window XP sebagai sistem operasi. Menurut informasi yang diperoleh dari informan I wawancara pada tanggal 12 April 2011 mengatakan bahwa : “Di Kantor Pos Surakarta ini kita tinggal mengunduh saja kalau masalah softwarenya , kami tidak memiliki kewenangan, itu semua sudah diatur oleh pusat mbak”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan II wawancara pada tanggal 18 April 2011 bahwa : Masalah softwarenya kami sudah mengunduhnya dari pusat, kalau terjadi sesuatu tentang software biasanya langsung pusat yang menangani kalau kami sebagai server lokal bertindak sebagai operator tidak mampu mengatasi. commit to user Berkaitan dengan software informan III, mengatakan bahwa : “ Software tentang aplikasi SISDM sudah merupakan kewenangan dari pusat. Kami tidak mempunyai kewenangan dalam masalah itu mbak”. Berdasarkan pernyataan dari informan I, II, dan III dapat disimpulkan bahwa untuk masalah software di Kantor Pos Surakarta telah ditentukan dari pusat Bandung, pihak Kantor Pos Surakarta tinggal menerima copiannya dan menjalankan aplikasinya. Bagi semua karyawan PT Pos Indonesia dapat membuka SISDM lewat internet explorer atau mozilla dengan mengakses website http:simsdm.posindonesia.co.id Berikut ini tampilan depan SIMSDM PT Pos Indonesia Persero Gambar IV.1 SISDM Pos Indonesia Persero 3 Brainware Brainware adalah orang-orang yang bekerja di dalam bidang komputer dan bidang yang berhubungan dengan komputer. Di Kantor Pos, 2 orang yang menangani bagian IT disebut sebagai operator yaitu orang- orang yang menjaga sistem agar tetap beroperasi dalam melaksanakan pekerjaan. Sedangkan seorang karyawan di bagian SDM PT Pos Surakarta bertindak sebagai user yang bertugas memasukkan data kedalam databa se melalui software aplikasi yang telah disediakan. 4 Database basis data commit to user Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di simpanan luar komputer. Menurut informan I pada wawancara tanggal 12 April 2011 mengatakan bahwa : “Data-data yang disimpan dalam database ini adalah data karyawan tetap yang meliputi data SDM biografi, keluarga, pendidikan, cuti, diklat, kursus, mutasi jabatan, pangkat dan golongan, dan data gaji”. Hal senada juga disampaikan oleh informan IV pada wawancara tanggal 18 April 2011 sebagai berikut : Database disini berfungsi sebagai penyimpan data dari input data, yang kemudian dimasukkan ke dalam aplikasi SISDM dan setelah masuk langsung diproses menjadi bank data dan sewaktu-waktu kita sudah siap datanya. Berdasarkan hasil observasi tanggal 12 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa database berisi segala data historis karyawan mulai karyawan masuk sampai karyawan memasuki masa pensiun. Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa database berisi kelengkapan data karyawan Kantor Pos Surakarta mulai dari masuk sampai dia pensiun. Data karyawan tersebut tersimpan dengan rapi di dalam database bagian SDM dan sewaktu-waktu mencari mudah untuk menemukan. 5 Jaringan Jaringan adalah peralatan komunikasi data dimana kesemuanya berhubungan satu dengan yang lainnya untuk mendapatkan komunikasi. Tipe jaringan yang digunakan bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta commit to user adalah sistem jaringan komputer yang menggunakan Local Area Network LAN. Jaringan internet memiliki dampak yang besar terutama pada komunikasi berbasis komputer daripada terhadap perkembangan di bidang lainnya, dan telah menghasilkan aplikasi-aplikasi khusus, seperti internet dan ekstranet. Secara sederhana, internet hanyalah kumpulan jaringan yang dapat saling berhubungan. Internet bersifat umum, tiap orang yang memiliki komputer dan akses ke media komunikasi dapat menjelajahi internet. Menurut informan II wawancara pada tanggal 18 April 2011 sebagai berikut : Sekarang komputer ini sudah dilengkapi dengan Eudora, sejenis chating yang bisa digunakan untuk berkomunikasi dengan Devri dan kantor cabang yang lain. Pernyataan yang sama juga dikemukakan oleh informan III wawancara pada tanggal 12 April 2011 bahwa : “Adanya eudora telah banyak membantu kami terutama ketika kami mengalami kesulitan dalam pengolahan data. Biasanya kalau ada masalah bapak langsung menghubungi Divre lewat eudora itu”. Hal ini juga diperkuat oleh informan IV bahwa : “Semenjak adanya eudora, di sini semakin mudah dalam memecahkan masalah. Dengan eudora kami bisa berhubungan langsung dengan pusat”. Berdasarkan hasil observasi tanggal 14 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa SISDM di PT Pos Indonesia juga dilengkapi dengan eudora yaitu sejenis cha ting yang digunakan untuk berkomunikasi dengan Kantor Pos lainnya di tingkat regional. Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa dengan adanya koneksi internet maka terdapat pula jaringan komunikasi yang dapat langsung berhubungan dengan kantor pusat, antara lain Eudora yaitu suatu jaringan komunikasi seperti chating tetapi hanya digunakan pada saat berkomunikasi ke kantor pusat dan kantor-kantor cabang lainnya. Adanya commit to user eudora sangat mem kesulitan dalam peng kantor pusat.

b. Penerapan SISDM dala